Glossaire

Les abonnements sont liés à un utilisateur. Chaque abonnement est lié à un événement et à une fréquence à définir. Ce sont des informations envoyées par mail à une fréquence donnée, avec des critères donnés (filtres projets…) Liste des abonnements. Exemple : liste des saisies d’activités, envoyée tous les mois. On retrouve 16 événements pour lesquels on peut programmer un abonnement, et 9 fréquences différentes.

Créés en fonction des besoins, ce sont des champs que l’on retrouve partout dans l’application, qui complètent la description d’un objet. Ils peuvent être utilisé comme axe d'analyse, comme tri dans les états et comme critère de recherche. Les attributs peuvent être de différents types, comme numérique, document, liste, etc. Ils peuvent être obligatoires ou non. Ils se paramètrent dans l’administration. Certains attributs, techniques, sont inhérents à l’application.

Les attributs plateforme peuvent seulement être créés via l’écran Plateforme.

Ces attributs représentent des constantes nécessaires à l’élaboration de formules par exemple et seront préfixés UP.

Les attributs relatifs aux différents thèmes sont administrés dans Administration > Paramétrage des champs > Attributs.

L’axe analytique consiste à consolider les valeurs budgétaires.

Au sein d'un projet, il est possible de regrouper les données budget par axes analytiques. Cela permet d'analyser les budgets différemment d'une enveloppe budgétaire, d'une catégorie ou des phases d'un projet.

Il peut être associé à l’une des Catégories. Il est paramétrable comme critère de filtre Liste des critères de filtres

Il est possible de configurer des automatisations dans l’application, qui sont des processus qui permettent de rendre automatiques certaines actions considérées comme répétitives ou superflues.

Ces automatisations sont paramétrables dans un projet ou un gabarit de projet. Elles ont une incidence sur plusieurs thèmes comme le planning, les tâches ou les échanges.

Une bibliothèque est un regroupement de rapports. On peut la nommer comme l'on souhaite : par thème, par type d'analyse... À la création d'un rapport, il est obligatoire de l'ajouter à une ou plusieurs bibliothèques.

Représentation d'un nombre de jours pendant lesquels la ressource pourra travailler. Exemple : 22. La capacité est calculée dans l'écran ressource Ressources - Onglet Capacités et coûts ainsi que via un calendrier ressource.

Calendrier

Il existe plusieurs types de calendriers et plusieurs usages. Un calendrier peut être défini pour les ressources, pour les phases et jalons et pour les pièces financières.

Il est possible de marquer les jours qui sont travaillés et à l'inverse les jours qui ne le sont pas.

💡 Par exemple : on peut avoir un calendrier français avec les jours fériés comme le 8 mai ou le 14 juillet, et créer un nouveau calendrier spécifique à l'Alsace-Moselle qui a des jours fériés supplémentaires. On peut aussi marquer tous les mercredis comme non travaillés.

On compte donc 3 éléments pour les calendriers :

• le calendrier plateforme, utilisé par défaut pour l'ensemble des utilisateurs de la plateforme, qui définit par exemple les jours non travaillés comme les jours fériés.
• le calendrier hiérarchique, calendrier spécifique à un périmètre de hiérarchie
• le calendrier ressource, calendrier particulier à la ressource (gestion du temps partiel, absence exceptionnelle...). Le calendrier peut être adapté par la ressource elle-même, contrairement aux calendriers plateformes et hiérarchique.

Calendrier plateforme

Un calendrier plateforme est un calendrier qui vaudra pour toute la plateforme : tout ce qui est commun aux ressources/jalons/phases/pièces financières.

Calendrier hiérarchique Un calendrier hiérarchique s'applique à des ressources d'une hiérarchie. Par exemple, s'il existe une hiérarchie Géographie, alors on pourra associer un calendrier allemand (avec les jours fériés spécifiques) à la valeur de niveau Allemagne de la hiérarchie. Les utilisateurs rattachés à ce niveau de hiérarchie (leurs ressources associées) pourront donc avoir un calendrier adéquat.

Pour l'appliquer, il faut donc travailler non pas sur l'application des calendriers aux utilisateurs mais sur le rattachement du calendrier hiérarchique et sur le rattachement des ressources (possible en modification de masse). Pour que le calendrier soit appliqué il suffit que le rattachement soit partagé (calendrier et ressource) sur la hiérarchie de référence.

