L'administrateur de votre plateforme pourra réinitialiser le mot de passe pour vous.

Il faudra également vérifier la cause de cette situation.

La cause peut être lié à :

• Le mail associé à l'identifiant
• l'URL du mail envoyé

Cette information apparaît dans le coin en bas à droite ou à gauche de tous les écrans de Project Monitor.

Le champ de l’attribut projet peut ne pas être saisissable pour plusieurs raisons :

• L’attribut condition d’un attribut conditionné n’est pas remplie.
• L’attribut est validé.
• Le formulaire est validé.
• L'attribut est en modification restreinte : vous n'avez pas le droit de modifier l'attribut.

✅ Solutions :

La condition de l’attribut est modifiée et permet de saisir l’attribut conditionné.

On associe à chaque statut un "méta-statut" qui définit le comportement du projet :

• l’affichage ou non sur certains écrans du projet,
• les règles d’archivage pour le cas de la clôture du projet,
• le comportement quand le statut du projet est piloté par un workflow,
• une pondération pour le calcul de la valeur acquise d’un projet…

Un méta-statut inactif sur un objet définit le comportement du projet comme à priori inutilisable et introuvable.

Méta-statut

Le statut du projet permet de définir l'étape qui lui est associé dans le cycle de vie du projet. On leur donnera des libellés comme En cours, Validé, Archivé, etc., afin d'être reconnu par les utilisateurs et de refléter un sens métier.

🚨

Attention, un statut peut avoir plusieurs méta-statuts, il faut veiller à une cohérence du paramétrage.

Les méta-statuts ⬇️

Actif Le projet est affiché lors de la recherche rapide Recherche Le projet peut apparaître dans la saisie d’activités (si les autres conditions sont réunies) Saisies d'activités Toutes les données sont saisissables dans le rapport Brouillon Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows En attente de validation Le statut du projet n’est pas modifiable manuellement, seul un workflow va pouvoir le faire évoluer Workflows Cadré Méta statut utilisé uniquement dans le cadre de l’intégration avec une application externe : les caractéristiques du projet seront verrouillées. En suspens Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows Refusé Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows Terminé Le projet n’apparaît pas dans la saisie d’activité Saisies d'activités Le projet n’apparaît pas dans le champ de recherche rapide en haut à droite Recherche Toutes les données ne sont plus saisissables Le projet peut être supprimé Méta statut qui déclenche le processus de clôture Annulé Méta statut servant uniquement pour le workflow Workflows

Il est possible d'ajouter des cockpits dans certaines vues comme la liste des projets, ou l'en-tête du projet, ainsi que dans des blocs de tableaux de bord.

Chaque cockpit fonctionne différemment selon le thème associé.

Si l’on se demande comment un utilisateur acquiert un droit, il faut regarder les rôles qu'il possède (rôles généraux, hiérarchiques, projet), puis lancer un export des rôles. Rôles À partir du fichier généré, on peut rechercher un droit et ainsi déterminer quel(s) rôle(s) possède(nt) ce droit.

Un utilisateur peut avoir un tableau de bord personnalisé et un tableau de bord par défaut.

1. Si l’utilisateur dispose d’un tableau de bord personnalisé, il s’applique en priorité sur les autres.
2. Si l’utilisateur n’a pas de tableau de bord personnalisé et s’il dispose d’un rôle général avec un tableau de bord par défaut, c’est le tableau de bord du rôle qui s’affiche.
3. Si l’utilisateur ne dispose d’aucun rôle avec un tableau de bord par défaut, c’est le tableau de bord par défaut de la plateforme qui s’applique.
4. Si l’utilisateur dispose de plusieurs rôles avec des tableaux de bord différents, alors le tableau de bord du premier rôle par ordre alphabétique sera appliqué.

Pour avoir accès à un gabarit, l'utilisateur doit disposer du droit Consultation des gabarits de projet via les rôles qui lui sont assignés.

Une bonne pratique consiste à associer le droit à un rôle spécifique "Consultation des gabarits".

Si l'utilisateur dispose du rôle de "Consultation des gabarits" dans son profil général, il verra tous les gabarits.

Si l'utilisateur dispose du rôle de "Consultation des gabarits" dans un profil de hiérarchie, il verra tous les gabarits rattachés à cette hiérarchie.

Par exemple, si l'utilisateur a un rôle "Consultation des gabarits" sur la DSI, il verra les gabarits de la DSI, mais pas ceux rattachés aux autres Directions ou qui ne sont pas rattachés.

