Saisie d’activités

La saisie d’activité réalisée par les utilisateurs permet de visualiser l'ensemble des charges sur un projet ou une phase. Il s'agit de toutes les heures ou tous les jours (selon paramétrage) saisis par l’utilisateur. Tout est consolidé au niveau de la ressource associée à l’utilisateur sur le projet.

La saisie d'activité saisie est ajoutée dans le thème Ressources du projet une fois sommée au mois, en représentation Réalisé. Il est donc possible de comparer cette représentation avec la Cible renseignée à la création du projet.

Il existe une liste des saisies d’activités de tous les utilisateurs : Saisies d'activités

L’accès à la saisie d’activité peut être épinglé en haut à droite de l’écran Épingles.

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités

⚙️ Formule : RAF = capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

Filtrer

On peut avoir un filtre Tous les projets ou un filtre qui fonctionne avec des critères.

Ce bouton permet de retrouver facilement les éléments que vous cherchez. Il est possible d’utiliser un filtre déjà enregistré (privé ou public) ou d’utiliser des critères de filtre précis.

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Une fois sélectionné, un filtre reste actif tant qu’il n’est pas désélectionné par l’utilisateur. Lorsque l'on se déconnecte, si un filtre était actif à la déconnexion, il le sera encore à la prochaine connexion.

Modifier la densité

Choix entre Normale et Elevée. Avec une densité élevée, plus de feuilles de saisies pourront apparaître dans la liste (sans changer de page). Les lignes apparaîtront plus fines qu'avec une densité normale.

Exporter

Ce bouton permet de télécharger instantanément un fichier .xlsx contenant :

• le Libellé de la ressource
• les différentes semaines de la période sélectionnée (sélecteur de période) avec les saisies de Réalisé
• le Réalisé de la ressource par semaine
• la Capacité de la ressource pour la période sélectionnée

Soumettre en masse

En cochant plusieurs saisies d'activités, il est possible de les soumettre en masse. Ces saisies doivent avoir pour statut : Brouillon

Refuser en masse

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de refuser des feuilles de saisie d'activités au statut Soumis.

Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Soumis à Refusé. Une notification par e-mail est envoyée à la ressource pour qu’elle puisse réaliser des modifications et soumettre la saisie d’activité à nouveau.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Valider en masse

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de valider en masse des feuilles de saisie d'activités au statut Soumis. Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Soumis à Validé.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Modifier la densité

Choix entre Normale et Elevée. Avec une densité élevée, plus de feuilles de saisies pourront apparaître dans la liste (sans changer de page). Les lignes apparaîtront plus fines qu'avec une densité normale.

Semaine de travail

En cliquant sur ce bouton, alors le samedi et le dimanche n'apparaîtront plus dans la feuille de saisie.

Les jours décrits comme non travaillés dans le calendrier de la ressource (du lundi au vendredi) resteront apparents dans la feuille. Calendriers

Semaine

En cliquant sur ce bouton, alors le samedi et le dimanche apparaîtront dans la feuille de saisie. Ce bouton est disponible dans le Menu contextuel de la feuille de saisie d'activités, si la semaine affichée est la semaine de travail.

Visualiser au mois

Ce bouton permet de visualiser la feuille de saisie d'activités au mois Saisies d'activités - Feuille de saisie d'activités (mois)

Ce bouton est disponible dans le Menu contextuel de la feuille de saisie d'activités.

Période précédente

Il est possible de passer d'une période à une période précédente en cliquant sur ce bouton. La période courante sera donc modifiée dans le Sélecteur de période - Mode rétroactif

Période suivante

Il est possible de passer d'une période à une période suivante en cliquant sur ce bouton. Il n'est pas possible d'accéder à la période suivante si la période courante est la période active. La période courante sera donc modifiée dans le Sélecteur de période - Mode rétroactif

Plier

Ce bouton permet, à gauche de la ligne d'un projet, de plier les phases appartenant au projet. Ce bouton permet, à gauche de la ligne d'une rupture, de plier les projets et les phases contenues dans cette rupture.

Cela modifie uniquement l'affichage. Une fois l'élément plié, il est possible de le déplier.

Déplier

Ce bouton permet, à gauche de la ligne d'un projet, de déplier les phases appartenant au projet. Ce bouton permet, à gauche de la ligne d'une rupture, de déplier les projets et les phases contenues dans cette rupture.

Plier un niveau

Ce bouton permet de plier un niveau de lignes : phases et projets. Seules les ruptures seront visibles bien que tout soit plié. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Déplier un niveau

Ce bouton permet de déplier un niveau de lignes : projets et phases. Seules les ruptures seront visibles bien que tout soit plié. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Tout déplier

Ce bouton permet de déplier toutes les lignes : ruptures, projets et phases ajoutés à la feuille de saisie d'activité. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Tout plier

Ce bouton permet de plier toutes les lignes : ruptures, projets et phases ajoutés à la feuille de saisie d'activité.

Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Suggérer le reste à faire

Ce bouton permet de faire apparaître/disparaître le reste à faire pour chaque jour et chaque projet/phase : il apparaît en gris sur chaque case où du reste à faire a été planifié. Planifier

Informer de la fin du travail

Ce bouton permet d'envoyer un e-mail aux ressources affectées sur cette phase, pour les notifier de la fin du travail de la ressource associée à l'utilisateur connecté.

Planning

Ce bouton fait un renvoi vers le thème Planning de l'espace projet du projet de la ligne de la feuille de saisie d'activité. Planning Ce bouton est accessible depuis le menu contextuel d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Exporter

Ce bouton permet de télécharger instantanément un fichier .xlsx contenant :

• le Libellé du projet et de la phase
• les différents jours de la semaine sélectionnée (de la période sélectionnée Sélecteur de période - Mode rétroactif) avec les saisies de réalisé
• le total de Réalisé pour chaque jour de la semaine : somme des saisies sur les projets et phases
• le Réalisé de la ressource par semaine
• le Réalisé de la ressource par mois
• le Reste à faire de la ressource

Information contextuelle

Une info-bulle est présente au survol d'un projet ou d'une phase ajouté(e) à la feuille de saisie d'activité. Pour les projets, il est possible de voir : son statut, sa date de début, sa date de fin et sa description ainsi que les attributs projets ajoutés dans la vue Pour les phases, il est possible de voir : sa phase parente, son responsable, son statut, son début cible, sa fin cible et son message ainsi que les attributs phase/jalon ajoutés dans la vue.

Ajouter

Ce bouton permet d'accéder à un moteur de recherche pour ajouter des phases à sa feuille de saisie d'activités. Les projets sont par principe ajoutés automatiquement, avec toutes les phases auxquelles la ressource est affectée et qui ont démarré.

Enregistrer

Permet de valider vos modifications. Cela peut vous rediriger vers la page précédente sur certains écrans.

Ajouter des notes

Il est possible d'ajouter des notes à la feuille de saisie d’activité afin de fournir plus d'informations sur l'activité réalisée

Ce bouton est disponible sur chaque ligne de la feuille de saisie d'activité.

Une fenêtre représentant la saisie sur la phase / projet de la semaine en cours de saisie s’affiche.

La Date vous indique le jour de la semaine sur lequel ajouter des notes ainsi qu'une Charge si elle n'était pas déjà saisie.

Le champ Commentaire vous permet d'ajouter des informations sur la date souhaitée.

La semaine affichée est celle qui était affichée avant de cliquer sur Ajouter des notes. Pour en changer, si vous n'avez rien saisi, cliquez sur Annuler, et cliquez sur Appliquer si vous voulez enregistrer ce qui était déjà saisi.

Il est possible de Fermer une journée pour la réduire en taille dans la fenêtre et pour ne plus l'éditer. Il est ensuite possible de l' Éditer à nouveau.

Lorsque les champs sont remplis, il faut Annuler ou Appliquer

Modifier

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de modifier une feuille de saisie d'activités au statut Soumis. Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Soumis à Brouillon (après enregistrement)

Retirer

Ce bouton permet de retirer une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activités.

Une fenêtre de confirmation s’affichera, il vous faudra confirmer le retrait de cette phase dans votre saisie. Ce bouton est accessible depuis le Menu contextuel d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Ajouter toutes les phases

Ce bouton permet d'ajouter les autres phases du projet qui est déjà ajouté à la feuille de saisie d'activité. Il est possible d’ajouter les phases sur lesquelles l’utilisateur est ajouté. Ce bouton est accessible depuis le Menu contextuel d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Soumettre

Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Brouillon à Soumis.

Votre responsable pourra ensuite Valider ou Refuser cette saisie.

Un message de confirmation s’affiche afin que la soumission de la saisie d’activité soit bien voulue.

Valider

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de valider une feuille de saisie d'activités au statut Soumis. Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Soumis à Validé.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Une alerte s'affiche : la feuille de saisie d'activités ne sera ensuite plus modifiable.

Refuser

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de refuser une feuille de saisie d'activités au statut Soumis.

Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Soumis à Refusé.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Une fenêtre s'affiche : une notification par e-mail à la ressource doit être réalisée afin que des modifications soient apportées à la feuille de saisie d'activités. Si la ressource modifie à nouveau sa feuille de saisie d’activité, elle repassera au statut Brouillon.

Il est possible de cocher/décocher les notes saisies sur des jours et des phases afin d'aider la ressource à savoir quelles saisies doivent être modifiées.

Invalider

Ce bouton permet à un administrateur de la plateforme d'invalider une feuille de saisie d'activités au statut Validé. L'objectif est de pouvoir à nouveau modifier la feuille (commentaire ou saisie de réalisé). La feuille de saisie après modifications retrouvera son statut Brouillon Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Validé à Soumis.