Une catégorie permet de paramétrer une mesure (ressource, budget, indicateur ou risque). La catégorie est obligatoirement liée à une structure de mesure. Les structures sont dans les budgets au global tandis que les catégories sont dans chaque projet. C'est la catégorie qui gère l'affichage : les seuils pour l'affichage des alerteurs de la mesure dans le projet. Catégories (budget) Catégories (ressource) Catégories (indicateur) Catégories (risque)

Cet écran liste tous les rapports disponibles sur votre plateforme. Ces rapports montrent des données venant des thèmes utilisés dans l’application. Rapports

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Une demande est un objet qui contient un besoin, une idée…. Une demande peut avoir des rattachements. Depuis une demande on peut créer des tâches. Depuis une demande on peut créer un projet. On peut appliquer un workflow à une demande.

C'est l'ensemble des hypothèses budgétaires du projet : hypothèse basse, medium ou haute. Une seule hypothèse peut être validée dans le cadre d'une version d'un plan budgétaire global.

La disponibilité est égale à la capacité - (reste à faire + réalisé) Disponibilité d'une ressource = capacité - RAFD multiprojet - réalisé

Permettent de définir les autorisations des rôles pour manipuler et consulter les données. Ils sont séparés comme suit : ACT_CONSULTER : droit de consultation de l’objet ACT_CREER : droit de création de l’objet ACT_MODIFIER : droit de modification de l’objet ACT_UTILISER : droit d’utilisation de l’objet ACT_ACCEDER : droit d’accès à une fonctionnalité La liste des droits de l’application : Liste des droits

La comparaison entre le montant alloué et au montant dépensé est possible via les enveloppes.

Une enveloppe est rattachée à un périmètre : un projet peut utiliser un budget au nom d'une enveloppe s'il appartient au périmètre de cette enveloppe. Enveloppes budgétaires L’enveloppe générale permet de regrouper les enveloppes.

Ré-estimation du montant total des dépenses ou des recettes du projet qui avait initialement été défini dans la cible. L’estimé varie dans le temps.

Période de 12 mois qui définit l’année comptable. Elle commence au début d'un mois de l'année calendaire.

Périodes - Onglet Exercices

Rapport réunissant les informations d'un projet, d'une phase ou d'un jalon.

Le but de la fiche de synthèse est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus lorsqu'il se trouve sur un projet, une phase ou un jalon, et de l'exporter/imprimer.

Cette fiche peut être au format web Projet Phase / Jalon ou document Fiche de synthèse (Powerpoint ou Word).

La fiche de synthèse utilisée est définie dans l'onglet Affichage du Paramétrage projet ou dans le gabarit de projet Projet

Un paramétrage plateforme permet de définir le type de fiche de synthèse projet par défaut et le type de fiche de synthèse phase/jalon par défaut : web ou document

Le fiche web :

• peut être visualisée depuis un projet (en-tête projet Accueil projet), depuis la revue de projets portefeuille, Planning...
• est personnalisable via des blocs montrant différentes informations. Il existe des groupes de blocs que vous pouvez paramétrer.

Un filtre permet d’afficher uniquement certaines données, selon des critères. Ces critères sont propres aux thèmes de Project Monitor. Un utilisateur peut définir par défaut le filtre sélectionné lors de sa connexion. Il existe deux types de filtres : statique et dynamique.

• Filtre statique : une liste d'objets fixée manuellement par l'utilisateur, qui ne change que si l'utilisateur la modifie. C’est un filtre enregistré.
• Filtre dynamique : une liste qui se met à jour automatiquement en fonction de critères prédéfinis (attributs, rattachements…), intégrant de nouveaux objets qui répondent à ces critères. Liste des critères de filtres

Les filtres peuvent être :

• Privés : visibles et utilisables uniquement par leur créateur.
• Publics : accessibles et utilisables par tous les utilisateurs de la plateforme.

Un gabarit de projet est un modèle qui reprend des informations clés : Projet

Il est possible de créer un projet à partir de ce gabarit : les projets seront créés de façon harmonisée. Certaines informations saisies dans le gabarit de projet sont recopiées dans le projet créé via ce gabarit.

Le gabarit, une fois créé peut être disponible à la création d'un nouveau projet et/ou à l'insertion de nouveaux éléments dans un projet existant.

Il est possible d'appliquer un gabarit à plusieurs projets à la fois.