• Insérer un gabarit insère les items de gabarit dans le projet.
• Appliquer un gabarit garde en mémoire le gabarit dont il provient. Donc si un gabarit est réappliqué, les phases ne seront pas dupliquées mais mis à jour. Si un nouveau gabarit est appliqué, le projet garde les phases/jalons de son ancien gabarit et récupère les phases/jalons du nouveau gabarit.

Si le bouton Supprimer est grisé dans le Menu contextuel du projet, alors :

• Votre projet est toujours dans un statut actif et n’est donc pas dans un statut terminé (méta-statut terminé).
• Le statut projet n’est pas correctement paramétré.
• Un projet avec un workflow en cours ne peut pas avoir un méta-statut terminé.
• Vous n’avez pas le droit de supprimer un projet.
🚦

Droit requis : Suppression d'un projet

Plusieurs actions sont possibles depuis la liste des projets :

• Trier les colonnes
• Filtrer les projets à l'aide de filtres publics ou privés et à l'aide de critères de filtre
• Exécuter la Fiche de synthèse du projet
• Modifier rapidement un projet
• Créer un nouveau projet

Plusieurs causes possibles :

• La liste est filtrée (critères de filtres unitaires choisis avec le bouton Filtrer ou filtres projets enregistrés). Les filtres projet et les critères de filtres appliqués via l'action Filtrer sont cumulatifs
• Par défaut, les projets déjà créés sur la plateforme ayant un statut projet de méta-statut différent de Terminé. Pour afficher tous les projets, il suffit de sélectionner les statuts ignorés dans le critère de filtre.
• Vous n’avez pas le droit de voir certains projets.

Le diagramme fonctionne en date “cible” et en date “estimé” :

• Les dates cibles sont des dates initialement prévues pour le projet.
• Les dates estimées sont les dates mises à jour au fur et à mesure du déroulement du projet.

L’écart entre les dates cibles et les dates estimées nous donnent la dérive.

Si le projet est en lien avec d'autres projets (paramétrage projet), alors ces liens apparaîtront en premier dans la liste des objets du planning.

Le délai entre un objet et un autre n'est pas respecté.

Cette ligne représente la date du jour.

À l’heure actuelle cela n’est pas possible directement. En revanche, vous pouvez éventuellement :

• créer des dépendances externes vers les phases de vos projets enfants, si cela peut être intéressant dans votre organisation,
• ajouter un rapport Diagramme de Gantt ou Chronologie dans le centre de rapports du projet ou dans son tableau de bord pour avoir une vision d’ensemble,
• créer un portefeuille qui regroupe tous ces projets si vous souhaitez un suivi plus poussé de l’ensemble de ces projets.

Aussi, il est possible que d’autres thèmes de l’application utilisent cette phase / ce jalon. Vérifiez qu’il n’y a aucune ressource affectée ni aucun budget affecté avant de le supprimer. Si c’est le cas, retirez les ressources ou les budgets concernés.

Pour l’instant, 7 automatisations sont disponibles, cette liste va s’étoffer au fil des versions. Vous pouvez les paramétrer sur votre plateforme mais il n’est pas possible d’en créer vous-même. Si besoin, un workflow Workflows peut également être mis en place, n’hésitez pas à contacter votre responsable de compte ou le support le cas échéant.

Les automatisations sont disponibles pour tous ! Seul un droit d’accès est nécessaire pour pouvoir les paramétrer.

L’automatisation Insérer un gabarit permet d’ajouter les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet :

• Rattachements
• Rôles
• Thèmes
• Formulaires
• Attributs
• Planning
• Ressources
• Rapports
• Budgets
• Automatisations

L’automatisation Appliquer un gabarit permet d’ajouter les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet :

• Rattachements
• Rôles
• Thèmes
• Formulaires
• Attributs
• Planning
• Ressources
• Rapports
• Budgets
• Automatisations

L’automatisation Appliquer un gabarit remplace les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet :

• Logo
• Fiche de synthèse
• Modèle de tableau de bord
• Entête projet
• Workflow

L’automatisation ne permet pas de retirer des éléments du projet par rapport au gabarit appliqué. Par exemple, si le thème ressources est activé et valorisé dans un projet, à l’application d’un gabarit qui ne dispose pas du thème ressources activé, celui-ci restera activé dans le projet après l’application du gabarit. Si le gabarit actuel du projet est appliqué une nouvelle fois, les informations ne seront pas dupliquées.

