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Centre de connaissances Project Monitor v7.7
Centre de connaissances Project Monitor v7.7
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Glossaire
Glossaire

Glossaire

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Table des matières

A

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Abonnement

Les abonnements sont associés à un utilisateur et envoient des informations par e-mail à des moments précis, selon des critères définis (comme les filtres de projets). Par exemple, la liste des saisies d'activités est envoyée chaque mois.

Vous pouvez aussi choisir la fréquence d'envoi des alertes par e-mail parmi 9 options et activer ou désactiver un abonnement à tout moment.

🖇️
En savoir plus : Liste des abonnementsListe des abonnements
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Attribut plateforme

Les attributs plateforme peuvent seulement être créés via l’écran PlateformePlateforme.

Ces attributs représentent des constantes nécessaires à l’élaboration de formules par exemple et seront préfixés UP.

Les attributs relatifs aux différents thèmes sont administrés dans AdministrationAdministration > Paramétrage des champs > Attributs.

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Automatisation

Les automatisations permettent d'automatiser des actions répétitives ou inutiles dans l'application.

Elles peuvent être configurées dans un projet ou un gabarit de projet et affectent des aspects comme le planning, les tâches ou les échanges.

Une automatisation est définie par un événement déclencheur qui permettra d’exécuter une automatisation sur un ou plusieurs projets.

La liste des automatisations n’est pas modifiable. Vous pouvez visualiser la schématisation d’une automatisation en cliquant sur son code.

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Attribut

Créés en fonction des besoins, ce sont des champs que l’on retrouve partout dans l’application, qui complètent la description d’un objet. Ils peuvent être utilisé comme axe d'analyse, comme tri dans les états et comme critère de recherche. Les attributs peuvent être de différents types, comme numérique, document, liste, etc. Ils peuvent être obligatoires ou non. Ils se paramètrent dans l’administration. Certains attributs, techniques, sont inhérents à l’application.

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Les attributs catégorisés comme techniques ne peuvent pas être ajoutés dans un groupe d'attributs

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Axe analytique

L’axe analytique consiste à consolider les valeurs budgétaires.

Au sein d'un projet, il est possible de regrouper les données budget par axes analytiques. Cela permet d'analyser les budgets différemment d'une enveloppe budgétaire, d'une catégorie ou des phases d'un projet.

Il peut être associé à l’une des CatégoriesCatégories. Il est paramétrable comme critère de filtre notion://custom_emoji/a24e5d14-db71-48bb-8066-1fd12a27b0c5/12a00e20-3c68-8063-ba13-007a6401ff44Liste des critères de filtres

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Authentification SAML2

Le SAML offre la possibilité aux utilisateurs de s’identifier de façon unique aux différentes applications web dont ils disposent.

Dans le modèle SAML, Project MonitorProject Monitor est un fournisseur de service (Service Provider). Vous devez disposer d’un fournisseur d’identité (Identity Provider ou IDP), comme par exemple Okta / Shibboleth ou ADFS – Microsoft Active Directory Federation Services

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Voir Mémo Authentification SAML2Mémo Authentification SAML2

B

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Bibliothèque de rapports

Une bibliothèque est un regroupement de rapports. On peut la nommer comme l'on souhaite : par thème, par type d'analyse... À la création d'un rapport, il est obligatoire de l'ajouter à une ou plusieurs bibliothèques.

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Budget Les budgets permettent de suivre l'avancement d'un projet avec des postes de dépense. Gestion budgétaireGestion budgétaire. Un budget peut être piloté grâce à plusieurs représentations comme le budget cible, planifié ou réalisé. Il existe également des pièces financières, des plans budgétaires et des enveloppes pour gérer vos budgets selon vos besoins. Ces postes de dépenses peuvent être affectés au niveau d'un projet ou d'une phase et planifiés au mois, au trimestre ou à l'année. Avant d'utiliser les budgets il faut paramétrer leur structure via les Structures de mesureStructures de mesure et les CatégoriesCatégories.

C

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Capacité (ressource)

Représentation d'un nombre de jours pendant lesquels la ressource pourra travailler. Exemple : 22. ⚙️ Formule : La capacité est calculée dans l'écran ressource Ressources - Onglet Capacités et coûts Ressources - Onglet Capacités et coûts ainsi que via un calendrier ressource.

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Cible Représentation d'un budget, d’une ressource ou d’un indicateur correspondant à la prévision initiale du projet. Ce que l'on estime comme vrai au début du projet. Le planning cible est le planning “idéal” que l’on imagine en début de projet. Il est probable qu’il soit différent du planning estimé qui change au cours du projet.
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Catégorie

Une catégorie permet de paramétrer une mesure (ressource, budget, indicateur ou risque). La catégorie est obligatoirement liée à une structure de mesure. Les structures sont dans les budgets au global tandis que les catégories sont dans chaque projet. C'est la catégorie qui gère l'affichage : les seuils pour l'affichage des alerteurs de la mesure dans le projet. CatégoriesCatégories (budget) CatégoriesCatégories (ressource) CatégoriesCatégories (indicateur) CatégoriesCatégories (risque)

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Il est nécessaire de bien réaliser le paramétrage en amont des structures de mesures et catégories. Il est difficile de tout changer ensuite. La structure est paramétrée ainsi que les représentations qui sont en cohérence avec ce que l'on veut mettre en place ; on ne modifie plus les paramétrages.