Le gabarit est utile pour gérer le cycle de vie des projets, notamment via les Workflows et Automatisations

Galilée est le module « Business Intelligence » ou data warehouse de l’application Il comporte un dispositif d’alimentation d’un entrepôt de données. L’entrepôt de données va contenir des données exportées depuis la base de production sur une fréquence à établir (en général, rafraîchissement chaque jour ouvré). Son schéma est organisé pour être facilement exploitable et interrogeable sans avoir besoin de connaissances approfondies sur le modèle. C'est dans Galilée qu'est paramétré l’export des données vers un gestionnaire SQL / outil BI Galilée

Une hiérarchie permet d’organiser la plateforme en regroupant hiérarchiquement des objets (projets, ressources, etc.) ou des utilisateurs. Hiérarchies

Permet de réaliser une gestion des droits et de localiser/cloisonner l'accès à certains objets. On parle de rattachement.

Exemple : la hiérarchie géographie contient en niveau 1 les continents, en niveau 2 les pays, en niveau 3 les villes.

Il est possible d'associer une hiérarchie à un groupe d'utilisateurs pour faire des restrictions de droits. Par défaut, un objet est en accès sans restriction, mais s'il est rattaché à un groupe d'utilisateurs, seuls les utilisateurs rattachés à ce groupe peuvent utiliser l'objet.

Instantané Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis, selon un Périmètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

Le jalon est un marqueur de l’avancement du projet. Il balise le projet avec des dates d’échéance. Il a un statut et des propriétés jalon. Le jalon alimente l’indicateur d’avancement du projet.

Jalons (liste)

Les listes sont appelées par les propriétés ou attributs des thèmes projets, ressources, budgets…

Les listes sont administrables uniquement via cet écran Listes.

En revanche, les attributs propres à chaque thème sont administrables dans l’administration > section Paramétrage des champs > Attributs.

Un méta-statut est un statut que peut porter un projet par exemple, il définit un comportement dans l'application. Certains écrans peuvent d'afficher ou non avec certains méta-statuts Les workflows se basent sur ces méta-statuts Un méta-statut peut servir à définir une pondération pour le calcul de la valeur acquise d'un projet Il est possible d'avoir un statut avec plusieurs méta-statuts Les méta-statuts ⬇️ Actif Le projet est affiché lors de la recherche rapide Recherche Le projet peut apparaître dans la saisie d’activités (si les autres conditions sont réunies) Saisies d'activités Toutes les données sont saisissables dans le rapport Brouillon Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows En attente de validation Le statut du projet n’est pas modifiable manuellement, seul un workflow va pouvoir le faire évoluer Workflows Cadré Méta statut utilisé uniquement dans le cadre de l’intégration avec une application externe : rien ne sera modifiable au sein du projet En suspens Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows Refusé Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows Terminé Le projet n’apparaît pas dans la saisie d’activité Saisies d'activités Le projet n’apparaît pas dans le champ de recherche rapide en haut à droite Recherche Toutes les données ne sont plus saisissables Le projet peut être supprimé Méta statut qui déclenche le processus de clôture Annulé Méta statut servant uniquement pour le workflow Workflows

Page d’accueil Écran défini pour un utilisateur, un projet, un portefeuille… La page d’accueil est composée de blocs personnalisables qui affichent des informations (graphique, liste…). Liste des blocs de page d'accueil

Les blocs sont organisables dans des groupes. Le nombre maximum de groupes de blocs créés est de 5.

Utilisateur ou Plateforme

La page d’accueil utilisateur peut être personnalisée ou venant d'un modèle. Les modèles de pages d'accueil plateforme peuvent être définis pour un utilisateur en particulier, pour un rôle ou pour toute une plateforme. Configuration de la page d'accueil Plateforme

Projet

Un modèle d'accueil projet est applicable à un projet, et est applicable par défaut pour un gabarit de projet Projet.

Chaque type de projet peut avoir sa propre page d'accueil, avec des informations différentes. Le but de la page d’accueil projet est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus à la consultation d'un projet.

Portefeuille

Un modèle d'accueil portefeuille est applicable à un portefeuille.

Le but de la page d’accueil portefeuille est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus sur le portefeuille au global et sur les projets qui le composent.

Périmètre Le périmètre définit des caractéristiques qui restreignent au choix :  - sujets - dates - hiérarchies... Le périmètre sera employé pour produire un instantané Périmètres Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis Périmètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

C'est ce périmètre qui définit les informations sauvegardées dans l'instantané. L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

Une période désigne un intervalle de temps pour saisir ou consulter des données.

Pour gérer les périodes : Périodes

• Période active : La période la plus récente dans laquelle des saisies peuvent être faites. À chaque fin d’année, lors de l’initialisation de plateforme de décembre, une année supplémentaire est ajoutée pour conserver des années de période active dans le futur d’environ 10 ans.
• Période courante : La période sélectionnée par l'utilisateur pour travailler, qu'il s'agisse de la période actuelle ou d'une période passée, choisie via l'interface ou pour des traitements spécifiques. C’est le cas sur la saisie rétroactive via le sélecteur de période.