Bien sûr, il vous suffit de vous rendre dans un projet : Paramétrage - Onglet Automatisations et de supprimer l’automatisation souhaitée.

Il est possible d’appliquer (ou de réappliquer) les automatisations paramétrées dans le gabarit sur tous les projets créés à partir de ce gabarit. Exécuter une automatisation - Appliquer une automatisation sur les projets créés à partir d'un gabarit incluant déjà une automatisation

Il n’est pas encore possible d’appliquer en masse une automatisation sur des projets autrement que par les gabarits de projet.

Bien sûr, vous pouvez contacter votre responsable de compte (via Magenta notamment) ou l’équipe d’implémentation de Project Monitor.

S’il existe une erreur de paramétrage dans l’automatisation, celle-ci sera remontée au moment de son exécution dans un projet. Par exemple, je souhaite insérer un gabarit sur mon projet lorsque je valide mon jalon de type cadrage sur mon planning. À l’exécution de l’automatisation, je me rends compte que mon gabarit n’est pas configuré pour de l’insertion via le message d’erreur qui m’est retourné : Erreur à l’exécution de l’automatisation : impossible d’insérer ce gabarit.

Deux solutions :

• vous n’avez pas le droit d’y accéder : contactez votre responsable ou administrateur.
• aucune vue n’a été paramétrée dans le paramétrage du portefeuille : voir Paramétrage

Deux solutions :

• vous n’avez pas le droit d’ajouter un commentaire : contactez votre responsable ou administrateur.
• aucun type d’échange n’a été paramétré dans le modèle de diaporama : voir Modèles de diaporama

Si vous avez sélectionné plus de 300 projets, alors ni le diagramme de Gantt ni le plan de charge ne pourront être affichés.

Les données servant à la simulation sont indépendantes des données “réelles” des projets.

On peut donc faire autant de simulation que souhaité sans aucun risque d'impacter les projets. À l'inverse, il est possible d'actualiser les données du scénario avec des données des projets plus récentes.

Les attributs comme le statut ou la météo se mettent à jour dynamiquement.

Un utilisateur va pouvoir se connecter à l'application, mais s'il n'a pas de ressource associée, il ne pourra pas saisir sa saisie d'activité, être affecté comme ressource à des projets, etc.

On peut dire qu'un utilisateur est une personne connectée, et qu'un utilisateur peut avoir une ressource associée.

La ressource correspond à une entité (physique ou non) mobilisée sur un projet.

Elle porte une charge, c’est-à-dire un nombre de jours à réaliser pour effectuer une activité, un reste à faire de travail.

Le plus souvent, la ressource est associée à un utilisateur (personne connectée) mais cela n’est pas obligatoire.

On peut créer une ressource générique comme *Chef de projet*, qui n'aura pas d'utilisateur associé puisqu'elle pourra correspondre à plusieurs personnes et donc à plusieurs utilisateurs/ressources.

La ressource peut être nommée ou générique.

Le plus souvent, une ressource est équivalente à une personne physique (ressource nommée).

La ressource générique permet une capacité de travail selon un axe choisi (ex : une compétence, une équipe, une ressource externe à l’organisation).

La ressource générique est utilisée lorsque l’identification d’une ressource nommée est impossible ou inutile (ex : en début de projet, le besoin d’intervention d’un expert est connu mais le nom de l’expert n’est pas encore identifié).

La ressource possède un genre qui permet une distinction.

Les ressources peuvent ensuite être triées, affichées, filtrées en fonction du genre. (Exemple de genre de ressource : interne / externe, facturable / non facturable.)

Une ressource générique permet de planifier une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation).

La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile.

En début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié.

Il est possible d’ajouter un attribut dans les écrans ressource du projet. Il apparaît dans l’en-tête du tableau des données ressources.

1. Ajouter un attribut projet (Administration > Paramétrage des champs > Attributs > Projet)
2. Compléter les informations demandées, et définir le thème comme Ressource.
3. Ajouter l’attribut dans un groupe d’attributs projet. Projet
4. Ajouter cet attribut dans un formulaire projet. Vues > Formulaire
5. Ajouter ce formulaire au projet si ce n’est pas déjà le cas Paramétrage - Onglet Affichage
6. Saisir une valeur pour cet attribut ou utiliser la valeur par défaut.

Assurez-vous que vous êtes bien affecté comme ressource sur le projet. Ajouter un utilisateur dans l’équipe projet sert pour les autorisations et non pour les affectations.

