Glossaire

Les abonnements sont associés à un utilisateur et envoient des informations par e-mail à des moments précis, selon des critères définis (comme les filtres de projets). Par exemple, la liste des saisies d'activités est envoyée chaque mois.

Vous pouvez aussi choisir la fréquence d'envoi des alertes par e-mail parmi 9 options et activer ou désactiver un abonnement à tout moment.

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En savoir plus : Liste des abonnements

Les attributs plateforme peuvent seulement être créés via l’écran Plateforme.

Ces attributs représentent des constantes nécessaires à l’élaboration de formules par exemple et seront préfixés UP.

Les attributs relatifs aux différents thèmes sont administrés dans Administration > Paramétrage des champs > Attributs.

Les automatisations permettent d'automatiser des actions répétitives ou inutiles dans l'application.

Elles peuvent être configurées dans un projet ou un gabarit de projet et affectent des aspects comme le planning, les tâches ou les échanges.

Une automatisation est définie par un événement déclencheur qui permettra d’exécuter une automatisation sur un ou plusieurs projets.

La liste des automatisations n’est pas modifiable et sera mise à jour avec chaque nouvelle version de Project Monitor. Vous pouvez visualiser la schématisation d’une automatisation en cliquant sur son code.

Créés en fonction des besoins, ce sont des champs que l’on retrouve partout dans l’application, qui complètent la description d’un objet. Ils peuvent être utilisé comme axe d'analyse, comme tri dans les états et comme critère de recherche. Les attributs peuvent être de différents types, comme numérique, document, liste, etc. Ils peuvent être obligatoires ou non. Ils se paramètrent dans l’administration. Certains attributs, techniques, sont inhérents à l’application.

L’axe analytique consiste à consolider les valeurs budgétaires.

Au sein d'un projet, il est possible de regrouper les données budget par axes analytiques. Cela permet d'analyser les budgets différemment d'une enveloppe budgétaire, d'une catégorie ou des phases d'un projet.

Il peut être associé à l’une des Catégories. Il est paramétrable comme critère de filtre Liste des critères de filtres

Une bibliothèque est un regroupement de rapports. On peut la nommer comme l'on souhaite : par thème, par type d'analyse... À la création d'un rapport, il est obligatoire de l'ajouter à une ou plusieurs bibliothèques.

Représentation d'un nombre de jours pendant lesquels la ressource pourra travailler. Exemple : 22. ⚙️ Formule : La capacité est calculée dans l'écran ressource Ressources - Onglet Capacités et coûts ainsi que via un calendrier ressource.

Une catégorie permet de paramétrer une mesure (ressource, budget, indicateur ou risque). La catégorie est obligatoirement liée à une structure de mesure. Les structures sont dans les budgets au global tandis que les catégories sont dans chaque projet. C'est la catégorie qui gère l'affichage : les seuils pour l'affichage des alerteurs de la mesure dans le projet. Catégories (budget) Catégories (ressource) Catégories (indicateur) Catégories (risque)

Cet écran liste tous les rapports disponibles sur votre plateforme. Ces rapports montrent des données venant des thèmes utilisés dans l’application. Rapports

Calendrier

Il existe plusieurs types de calendriers et plusieurs usages. Un calendrier peut être défini pour les ressources, pour les phases et jalons et pour les pièces financières.

Il est possible de marquer les jours qui sont travaillés et à l'inverse les jours qui ne le sont pas.

On compte donc 3 éléments pour les calendriers :

• le calendrier plateforme, utilisé par défaut pour l'ensemble des utilisateurs de la plateforme, qui définit par exemple les jours non travaillés comme les jours fériés.
• le calendrier hiérarchique, calendrier spécifique à un périmètre de hiérarchie
• le calendrier ressource, calendrier particulier à la ressource (gestion du temps partiel, absence exceptionnelle...). Le calendrier peut être adapté par la ressource elle-même, contrairement aux calendriers plateformes et hiérarchique.