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Centre de rapports

Cet écran liste tous les rapports disponibles sur votre plateforme. Ces rapports montrent des données venant des thèmes utilisés dans l’application. RapportsRapports

Chemin critique Il désigne la liste des étapes nécessaires pour obtenir le résultat voulu dont la durée totale donne la durée du projet. Il en résulte la mise en évidence les phases et jalons ayant une influence directe sur la date de fin du projet.
Consigne Post-traitement par le chef de projet d'une imputation facturable sur la période.

Commande en tâche de fond

Une commande en tâche de fond est une commande qui est exécutée en même temps que d'autres actions dans Project MonitorProject Monitor, en "tâche de fond" car elle prend du temps ou des ressources conséquentes.

Exemples de commandes : création de plateforme, export de libellés, rapports, envoi de synthèses, d'états, d'abonnements par e-mail, synchronisation de GaliléeGalilée)...

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Calendrier

Il existe plusieurs types de calendriers et plusieurs usages. Un calendrier peut être défini pour les ressources, pour les phases et jalons et pour les pièces financières.

Il est possible de marquer les jours qui sont travaillés et à l'inverse les jours qui ne le sont pas.

💡

Par exemple : on peut avoir un calendrier français avec les jours fériés comme le 8 mai ou le 14 juillet, et créer un nouveau calendrier spécifique à l'Alsace-Moselle qui a des jours fériés supplémentaires. On peut aussi marquer tous les mercredis comme non travaillés.

On compte donc 3 éléments pour les calendriers :

  • le calendrier plateforme, utilisé par défaut pour l'ensemble des utilisateurs de la plateforme, qui définit par exemple les jours non travaillés comme les jours fériés.
  • le calendrier hiérarchique, calendrier spécifique à un périmètre de hiérarchie
  • le calendrier ressource, calendrier particulier à la ressource (gestion du temps partiel, absence exceptionnelle...). Le calendrier peut être adapté par la ressource elle-même, contrairement aux calendriers plateformes et hiérarchique.
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Calendrier plateforme

Un calendrier plateforme est un calendrier qui vaudra pour toute la plateforme : tout ce qui est commun aux ressources/jalons/phases/pièces financières.

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Calendrier hiérarchique Un calendrier hiérarchique s'applique à des ressources d'une hiérarchie. Par exemple, s'il existe une hiérarchie Géographie, alors on pourra associer un calendrier allemand (avec les jours fériés spécifiques) à la valeur de niveau Allemagne de la hiérarchie. Les utilisateurs rattachés à ce niveau de hiérarchie (leurs ressources associées) pourront donc avoir un calendrier adéquat.

Pour l'appliquer, il faut donc travailler non pas sur l'application des calendriers aux utilisateurs mais sur le rattachement du calendrier hiérarchique et sur le rattachement des ressources (possible en modification de masse). Pour que le calendrier soit appliqué il suffit que le rattachement soit partagé (calendrier et ressource) sur la hiérarchie de référence.

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Cockpit Un cockpit permet de visualiser des indicateurs sous forme de voyant de couleur, avec des informations complémentaires au survol. Chaque cockpit concerne un thème de l'application en particulier : budget, ressource, planning, échange, tâche, risque…
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Coût (ressource) Coût mensuel de la ressource. Ce coût est calculé via un taux mensuel défini dans l'onglet de chaque ressource Ressources - Onglet Capacités et coûts Ressources - Onglet Capacités et coûts . Le but est de pouvoir valoriser les ressources.

D

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Date de début du lissage du reste à faire global Date à partir de laquelle le reste à faire global des ressources du projet est automatiquement lissée Le projet Alpha a une phase v8. La cible est estimée à 75 jours. Au début de la phase, il reste donc 75 jours de travail aux ressources.
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Date effective

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

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Date effective

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

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Demande

Une demande est un objet qui contient un besoin, une idée…. Une demande peut avoir des rattachements. Depuis une demande on peut créer des tâches. Depuis une demande on peut créer un projet. On peut appliquer un workflow à une demande.

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Diaporama

Cet écran permet de créer des revues de projet sous la forme d’un diaporama. Pour ce faire, vous pouvez sélectionner des projets facilement et déterminer des paramètres.

Cette revue d'appuie sur le modèle de diaporama créé et associé au portefeuille via l’écran ParamétrageParamétrage d’un portefeuille : Modèles de diaporamaModèles de diaporama

Il est possible de voir le diaporama en mode brouillon pour tester, ou de créer et démarrer la revue.