Chaque jour, il est attendu une charge d'un jour ou d'un nombre précis d'heures (le nombre d'heures par jour est paramétrable).

Un code couleur est présent sur la liste des feuilles de saisie d'activité :

• rouge : la saisie d'activité est supérieure à la capacité de la ressource
• vert : la saisie d'activité est égale à la capacité de la ressource
• bleu : la saisie d'activité est inférieure à la capacité de la ressource
• sans couleur (gris) : pas de saisie d'activité

Plusieurs raisons sont possibles :

• Elles apparaissent en grisé. Cela est dû à un paramétrage sur la structure de mesure liée à la catégorie des ressources concernées. Structures de mesure
• À la suite d'un libellé projet, une icône verrou peut apparaître. Cela signifie que dans la Synthèse, la saisie a été validée. Jusqu'à ce que le verrou soit levé, la saisie de réalisé ne sera plus possible pour la ressource, peu importe le statut de la feuille.
• Vous ne pouvez pas accéder à leurs saisies car vous n’en avez pas les droits.

• La date de début du lissage du reste à faire global est définie à la date du jour.
• Le reste à faire global est lissé sur la durée de la phase/du projet :
• entre le début de la phase/projet et sa fin,
• ou entre la date de planification et la fin de la phase/du projet, si la date de planification est située après le début de la phase,
• en excluant les jours contenant du réalisé et du reste à faire détaillé manuel et en excluant les jours non travaillés de la ressource Ressources - Onglet Calendrier.
• Le niveau de disponibilité d'une ressource est visible à partir de la date de planification du projet jusqu'à la fin de la phase. Ainsi, en fonction des priorités du projet et de la disponibilité des ressources, le chef de projet peut adapter manuellement leurs interventions en modifiant les valeurs planifiées.

Sur chaque case saisie, un style de police est appliqué, ils correspondent à :

• normal : la planification automatique ou reste à faire détaillé lissé (modifiable)
• gras : la planification manuelle ou reste à faire détaillé manuel (modifiable)
• italique : ce qui a été réalisé, ce qui a été saisi dans Saisies d'activités (non modifiable)

Si vous avez des données en automatique pour votre projet ou ressource, vous pouvez saisir une autre donnée manuellement, elle apparaîtra en gras dans le tableau.

Lors d'une saisie manuelle de 1 sur une journée, alors les saisies automatiques de reste à faire (RAFDL) des autres affectations sur cette journée sont passés à 0.

Lors d’une saisie manuelle de 0 sur une journée, alors le reste à faire détaillé lissé (automatique) ne peut y être ajouté.

Aucune donnée ne sera effacée : toutes les saisies de reste à faire en mode Planification manuelle apparaîtront bien en mode Planification progressive. Cela sera interprété comme du reste à faire détaillé manuel : les données apparaissent en gras.

Aucune donnée ne sera effacée : toutes les saisies de reste à faire en mode Planification progressive apparaîtront bien en mode Planification manuelle. Le reste à faire détaillé manuel apparaît en gras et le reste à faire détaillé lissé (lissage automatique selon la période) apparaît sans mise en forme particulière.

Selon le paramétrage du calendrier (EN-US), le premier jour de la semaine peut varier. Ainsi :

• en affichage semaine, au survol d'une semaine le jour affiché est le dimanche,
• en affichage jour, les semaines commencent le dimanche
• en affichage semaine, seul le dimanche est sélectionnable en date de début et le samedi en date de fin

• Afin de préparer le budget d’un ou plusieurs exercices à venir, ou son actualisation au cours de l’exercice, on peut gérer des plans budgétaires.
• On peut créer plusieurs plans budgétaires.
• On peut construire plusieurs versions d’un plan budgétaire.
• Un plan budgétaire concerne une catégorie de budget.

• La demande budgétaire permet au chef de projet de renseigner des demandes de crédits pour son projet.
• La demande budgétaire autorise la saisie de 3 hypothèses budgétaires : basse, medium, haute.
• Une seule hypothèse peut être validée.
• Une demande budgétaire correspond à une version d’un plan budgétaire.

• Une enveloppe permet de définir un ensemble de moyens financiers alloué pour financer les projets.
• Une enveloppe permet de comparer le montant alloué au montant dépensé et planifié.
• Une enveloppe est rattachée à un périmètre.
• Un projet peut utiliser un budget au nom d’une enveloppe s’il appartient au périmètre de l’enveloppe.

Les pièces financières permettent de détailler le contenu des saisies d’une ligne budgétaire.