Calendrier plateforme

Un calendrier plateforme est un calendrier qui vaudra pour toute la plateforme : tout ce qui est commun aux ressources/jalons/phases/pièces financières.

Calendrier hiérarchique Un calendrier hiérarchique s'applique à des ressources d'une hiérarchie. Par exemple, s'il existe une hiérarchie Géographie, alors on pourra associer un calendrier allemand (avec les jours fériés spécifiques) à la valeur de niveau Allemagne de la hiérarchie. Les utilisateurs rattachés à ce niveau de hiérarchie (leurs ressources associées) pourront donc avoir un calendrier adéquat.

Pour l'appliquer, il faut donc travailler non pas sur l'application des calendriers aux utilisateurs mais sur le rattachement du calendrier hiérarchique et sur le rattachement des ressources (possible en modification de masse). Pour que le calendrier soit appliqué il suffit que le rattachement soit partagé (calendrier et ressource) sur la hiérarchie de référence.

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Une demande est un objet qui contient un besoin, une idée…. Une demande peut avoir des rattachements. Depuis une demande on peut créer des tâches. Depuis une demande on peut créer un projet. On peut appliquer un workflow à une demande.

Permettent de définir les autorisations des rôles pour manipuler et consulter les données. Ils sont séparés comme suit : ACT_CONSULTER : droit de consultation de l’objet ACT_CREER : droit de création de l’objet ACT_MODIFIER : droit de modification de l’objet ACT_UTILISER : droit d’utilisation de l’objet ACT_ACCEDER : droit d’accès à une fonctionnalité La liste des droits de l’application : Liste des droits

Datatalk permet d’interroger les données de la plateforme et d’obtenir des résultats sous forme de tableau. Il suffit de choisir :

1. Le thème (par exemple Ressource, Budget ou Indicateur)
2. La période (toutes les périodes d’un coup, ou bien l’évolution au fil du temps)
3. Les informations à afficher (exemple : le reste à faire, le réalisé, le budget engagé, etc.)
4. Le ou les éléments à analyser (en filtrant sur certains projets, budgets, ressources ou indicateurs)

Ensuite, on clique sur Exécuter et Datatalk affiche un tableau avec les données demandées. On peut :

• Enregistrer la commande (la recherche) pour la réutiliser plus tard
• Exporter les données dans un fichier Excel
• Ajouter ce tableau sur d’autres écrans (par exemple la page d’accueil)

C’est donc un moyen rapide et personnalisé pour consulter toutes sortes d’informations, sans avoir besoin de faire des rapports complexes. On choisit simplement les critères et Datatalk s’occupe d’afficher les résultats.

Datatalk est accessible dans un onglet dédié du thème Rapports.

C'est l'ensemble des hypothèses budgétaires du projet : hypothèse basse, medium ou haute. Une seule hypothèse peut être validée dans le cadre d'une version d'un plan budgétaire global.

⚙️ Formule : Disponibilité = capacité - (reste à faire + réalisé) Le calcul est réalisé à partir de la période en cours jusqu’à la fin de la phase. En mode planification manuelle, c’est la valeur mensuelle qui est prise en compte. Le reste à planifier ou le reste à faire global n’ont alors pas d’influence sur la disponibilité.

La comparaison entre le montant alloué et au montant dépensé est possible via les enveloppes.

Une enveloppe est rattachée à un périmètre : un projet peut utiliser un budget au nom d'une enveloppe s'il appartient au périmètre de cette enveloppe. Enveloppes budgétaires L’enveloppe générale permet de regrouper les enveloppes.

Épingle

Les épingles permettent d’accéder rapidement à trois éléments sous forme de raccourcis : Saisies d'activités, Centre de connaissances et Favoris.

Les éléments épinglés sont toujours visibles en haut à droite de l’écran, quelle que soit la page affichée, offrant un accès rapide en un clic. Vous pouvez également y accéder via le menu principal. Vous avez le choix d’épingler ou de désépingler des éléments selon vos préférences, aucun droit n’est requis.