Dans la revue, il est possible de :

  • voir la tableau de bord de chaque projet (définie dans le modèle de diaporama)
  • accéder au projet en un clic
  • voir sa fiche projet
  • ajouter des commentaires pour chaque projet en bas de l'écran, sous la forme d’échanges ou de tâches.
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Document/Documentaire Fichier uploadé lié à un objet de l'application Tous les fichiers liés à un projet se trouvent dans DocumentsDocuments
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Datatalk

DatatalkDatatalk permet d’interroger les données de la plateforme et d’obtenir des résultats sous forme de tableau. Il suffit de choisir :

  1. Le thème (par exemple Ressource, Budget ou Indicateur)
  2. La période (toutes les périodes d’un coup, ou bien l’évolution au fil du temps)
  3. Les informations à afficher (exemple : le reste à faire, le réalisé, le budget engagé, etc.)
  4. Le ou les éléments à analyser (en filtrant sur certains projets, budgets, ressources ou indicateurs)

Ensuite, on clique sur Exécuter et DatatalkDatatalk affiche un tableau avec les données demandées. On peut :

  • Enregistrer la commande (la recherche) pour la réutiliser plus tard
  • Exporter les données dans un fichier Excel
  • Ajouter ce tableau sur d’autres écrans (par exemple la page d’accueil)

C’est donc un moyen rapide et personnalisé pour consulter toutes sortes d’informations, sans avoir besoin de faire des rapports complexes. On choisit simplement les critères et Datatalk s’occupe d’afficher les résultats.

DatatalkDatatalk est accessible dans un onglet dédié du thème RapportsRapports.

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En savoir plus : Interroger ses données avec DatatalkInterroger ses données avec Datatalk

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Demande budgétaire

C'est l'ensemble des hypothèses budgétaires du projet : hypothèse basse, medium ou haute. Une seule hypothèse peut être validée dans le cadre d'une version d'un plan budgétaire global.

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Disponibilité

⚙️ Formule : Disponibilité = capacité - (reste à faire + réalisé) Le calcul est réalisé à partir de la période en cours jusqu’à la fin de la phase. En mode planification manuelle, c’est la valeur mensuelle qui est prise en compte. Le reste à planifier ou le reste à faire global n’ont alors pas d’influence sur la disponibilité.

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Droits

Permettent de définir les autorisations des rôles pour manipuler et consulter les données. Ils sont séparés comme suit : ACT_CONSULTER : droit de consultation de l’objet ACT_CREER : droit de création de l’objet ACT_MODIFIER : droit de modification de l’objet ACT_UTILISER : droit d’utilisation de l’objet ACT_ACCEDER : droit d’accès à une fonctionnalité La liste des droits de l’application : Liste des droitsListe des droits

E

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Échange Contenu (message, doc…) partagé par un user via l’application Un échange est rattaché à un projet. ÉchangesÉchanges Ne peut être rattaché qu'à un seul jalon ou phase Il est également possible de voir tous les échanges de la plateforme (multi-projets) ÉchangesÉchanges
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Enveloppe budgétaire Une enveloppe budgétaire permet de regrouper des dépenses. Elle a pour but de financer des projets avec des montants définis.

La comparaison entre le montant alloué et au montant dépensé est possible via les enveloppes.

Une enveloppe est rattachée à un périmètre : un projet peut utiliser un budget au nom d'une enveloppe s'il appartient au périmètre de cette enveloppe. Enveloppes budgétairesEnveloppes budgétaires L’enveloppe générale permet de regrouper les enveloppes.

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Épingle

Les épingles permettent d’accéder rapidement à trois éléments sous forme de raccourcis : Saisies d'activitésSaisies d'activités, Centre de connaissancesCentre de connaissances et FavorisFavoris.

Les éléments épinglés sont toujours visibles en haut à droite de l’écran, quelle que soit la page affichée, offrant un accès rapide en un clic. Vous pouvez également y accéder via le menu principal. Vous avez le choix d’épingler ou de désépingler des éléments selon vos préférences, aucun droit n’est requis.

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Engagé Dans le secteur public, représentation d'un budget correspondant au montant d'une dépense dont la commande a été autorisée (devis accepté)
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Engagé cumulé Dans le secteur public, représentation d'un budget correspondant au montant d'une dépense dont la commande a été autorisée, cumulée depuis le début du projet
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Estimé

Ré-estimation du montant total des dépenses ou des recettes du projet qui avait initialement été défini dans la cible. L’estimé varie dans le temps.

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Exercice

Période de 12 mois qui définit l’année comptable. Elle commence au début d'un mois de l'année calendaire.

Périodes - Onglet ExercicesPériodes - Onglet Exercices

F

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Favori Les favoris sont des pages de l’application accessible via le bouton "étoile" sur le bandeau principal de l'écran.

Il est possible d’ajouter en favori n’importe quelle page de Project MonitorProject Monitor , comme un projet, une tâche, un rapport, un portefeuille… Si vous ne voyez pas les favoris en haut à droite de votre écran, vous pouvez épingler les favoris via le menu principal ÉpinglesÉpingles Il est possible de classer les favoris dans des groupes. En revanche, les favoris sont strictement propres à chaque utilisateur. FavorisFavoris

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Filtre

Un filtre permet d’afficher uniquement certaines données, selon des critères. Ces critères sont propres aux thèmes de Project MonitorProject Monitor. Un utilisateur peut définir par défaut le filtre sélectionné lors de sa connexion. Il existe deux types de filtres : statique et dynamique.

  • Filtre statique : une liste d'objets fixée manuellement par l'utilisateur, qui ne change que si l'utilisateur la modifie. C’est un filtre enregistré.
  • Filtre dynamique : une liste qui se met à jour automatiquement en fonction de critères prédéfinis (attributs, rattachements…), intégrant de nouveaux objets qui répondent à ces critères.