Selon son type, une pièce financière alimente une représentation parmi :

• La cible
• L’estimé
• Le réalisé
• L’engagé (pour les budgets publics)
• Le mandaté (pour les budgets publics)
• Le prévisionnel réparti 1
• Le prévisionnel réparti 2
• Le prévisionnel réparti 3

Les pièces financières peuvent provenir d’un logiciel extérieur ou être créées manuellement dans l'application.

Une pièce financière, selon son statut, peut-être bloquée par un utilisateur, donc être non modifiable par la suite.

Dans un budget public, on va suivre :

• L’engagé : l'engagement représente la décision de lancer la dépense à partir des crédits votés.
• Le mandaté : le mandatement, quant à lui, est l'acte administratif par lequel une personne donne l’ordre au comptable de payer, en lui fournissant un mandat de paiement comportant toutes les pièces justificatives de la dépense.

Dans un budget privé, on va suivre du réalisé, du planifié… C’est à définir selon les organisations.

Une fois qu’un axe analytique est créé, il faut se déconnecter puis se reconnecter à l’application pour pouvoir l’associer à un budget.

Il faut également vérifier que l’axe est bien actif et rattaché à une catégorie budgétaire.

Oui, c’est tout à fait possible, il existe par exemple des blocs comme : Derniers échanges créés, Derniers échanges modifiés, Liste des tâches…

Pour savoir comment utiliser son tableau de bord c’est par ici : Utiliser le tableau de bord

Plusieurs raisons possibles :

• Vous n’avez pas le droit de voir toutes les tâches.
• Il y a un filtre appliqué sur la liste des tâches (tâches terminées, tâches qui ne vous sont pas assignées, etc.). Cliquez sur la croix d’un critère de filtre pour voir toutes les tâches.
• La liste est paginée : accédez au bas de l’écran pour voir le reste des tâches en changeant de page.

Plusieurs raisons possibles :

• Le document dépasse la taille maximale autorisée (500 MB par défaut)
• Le type de fichier n’est pas accepté

Seul le créateur de l’enregistrement Datatalk peut en modifier les propriétés.

Plusieurs raisons sont possibles :

• Vous n’avez pas les droits nécessaires. Veuillez contacter votre administrateur.
• Le thème n’est pas activé pour votre plateforme. N’hésitez pas à demander à votre administrateur, et si vous êtes administrateur, à votre responsable de compte Virage.

La revue de la disponibilité des ressources permet d'afficher, via un code couleur, la disponibilité des ressources selon leurs affectations et selon une période.

Voici en détail les couleurs affichées et à quoi elles correspondent :

• Disponibilité invalide

• Disponibilité 100%

• Disponibilité 90%

• Disponibilité 80%

• Disponibilité 70%

• Disponibilité 60%

• Disponibilité 50%

• Disponibilité 40%

• Disponibilité 30%

• Disponibilité 20%

• Disponibilité 10%

• Disponibilité 0%

• Disponibilité dépassée

Si les images ne remontent pas correctement (Exemple : Gantt), essayer de supprimer les images sur le masque de diapositives (Affichage → Masque des diapositives).

Autrement, vérifier le nom des images utilisées comme modèle - Les images doivent être différentes, et avoir des noms différents.

L'outil de vérification de syntaxe peut empêcher les attributs de remonter. Si un attribut est souligné en rouge, faire clic droit → Ignorer et cela devrait fonctionner.

Cet utilisateur technique permet le bon fonctionnement des automatisations sur Project Monitor. Il est nécessaire de ne pas le modifier.

Il ne sera pas possible d’exécuter de processus sur Project Monitor s’il n’existe pas d’utilisateur technique pour les processus

S’il n’existe pas d’utilisateur technique pour les processus, un message d’avertissement s’affichera dans les cartes Workflows et Automatisations

Le premier réflexe à avoir lorsqu’une erreur est remontée à l’exécution d’un processus est d’aller consulter les logs de la plateforme

Il faut s’assurer que l’utilisateur technique pour les processus dispose des bons droits dans un rôle général dans Project Monitor pour effectuer les actions spécifiées dans les fichiers Camunda (création de tâche, application de gabarit, modification d’attribut…)

Il se peut également qu’il manque dans le header des appels aux API l’id de l’utilisateur technique pour les processus (X-PM-API-ID) ainsi que son mot de passe (X-PM-API-PASSWORD)

Il est possible de vérifier la mise à jour de Galilée de deux manières :