Ré-estimation du montant total des dépenses ou des recettes du projet qui avait initialement été défini dans la cible. L’estimé varie dans le temps.

Période de 12 mois qui définit l’année comptable. Elle commence au début d'un mois de l'année calendaire.

Périodes - Onglet Exercices

Un filtre permet d’afficher uniquement certaines données, selon des critères. Ces critères sont propres aux thèmes de Project Monitor. Un utilisateur peut définir par défaut le filtre sélectionné lors de sa connexion. Il existe deux types de filtres : statique et dynamique.

• Filtre statique : une liste d'objets fixée manuellement par l'utilisateur, qui ne change que si l'utilisateur la modifie. C’est un filtre enregistré.
• Filtre dynamique : une liste qui se met à jour automatiquement en fonction de critères prédéfinis (attributs, rattachements…), intégrant de nouveaux objets qui répondent à ces critères. Liste des critères de filtres

Les filtres peuvent être :

• Privés : visibles et utilisables uniquement par leur créateur.
• Publics : accessibles et utilisables par tous les utilisateurs de la plateforme.

Rapport réunissant les informations d'un projet, d'une phase ou d'un jalon.

Le but de la fiche de synthèse est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus lorsqu'il se trouve sur un projet, une phase ou un jalon, et de l'exporter/imprimer.

Cette fiche peut être au format web Projet Phase / Jalon ou document Fiche de synthèse (Powerpoint ou Word).

La fiche de synthèse utilisée est définie dans l'onglet Affichage du Paramétrage projet ou dans le gabarit de projet Projet

Un paramétrage plateforme permet de définir le type de fiche de synthèse projet par défaut et le type de fiche de synthèse phase/jalon par défaut : web ou document

Le fiche web :

• peut être visualisée depuis un projet (en-tête projet Accueil projet), depuis la revue de projets portefeuille, Planning...
• est personnalisable via des blocs montrant différentes informations. Il existe des groupes de blocs que vous pouvez paramétrer.

Formulaire Vue dans laquelle on peut éditer des attributs spécifiques d’un projet Formulaire. Un formulaire sert à décrire un projet, notamment avec des attributs projet Projet, eux-mêmes gérés dans des groupes.

Il est possible d'ajouter plusieurs formulaires dans un projet et de changer leur ordre via Paramétrage - Onglet Affichage.

Un formulaire peut également être ajouté dans un gabarit de projet (de création ou de duplication) Projet

Un gabarit de projet est un modèle qui reprend des informations clés : Projet

Il est possible de créer un projet à partir de ce gabarit : les projets seront créés de façon harmonisée. Certaines informations saisies dans le gabarit de projet sont recopiées dans le projet créé via ce gabarit.

Le gabarit, une fois créé peut être disponible à la création d'un nouveau projet et/ou à l'insertion de nouveaux éléments dans un projet existant.

Il est possible d'appliquer un gabarit à plusieurs projets à la fois.

Le gabarit est utile pour gérer le cycle de vie des projets, notamment via les Workflows et Automatisations

Galilée est le module « Business Intelligence » ou data warehouse de l’application Il comporte un dispositif d’alimentation d’un entrepôt de données. L’entrepôt de données va contenir des données exportées depuis la base de production sur une fréquence à établir (en général, rafraîchissement chaque jour ouvré). Son schéma est organisé pour être facilement exploitable et interrogeable sans avoir besoin de connaissances approfondies sur le modèle. C'est dans Galilée qu'est paramétré l’export des données vers un gestionnaire SQL / outil BI Galilée

Une hiérarchie permet d’organiser la plateforme en regroupant hiérarchiquement des objets (projets, ressources, etc.) ou des utilisateurs. Hiérarchies

Permet de réaliser une gestion des droits et de localiser/cloisonner l'accès à certains objets. On parle de rattachement.

Exemple : la hiérarchie géographie contient en niveau 1 les continents, en niveau 2 les pays, en niveau 3 les villes.