Les filtres peuvent être :

  • Privés : visibles et utilisables uniquement par leur créateur.
  • Publics : accessibles et utilisables par tous les utilisateurs de la plateforme.
Fiche de synthèse

La fiche de synthèse rassemble les informations importantes d’un projet, d’une phase ou d’un jalon. Elle permet à l’utilisateur de consulter rapidement ce qui l'intéresse, et de l’exporter ou l’imprimer si besoin.

Deux formats sont disponibles :

  • La fiche web ProjetProjet Phase / JalonPhase / Jalon :
    • est visible depuis différents espaces (projet, planning, portefeuille...).
    • est personnalisable avec des blocs d’informations configurables.
  • La fiche document Fiche de synthèseFiche de synthèse Fiches de synthèse documentFiches de synthèse document :
    • est au format Word ou PowerPoint
    • affiche des informations selon des clés : attributs, rattachements hiérarchiques, rôles…

Paramétrage par défaut (non disponible pour les nouvelles fiches en version bêta) :

  • Le format utilisé peut être défini dans les paramètres du projet (Paramétrage - Onglet AffichageParamétrage - Onglet Affichage) ou du gabarit (Projet - Onglet Général Projet - Onglet Général ).
  • La configuration plateforme permet aussi de choisir un format par défaut (web ou document) pour les fiches projet ou phase/jalon. Configuration globale - ‣Configuration globale - ‣
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Formulaire Vue dans laquelle on peut éditer des attributs spécifiques d’un projet FormulaireFormulaire. Un formulaire sert à décrire un projet, notamment avec des attributs projet ProjetProjet, eux-mêmes gérés dans des groupes.

Il est possible d'ajouter plusieurs formulaires dans un projet et de changer leur ordre via ParamétrageParamétrage : Affichage des formulaires.

Un formulaire peut également être ajouté dans un gabarit de projet (de création ou de duplication) ProjetProjet

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Un attribut utilisé dans un formulaire ne pourra l'être dans un autre.

G

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Gabarit Formalisme qui pourra être appliqué à un objet dans un thème. Au sens de modèle. À ne pas confondre avec les modèles de tableau de bord (projet/action/plateforme/portefeuille) Employé pour des projets/actions, des échanges, des tâches, des phases et des jalons. On distingue les gabarits de création et d'insertion.  ProjetProjet PhasePhase JalonJalon TâcheTâche ÉchangeÉchange
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Groupe d’attributs Les groupes d'attributs permettent de regrouper des attributs appartenant à un même thème (projet, échange, tâche, portefeuille...). Les attributs sont ordonnés, et il est possible de les retrouver via ces groupes. Les attributs d'un même groupe peuvent donc être affichés ensemble dans un même formulaire. Un attribut ne peut appartenir qu'à un seul groupe, mais à un ou plusieurs formulaires.
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Les attributs catégorisés comme techniques ne peuvent pas être ajoutés dans un groupe d'attributs

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Gabarit de projet

Un gabarit de projet est un modèle qui reprend des informations clés : ProjetProjet

Il est possible de créer un projet à partir de ce gabarit : les projets seront créés de façon harmonisée. Certaines informations saisies dans le gabarit de projet sont recopiées dans le projet créé via ce gabarit.

Le gabarit, une fois créé peut être disponible à la création d'un nouveau projet et/ou à l'insertion de nouveaux éléments dans un projet existant.

Il est possible d'appliquer un gabarit à plusieurs projets à la fois.

Le gabarit est utile pour gérer le cycle de vie des projets, notamment via les WorkflowsWorkflows et AutomatisationsAutomatisations

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Galilée

Galilée est le module « Business Intelligence » ou data warehouse de l’application Il comporte un dispositif d’alimentation d’un entrepôt de données. L’entrepôt de données va contenir des données exportées depuis la base de production sur une fréquence à établir (en général, rafraîchissement chaque jour ouvré). Son schéma est organisé pour être facilement exploitable et interrogeable sans avoir besoin de connaissances approfondies sur le modèle. C'est dans Galilée qu'est paramétré l’export des données vers un gestionnaire SQL / outil BI GaliléeGalilée

H

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Hiérarchie

Une hiérarchie permet d’organiser la plateforme en regroupant hiérarchiquement des objets (projets, ressources, etc.) ou des utilisateurs. HiérarchiesHiérarchies

Permet de réaliser une gestion des droits et de localiser/cloisonner l'accès à certains objets. On parle de rattachement.

Exemple : la hiérarchie géographie contient en niveau 1 les continents, en niveau 2 les pays, en niveau 3 les villes.

Il est possible d'associer une hiérarchie à un groupe d'utilisateurs pour faire des restrictions de droits. Par défaut, un objet est en accès sans restriction, mais s'il est rattaché à un groupe d'utilisateurs, seuls les utilisateurs rattachés à ce groupe peuvent utiliser l'objet.

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Historique C'est la log fonctionnelle des événements ayant eu lieu sur un objet. Le bouton Voir l'historiqueVoir l'historique présent dans certains écrans permet d'accéder à cette liste d’événements.
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Historisé Un attribut historisé a une valeur enregistrée pour une période donnée (d’une date de début à une date de fin, pas forcément un mois). Idem pour une mesure.