Valeur du planifié au titre d’une période du projet. La granularité peut être annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

Représentation d'un budget correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Représentation des saisies d'activités

Représentation d'un budget correspondant au montant des dépenses comptabilisées cumulées depuis le début (comme "mandaté") Représentation des saisies d'activités depuis le début

Réestimé = Réalisé cumulé + RAF global Il est intéressant de comparer ce réestimé (ce qu'il s'est passé sur le projet) à la cible (ce qui était prévu au départ)

Une ressource est une entité utilisée pour un projet. La ressource est le plus souvent associée à un utilisateur (ressource nommée) mais cela n'est pas obligatoire. Elle représente une mesure de la contribution nécessaire au projet. La ressource porte une capacité : un nombre de jours disponibles pour effectuer une activité.

• Ressource générique : Permet une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation). La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile (en début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié)
• Ressource nommée : Attribuée à un utilisateur identifié et suivi pour le projet. Utilisateurs

Le reste à faire correspond à la capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

Quantité de travail restant à faire sur une phase/un projet sur lequel/laquelle une ressource est affectée, qui est répartie automatiquement. La répartition est effectuée sur les mois ou les jours. RAF détaillé lissé = RAF global - RAF détaillé manuel Valeur quotidienne du RAFDL = (RAF global - RAFDM) / (nombre de jours ouvrés de la phase/du projet pour le calendrier de la ressource au moment du calcul - nombre de jours pour lesquels du RAFDM est saisi)

Risque Il permet d'alerter sur différents points (financier, ressource, organisation, environnement, technologie...).

Les risques peuvent être ajoutés dans un projet et évoluent au cours du temps. Risques. Les cockpits permettent de visualiser rapidement la criticité du risque, qui se base à la fois sur la gravité mais aussi sur la probabilité. Il est également possible de créer un risque local dans un projet. Ce risque n'apparaîtra pas dans cette liste des risques. Il n'apparaîtra que dans le projet où il a été créé.

Le rôle projet permet d'attribuer des rôles à un utilisateur uniquement pour un ou plusieurs projet(s) désigné(s). Il s’acquiert lorsqu'un utilisateur est identifié comme membre d’équipe lors de la création d’un projet Paramétrage - Onglet Equipe. On peut l’attribuer soit depuis l’utilisateur soit depuis le projet. Si l’on doit donner un rôle à un utilisateur pour plusieurs projets, le plus simple est de le faire à partir de l’onglet Rôles d’un utilisateur Utilisateurs - Onglet Rôles. Un rôle peut aussi être hiérarchique, s’appliquer à tous les utilisateurs rattachés à un même niveau d’une hiérarchie. Enfin, les rôles sont cumulatifs.

Rupture Configuré comme critère de rupture, un attribut permettra d'organiser une liste en "sous-catégories".

En sélectionnant une période, il est possible de consulter la valeur de certaines données enregistrées chaque mois (météo du projet, réalisé des ressources/budgets).

On le retrouve dans le menu contextuel de Project Monitor pour certains écrans.

SLA On appelle SLA un Service Level Agreement : on s'engage à garantir un certain niveau de service. Voir SLA

Tableau de bord consolidant les rapports de portefeuilles de projets 1 tableau de bord = plusieurs blocs composés d’un en-tête et d’une vue

Activité fonctionnelle permise par l’application Sur chaque plateforme, les thèmes qui sont déterminés à l’achat sont activés : ressources, risques, budgets, etc.

"Univers Projet" Jargon <> Plateforme Une plateforme contient plusieurs UP Une UP est caractérisée par son url

Vue

Une vue permet de personnaliser l’affichage d’une page, d’un contenu ou d’un export. Il permet de définir quelles informations sont affichées ainsi que leur mise en forme. Les vues sont disponibles sur de nombreux écrans (liste de projets, tableau des tâches Kanban...) Liste des types de vues

Webhook Un webhook est un moyen de notifier une application tierce lorsqu'un événement défini dans Project Monitor survient. Par exemple : vous pouvez déclencher la création d'un espace SharePoint lorsqu'un nouveau projet est créé dans Project Monitor. Voir Webhook Mémo Webhooks

Workflow Représentation d’une suite de tâches ou d’opérations assignées à une personne ou à un groupe de personnes en passant d’une étape à une autre Workflows

Il est possible de configurer des workflows de validation dans Project Monitor. Pour ce faire, il faut qu’un add-on soit activé.