Il est possible d'associer une hiérarchie à un groupe d'utilisateurs pour faire des restrictions de droits. Par défaut, un objet est en accès sans restriction, mais s'il est rattaché à un groupe d'utilisateurs, seuls les utilisateurs rattachés à ce groupe peuvent utiliser l'objet.

Un méta-statut est un statut que peut porter un projet par exemple, il définit un comportement dans l'application. Certains écrans peuvent d'afficher ou non avec certains méta-statuts Les workflows se basent sur ces méta-statuts Un méta-statut peut servir à définir une pondération pour le calcul de la valeur acquise d'un projet Il est possible d'avoir un statut avec plusieurs méta-statuts Les méta-statuts ⬇️ Actif Le projet est affiché lors de la recherche rapide Recherche Le projet peut apparaître dans la saisie d’activités (si les autres conditions sont réunies) Saisies d'activités Toutes les données sont saisissables dans le rapport Brouillon Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows En attente de validation Le statut du projet n’est pas modifiable manuellement, seul un workflow va pouvoir le faire évoluer Workflows Cadré Méta statut utilisé uniquement dans le cadre de l’intégration avec une application externe : rien ne sera modifiable au sein du projet En suspens Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows Refusé Méta statut utilisé uniquement pour le Workflow Workflows Terminé Le projet n’apparaît pas dans la saisie d’activité Saisies d'activités Le projet n’apparaît pas dans le champ de recherche rapide en haut à droite Recherche Toutes les données ne sont plus saisissables Le projet peut être supprimé Méta statut qui déclenche le processus de clôture Annulé Méta statut servant uniquement pour le workflow Workflows

Périmètre Le périmètre définit des caractéristiques qui restreignent au choix :  - sujets - dates - hiérarchies... Le périmètre sera employé pour produire un instantané Périmètres Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis Périmètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

C'est ce périmètre qui définit les informations sauvegardées dans l'instantané. L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

Tout portefeuille comporte ses rapports, sa revue de projets et sa page d'accueil.

Une période désigne un intervalle de temps pour saisir ou consulter des données.

Pour gérer les périodes : Périodes

• Période active : La période la plus récente dans laquelle des saisies peuvent être faites. À chaque fin d’année, lors de l’initialisation de plateforme de décembre, une année supplémentaire est ajoutée pour conserver des années de période active dans le futur d’environ 10 ans.
• Période courante : La période sélectionnée par l'utilisateur pour travailler, qu'il s'agisse de la période actuelle ou d'une période passée, choisie via l'interface ou pour des traitements spécifiques. C’est le cas sur la saisie rétroactive via le sélecteur de période.

Toutes les phases créées, sur tous les projets, se retrouvent dans la liste des phases Phases

Une phase peut être la mère d'une autre phase, qui est donc une sous-phase.

Les tâches et les échanges peuvent être rattachés à des phases ou à des jalons : c'est une dépendance

Valeur du planifié au titre d’une période du projet. La granularité peut être annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

Le prévisionnel restant cumulé est une représentation pour les ressources, qui permet de piloter l'allocation de ressources. Il correspond au prévisionnel du dernier mois qui a passé l’initialisation de période. Ce mois doit obligatoirement être contenu dans le choix de la période affichée dans le plan capacitaire.

Le prévisionnel fonctionne avec un taux de prévision (q).

⚙️ Formule : q = (somme des prévisionnels répartis des projets/phases auxquels la ressource est affectée) / capacité

Une ressource est une entité utilisée pour un projet, elle porte une capacité : un nombre de jours disponibles pour effectuer une activité, et elle peut donc être associée à un coût.

Une ressource peut être associée à un certain niveau hiérarchique, elle peut aussi porter un profil (architecte, chef de projet, développeur…), et un genre (interne, externe…)

Deux types de ressources existent :

• Ressource nommée : Attribuée à un utilisateur identifié et suivi pour le projet. Utilisateurs
• Ressource générique : Permet une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation). La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile (en début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié)

Risque Il permet d'alerter sur différents points (financier, ressource, organisation, environnement, technologie...).