I

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Instantané Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis, selon un PérimètresPérimètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

💡

L'instantané, le périmètre et le rapport Revue budgétaire par projet avec instantané (Excel)Revue budgétaire par projet avec instantané (Excel) fonctionnent ensemble. À chaque instantané effectué, une alerte mail peut être donnée à un utilisateur.

J

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Jalon

Les jalons permettent de donner des dates d'échéance au projet et de donner un niveau d'avancement du projet.

Les tâches et les échanges peuvent être rattachés à des phases ou à des jalons : c'est une dépendance

Tous les jalons créés, sur tous les projets, se retrouvent dans la liste des jalons JalonsJalons

L

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Liste

Les listes sont appelées par les propriétés ou attributs des thèmes projets, ressources, budgets…

Les listes sont administrables uniquement via cet écran ListesListes.

En revanche, les attributs propres à chaque thème sont administrables dans AdministrationAdministration > Paramétrage des champs > Attributs.

M

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Mandaté Dans le secteur public, représentation d'un budget correspondant au montant d'une dépense dont le règlement a été autorisé. (devis payé)
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Mandaté cumulé Dans le secteur public, représentation d'un budget correspondant au montant d'une dépense dont le règlement a été autorisé, cumulé depuis le début du projet
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Menu contextuel Menu permettant d'accéder à des actions secondaires en fonction de l'objet et des droits utilisateur…
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Message Contenu d'un échange ou d'une tâche
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Mesure C’est une variable, caractérisée par une structure et une catégorie
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Méta-statut

Le statut du projet permet de définir l'étape qui lui est associé dans le cycle de vie du projet. On leur donnera des libellés comme En cours, Validé, Archivé, etc., afin d'être reconnu par les utilisateurs et de refléter un sens métier.

🚨
Attention, un statut peut avoir plusieurs méta-statuts, il faut veiller à une cohérence du paramétrage.

Les méta-statuts ⬇️

Actif Le projet est affiché lors de la recherche rapide RechercheRecherche Le projet peut apparaître dans la saisie d’activités (si les autres conditions sont réunies) Saisies d'activitésSaisies d'activités Toutes les données sont saisissables dans le rapport Brouillon Méta statut utilisé uniquement pour les workflows WorkflowsWorkflows En attente de validation Le statut du projet n’est pas modifiable manuellement, seul un workflow va pouvoir le faire évoluer WorkflowsWorkflows Cadré Méta statut utilisé uniquement dans le cadre de l’intégration avec une application externe : les caractéristiques du projet seront verrouillées. En suspens Méta statut utilisé uniquement pour les workflows WorkflowsWorkflows Refusé Méta statut utilisé uniquement pour les workflows WorkflowsWorkflows Terminé Le projet n’apparaît pas dans la saisie d’activité Saisies d'activitésSaisies d'activités Le projet n’apparaît pas dans le champ de recherche rapide en haut à droite RechercheRecherche Toutes les données ne sont plus saisissables Le projet peut être supprimé Méta statut qui déclenche le processus de clôture Annulé Méta statut servant uniquement pour le workflow WorkflowsWorkflows

N

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Notification

Les notifications vous permettent de collaborer plus facilement dans Project MonitorProject Monitor, et d’être alerté par vos collègues sur des tâches, des échanges et des commentaires.

Plusieurs types de notifications existent : directement dans l’application (notification push), dans le Centre de notificationsCentre de notifications, et par e-mail.

P

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Tableau de bord Le tableau de bord, c’est la page d’accueil de la plateforme, du projet ou encore du portefeuille. Il est composé de blocs personnalisables qui affichent des informations (graphique, liste…). Liste des blocs de tableau de bordListe des blocs de tableau de bord

Les blocs sont organisables dans des groupes. Le nombre maximum de groupes de blocs créés est de 5.

Tableau de bord utilisateur ou plateforme

Le tableau de bord utilisateur peut être personnalisée ou venant d'un modèle. Les tableaux de bord plateforme peuvent être définis pour un utilisateur en particulier, pour un rôle ou pour toute une plateforme. Configurer votre tableau de bordConfigurer votre tableau de bord PlateformePlateforme.

Dans tous les cas, vous n'accédez qu'aux données des projets pour lesquels vous avez des droits.

Tableau de bord projet

Un tableau de bord projet est applicable à un projet, et est applicable par défaut pour un gabarit de projet ProjetProjet.

Chaque type de projet peut avoir son propre tableau de bord, avec des informations différentes. Le but du tableau de bord projet est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus à la consultation d'un projet.

Tableau de bord portefeuille

Un tableau de bord portefeuille est applicable à un portefeuille.

Le but du tableau de bord portefeuille est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus sur le portefeuille au global et sur les projets qui le composent.

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Périmètre Le périmètre définit des caractéristiques qui restreignent au choix :  - sujets - dates - hiérarchies... Le périmètre sera employé pour produire un instantané PérimètresPérimètres Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis PérimètresPérimètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

C'est ce périmètre qui définit les informations sauvegardées dans l'instantané. L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

💡

L'instantané, le périmètre et le rapport Revue budgétaire par projet avec instantané (Excel)Revue budgétaire par projet avec instantané (Excel) fonctionnent ensemble.

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Pièce financière Dans une catégorie de budget (devis, note de frais, facture), objet de détail justifiant une dépense.

Les pièces financières permettent de détailler le contenu des saisies d’une ligne budgétaire.

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On retrouve les pièces financières des projets dans Suivi financierSuivi financier

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Selon son type, une pièce financière alimente une représentation parmi :
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Les pièces financières peuvent provenir d’un logiciel extérieur ou être créées manuellement dans l’application. On peut également les importer.

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Avant de créer des pièces financières, il faut créer des Types de pièces financièresTypes de pièces financières

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Plan budgétaire

Un plan budgétaire sert à préparer le budget d’un projet pour un ou plusieurs exercices. Il est lié à une catégorie de budget CatégoriesCatégories et contient au moins une version budgétaire.

Le chef de projet crée une demande de budget en choisissant une version du plan. Il peut saisir des montants selon trois hypothèses (haute, médium, basse). Une seule peut être validée.

Des documents et commentaires peuvent être ajoutés si nécessaire.

Une fois l’hypothèse validée (Validé), le montant accordé peut être réparti entre les phases du projet.

Utilisation dans l’espace projet

Les plans budgétaires sont utilisés dans l’onglet DemanderDemander.

Les colonnes Brouillon, A valider et Validé indiquent le nombre de projets utilisant chaque version. En cliquant sur ce nombre, on accède à la liste des projets filtrée par statut.

Même sans montant saisi dans une hypothèse, le projet est compté dans la colonne Brouillon.

Les plans budgétaires peuvent être exportés. Plans budgétairesPlans budgétaires

💡

Par exemple : un chef de projet ajoute une demande de budget et associe une version budgétaire. Il saisit des montants différents pour chaque hypothèse. Il peut ajouter des documents et commentaires s'il le souhaite. Ensuite, il peut présenter les éléments à sa hiérarchie pour valider une des 3 hypothèses. Lorsque le statut est passé à Validé, il peut partager le montant de la demande de budget accordée entre les différentes phases.

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Portefeuille Un portefeuille est un ensemble de projets. Ces projets sont sélectionnés unitairement ou via des filtres à la création du portefeuille. L'objectif est de consolider les données des différents thèmes du projet au sein du portefeuille (budget, ressource, planning...), à des fins de suivi globalisé permettant la gouvernance.

Tout portefeuille comporte ses rapports, sa revue de projets et son tableau de bord.

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Profil Un profil de ressource est en quelque sorte une catégorisation d'une ressource : pour les ressources humaines par exemple on peut parler de profils de ressource PMO, Développeur, Formateur...
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Période

Une période désigne un intervalle de temps pour saisir ou consulter des données.

Pour gérer les périodes : PériodesPériodes

  • Période active : La période la plus récente dans laquelle des saisies peuvent être faites. À chaque fin d’année, lors de l’initialisation de plateforme de décembre, une année supplémentaire est ajoutée pour conserver des années de période active dans le futur d’environ 10 ans.
  • Période courante : La période sélectionnée par l'utilisateur pour travailler, qu'il s'agisse de la période actuelle ou d'une période passée, choisie via l'interface ou pour des traitements spécifiques. C’est le cas sur la saisie rétroactive via le sélecteur de période.
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Phase Les phases permettent de découper le projet en plusieurs parties avec des dates de début et de fin, des propriétés projet, etc.

Toutes les phases créées, sur tous les projets, se retrouvent dans la liste des phases PhasesPhases

Une phase peut être la mère d'une autre phase, qui est donc une sous-phase.

Les tâches et les échanges peuvent être rattachés à des phases ou à des jalons : c'est une dépendance

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Planifié Montant global à répartir sur la période du projet
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Planifié réparti

Valeur du planifié au titre d’une période du projet. La granularité peut être annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

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Prévisionnel restant cumulé ⚙️ Formule : ∑(prévisionnels répartis M, M+1, M+2, M+3…) : (somme des prévisionnels répartis des projets auxquels la ressource est affectée). Représentation pour les ressources, qui permet de piloter l'allocation de ressources. C'est une planification "générale" réalisée à la maille mois, calculée automatiquement.

Le prévisionnel restant cumulé est une représentation pour les ressources, qui permet de piloter l'allocation de ressources. Il correspond au prévisionnel du dernier mois qui a passé l’initialisation de période. Ce mois doit obligatoirement être contenu dans le choix de la période affichée dans le plan capacitaire.

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Prévisionnel réparti Le prévisionnel, est comme le reste à faire, l'une des représentations qui compose la planification des ressources. C'est une planification "générale" réalisée à la maille mois, calculée automatiquement. Elle est historisée par l'initialisation de période chaque mois. À la différence du reste à faire, cette représentation n'est pas décrémentée au fil du temps.

Le prévisionnel fonctionne avec un taux de prévision (q).

⚙️ Formule : q = (somme des prévisionnels répartis des projets/phases auxquels la ressource est affectée) / capacité

R

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Rattachement Lien entre un objet et une valeur de niveau de hiérarchie.  Les rattachements possibles viennent des hiérarchies créées dans la plateforme. Il est possible d'ajouter des valeurs de niveaux de hiérarchie pour l'utilisateur : le rattachement est obligatoire ou non.
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Ressource

Une ressource est une entité utilisée pour un projet, elle porte une capacité : un nombre de jours disponibles pour effectuer une activité, et elle peut donc être associée à un coût.