Les risques peuvent être ajoutés dans un projet et évoluent au cours du temps. Risques. Les cockpits permettent de visualiser rapidement la criticité du risque, qui se base à la fois sur la gravité mais aussi sur la probabilité. Il est également possible de créer un risque local dans un projet. Ce risque n'apparaîtra pas dans cette liste des risques. Il n'apparaîtra que dans le projet où il a été créé.

Le rôle projet permet d'attribuer des rôles à un utilisateur uniquement pour un ou plusieurs projet(s) désigné(s). Il s’acquiert lorsqu'un utilisateur est identifié comme membre d’équipe lors de la création d’un projet Paramétrage - Onglet Equipe. On peut l’attribuer soit depuis l’utilisateur soit depuis le projet. Si l’on doit donner un rôle à un utilisateur pour plusieurs projets, le plus simple est de le faire à partir de l’onglet Rôles d’un utilisateur Utilisateurs - Onglet Rôles. Un rôle peut aussi être hiérarchique, s’appliquer à tous les utilisateurs rattachés à un même niveau d’une hiérarchie. Enfin, les rôles sont cumulatifs.

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées cumulées depuis le début du projet (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités depuis le début du projet/phase

⚙️ Formule : Réestimé = Réalisé cumulé + RAF global Il est intéressant de comparer ce réestimé (ce qu'il s'est passé sur le projet) à la cible (ce qui était prévu au départ)

⚙️ Formule : RAF = capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

Quantité de travail restant à faire sur une phase/un projet sur lequel/laquelle une ressource est affectée, qui est répartie automatiquement. La répartition est effectuée sur les mois ou les jours. ⚙️ Formule : RAF détaillé lissé = RAF global - RAF détaillé manuel ⚙️ Formule : Valeur quotidienne du RAFDL = (RAF global - RAFDM) / (nombre de jours ouvrés de la phase/du projet pour le calendrier de la ressource au moment du calcul - nombre de jours pour lesquels du RAFDM est saisi)

Reste à planifier Représentation utilisée uniquement en mode planification manuelle pour les ressources. ⚙️ Formule : Reste à planifier = Reste à faire - (∑ reste à faire réparti).

Rupture Configuré comme critère de rupture, un attribut permettra d'organiser une liste en "sous-catégories".

• Définir un cadre (dates, charges, budget)
• Identifier les bons projets et les bonnes demandes à intégrer au portefeuille, au regard du cadre
• Sélectionner/désélectionner dynamiquement des projets et demandes
• Vérifier visuellement l’adéquation entre les projets sélectionnés et le cadre
• Ajuster dynamiquement la planification macro des projets et demandes du portefeuille et voir dynamiquement l’impact sur le cadre
• Créer un portefeuille à partir d’un scénario valide
• Les scénarios de portefeuille sont accessibles via un droit hiérarchique

SLA On appelle SLA un Service Level Agreement : on s'engage à garantir un certain niveau de service. Voir SLA

En sélectionnant une période, il est possible de consulter la valeur de certaines données enregistrées chaque mois (météo du projet, réalisé des ressources/budgets).

On le retrouve dans le menu contextuel de Project Monitor pour certains écrans.

Tableau de bord consolidant les rapports de portefeuilles de projets 1 tableau de bord = plusieurs blocs composés d’un en-tête et d’une vue

"Univers Projet" Jargon <> Plateforme Une plateforme contient plusieurs UP Une UP est caractérisée par son url

Webhook Un webhook est un moyen de notifier une application tierce lorsqu'un événement défini dans Project Monitor survient. Par exemple : vous pouvez déclencher la création d'un espace SharePoint lorsqu'un nouveau projet est créé dans Project Monitor. Voir Webhook Mémo Webhooks

Workflow Représentation d’une suite de tâches ou d’opérations assignées à une personne ou à un groupe de personnes en passant d’une étape à une autre Workflows

Il est possible de configurer des workflows de validation dans Project Monitor. Pour ce faire, il faut qu’un add-on soit activé.