Une ressource peut être associée à un certain niveau hiérarchique, elle peut aussi porter un profil (architecte, chef de projet, développeur…), et un genre (interne, externe…)

Deux types de ressources existent :

  • Ressource nommée : Attribuée à un utilisateur identifié et suivi pour le projet. UtilisateursUtilisateurs La plupart des ressources nommées sont créées automatiquement lors de la création de l'utilisateur. Il peut arriver que la création doive se faire a posteriori, dans ce cas il faut savoir que ce qui associe l'utilisateur à la ressource est le CODE.
  • Ressource générique : Permet une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation). La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile (en début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié)
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Revenu Thème dans lequel sont consolidées, valorisées et suivies les facturations d'un projet.
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Risque Il permet d'alerter sur différents points (financier, ressource, organisation, environnement, technologie...).

Les risques peuvent être ajoutés dans un projet et évoluent au cours du temps. RisquesRisques. Les cockpits permettent de visualiser rapidement la criticité du risque, qui se base à la fois sur la gravité mais aussi sur la probabilité. Il est également possible de créer un risque local dans un projet. Ce risque n'apparaîtra pas dans cette liste des risques. Il n'apparaîtra que dans le projet où il a été créé.

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Rôle (général, projet, hiérarchique) Ensemble des droits élémentaires. Chaque utilisateur de l’application a un ou plusieurs rôles, comme par exemple chef de projet, membre d’équipe, administrateur…

Tableau comparatif des types de rôles

Type de rôle
Portée
Application principale
Mode d’attribution
Particularités
🧩 Général
Toute l'application
Droits globaux (admin, saisie, paramétrage, etc.)
Depuis la fiche utilisateur Utilisateurs - Onglet RôlesUtilisateurs - Onglet Rôles
Rôle souvent "plus fort" que les autres
📁 Projet
Un ou plusieurs projets spécifiques
Membre d’équipe, chef de projet
Depuis un projet Paramétrage - Onglet EquipeParamétrage - Onglet Equipe ou depuis un utilisateur Utilisateurs - Onglet RôlesUtilisateurs - Onglet Rôles
Ne s’applique qu’aux projets concernés
🏢 Hiérarchique
Un niveau hiérarchique + niveaux dessous
Accès conditionné à un périmètre organisationnel
Depuis la fiche utilisateur Utilisateurs - Onglet RôlesUtilisateurs - Onglet Rôles
Apporte les droits sur les objets rattachés à ce niveau
  • Les rôles sont cumulatifs : un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles de différents types. Les droits s’additionnent.
  • Rôle général prioritaire : si un rôle général accorde plus de droits que les rôles projet ou hiérarchique, ces derniers deviennent indicatifs.
  • Les objets non rattachables sont entièrement visibles dès qu’un droit leur est accordé, peu importe le type de rôle.
🚨

Le rôle Super administrateur est un rôle spécifique : il a tous les droits dans Project MonitorProject Monitor. Attention : son rôle ne peut pas être modifié.

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Réalisé

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités

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Réalisé cumulé

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées cumulées depuis le début du projet (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités depuis le début du projet/phase

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Réestimé

⚙️ Formule : Réestimé = Réalisé cumulé + RAF global Il est intéressant de comparer ce réestimé (ce qu'il s'est passé sur le projet) à la cible (ce qui était prévu au départ)

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Référence Représentation pour les indicateurs qui précise une valeur de référence permettant de visualiser l'évolution d'une mesure.
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Représentation Modèle d'expression d'une mesure (ressource, budget, risque, indicateur).
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Reste à faire (RAF) / Reste à faire Global

⚙️ Formule : RAF = capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

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Reste à faire détaillé lissé (RAFDL)

Quantité de travail restant à faire sur une phase/un projet sur lequel/laquelle une ressource est affectée, qui est répartie automatiquement. La répartition est effectuée sur les mois ou les jours. ⚙️ Formule : RAF détaillé lissé = RAF global - RAF détaillé manuel ⚙️ Formule : Valeur quotidienne du RAFDL = (RAF global - RAFDM) / (nombre de jours ouvrés de la phase/du projet pour le calendrier de la ressource au moment du calcul - nombre de jours pour lesquels du RAFDM est saisi)

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Reste à faire détaillé manuel (RAFDM) Quantité de travail restant à faire sur une phase/un projet sur lequel/laquelle une ressource est affectée, qui est répartie manuellement. La répartition est effectuée pour les mois ou les jours.
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Reste à planifier Représentation utilisée uniquement en mode planification manuelle pour les ressources. ⚙️ Formule : Reste à planifier = Reste à faire - (∑ reste à faire réparti).

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Rupture Configuré comme critère de rupture, un attribut permettra d'organiser une liste en "sous-catégories".

S

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Scénario de portefeuille La fonctionnalité Scénario de Portefeuille vous permet d'optimiser et de suivre la réalisation des projets au regard des moyens :
  • Définir un cadre (dates, charges, budget)
  • Identifier les bons projets et les bonnes demandes à intégrer au portefeuille, au regard du cadre
  • Sélectionner/désélectionner dynamiquement des projets et demandes
  • Vérifier visuellement l’adéquation entre les projets sélectionnés et le cadre
  • Ajuster dynamiquement la planification macro des projets et demandes du portefeuille et voir dynamiquement l’impact sur le cadre
  • Créer un portefeuille à partir d’un scénario valide
  • Les scénarios de portefeuille sont accessibles via un droit hiérarchique
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SLA On appelle SLA un Service Level Agreement : on s'engage à garantir un certain niveau de service. Voir SLASLA

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Structure de mesure La loi d’une mesure. Composée de la fiche d’identité de la mesure et de son comportement dans l'application. Une mesure s'appuie sur une structure et une catégorie. Il est recommandé de créer la structure de mesure avant de saisir des données sur les risques, indicateurs, budgets ou ressources. Il est nécessaire de bien réaliser le paramétrage en amont des structures de mesures et catégories. Il est difficile de tout changer ensuite. La structure est paramétrée ainsi que les représentations qui sont en cohérence avec ce que l'on veut mettre en place ; on ne modifie plus les paramétrages. Structures de mesureStructures de mesure (risque) Structures de mesureStructures de mesure (indicateur) Structures de mesureStructures de mesure (budget) Structures de mesureStructures de mesure (ressource) Autre nom : SFRIM
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Sélecteur de période Le sélecteur de période permet de sélectionner une période antérieure à aujourd'hui ou de revenir à la période active.

En sélectionnant une période, il est possible de consulter la valeur de certaines données enregistrées chaque mois (météo du projet, réalisé des ressources/budgets).

On le retrouve dans le menu contextuel de Project MonitorProject Monitor pour certains écrans.

🚨

N'oubliez pas de revenir à la période active lorsque vous avez terminé de consulter des données passées.

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Statut Valeur de liste prise par un attribut StatutStatut
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Saisie d’activités

La saisie d’activité réalisée par les utilisateurs permet de visualiser l'ensemble des charges sur un projet ou une phase. Il s'agit de toutes les heures ou tous les jours (selon paramétrage) saisis par l’utilisateur. Tout est consolidé au niveau de la ressource associée à l’utilisateur sur le projet.

La saisie d'activité saisie est ajoutée dans le thème RessourcesRessources du projet une fois sommée au mois, en représentation RéaliséRéalisé. Il est donc possible de comparer cette représentation avec la CibleCible renseignée à la création du projet.

Il existe une liste des saisies d’activités de tous les utilisateurs : Saisies d'activitésSaisies d'activités

L’accès à la saisie d’activité peut être épinglé en haut à droite de l’écran ÉpinglesÉpingles.

T

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Tableau de bord

Tableau de bord consolidant les rapports de portefeuilles de projets 1 tableau de bord = plusieurs blocs composés d’un en-tête et d’une vue

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Thème

Activité fonctionnelle permise par l’application Sur chaque plateforme, les thèmes qui sont déterminés à l’achat sont activés : ressources, risques, budgets, etc.

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Tâche Une tâche peut être liée à un projet, une phase, ou à un risque.

Les tâches sont les actions à mener pour le projet (ou un objet du planning), elles peuvent être assignées à des utilisateurs, avoir une date limite, un statut, un type, etc.

Il est possible de visualiser toutes les tâches de la plateforme via TâchesTâches, toutes les tâches d’un projet via TâchesTâches, ou bien mes tâches Mes tâchesMes tâches

Il est possible de faire apparaître les tâches dans des blocs de tableau de bord :Liste des tâchesListe des tâchesVos tâches à faireVos tâches à faire

U

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Universel Un attribut "coché" universel apparaîtra sur tous les projets
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UP

"Univers Projet" Jargon <> Plateforme Une plateforme contient plusieurs UP Une UP est caractérisée par son url

V

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Valeur de niveau C'est une valeur que l'on retrouve dans une hiérarchie. HiérarchiesHiérarchies
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VLM Valeur Locale de la Mesure : structure technique qui contient différentes valeurs liées aux mesures
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Vue

Une vue permet de personnaliser l’affichage d’une page, d’un contenu ou d’un export. Il permet de définir quelles informations sont affichées ainsi que leur mise en forme. Les vues sont disponibles sur de nombreux écrans (liste de projets, tableau des tâches Kanban...) Liste des types de vuesListe des types de vues

W

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Webhook Un webhook est un moyen de notifier une application tierce lorsqu'un événement défini dans Project MonitorProject Monitor survient. Par exemple : vous pouvez déclencher la création d'un espace SharePoint lorsqu'un nouveau projet est créé dans Project MonitorProject Monitor. Voir WebhookWebhook Mémo WebhooksMémo Webhooks

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Workflow Représentation d’une suite de tâches ou d’opérations assignées à une personne ou à un groupe de personnes en passant d’une étape à une autre WorkflowsWorkflows

Il est possible de configurer des workflows de validation dans Project MonitorProject Monitor. Pour ce faire, il faut qu’un add-on soit activé.

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Le fichier contenant le code d’un workflow, et qui est chargé dans Project MonitorProject Monitor doit avoir pour extension .bpmn

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Quel que soit le workflow dans l’application, le principe est toujours le même :
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