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Centre de connaissances Project Monitor v7.7
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Gestion budgétaire
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Pièces financières
Pièces financières

Pièces financières

‣
Table des matières
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Pièce financière Dans une catégorie de budget (devis, note de frais, facture), objet de détail justifiant une dépense.

Les pièces financières permettent de détailler le contenu des saisies d’une ligne budgétaire.

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On retrouve les pièces financières des projets dans Suivi financierSuivi financier

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Selon son type, une pièce financière alimente une représentation parmi :
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Les pièces financières peuvent provenir d’un logiciel extérieur ou être créées manuellement dans l’application. On peut également les importer.

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Avant de créer des pièces financières, il faut créer des Types de pièces financièresTypes de pièces financières

Liste des pièces financières

La liste permet de voir, par défaut, le TypeType, la CatégorieCatégorie, le CodeCode, le LibelléLibellé, la DescriptionDescription, la DateDate, le MontantMontant, le StatutStatut le LibelléLibellé de l'enveloppe liée à la pièce financière, la PhasePhase et le ProjetProjet liés à la pièce financière.

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Droit requis : Consultation d'une pièce financièreConsultation d'une pièce financière

Écran listant les pièces financières de tous les projets
Écran listant les pièces financières de tous les projets

FiltrerFiltrer

image

On peut avoir un filtre Tous les projets ou un filtre qui fonctionne avec des critères.

Ce bouton permet de retrouver facilement les éléments que vous cherchez. Il est possible d’utiliser un filtre déjà enregistré (privé ou public) ou d’utiliser des critères de filtre précis.

🚩
Une fois sélectionné, un filtre reste actif tant qu’il n’est pas désélectionné par l’utilisateur. Lorsque l'on se déconnecte, si un filtre était actif à la déconnexion, il le sera encore à la prochaine connexion.
‣
Il est possible de filtrer cette liste des pièces financières avec de nombreux critères de filtre. Voici la liste des critères par défaut :

Il faut cliquer sur EnregistrerEnregistrer pour appliquer le filtre et sur FermerFermer pour revenir à la liste.

Ajouter

Permet d’ajouter une pièce financière. Pièces financières - Création et modification d'une pièce financièrePièces financières - Création et modification d'une pièce financière

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Droit requis : Création d'une pièce financièreCréation d'une pièce financière

ÉditerÉditer

Permet de modifier une pièce financière.

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Droit requis : Modification d'une pièce financièreModification d'une pièce financière

Retirer la pièce financière du projet

Ce bouton est accessible au survol d'une pièce financière, à droite de celle-ci. En cliquant sur ce bouton, la pièce financière perd son lien avec le projet. Il faut cliquer sur EnregistrerEnregistrer pour valider cette suppression. Si aucun projet n'est lié à la pièce financière, alors ce bouton n'apparaît pas.

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Si la date apparaît en gras, alors sur le calendrier des pièces financières, la date est inscrite comme jour non travaillé. CalendriersCalendriers Il est possible de changer le projet lié à la pièce financière en cliquant sur le projet de la pièce financière en question. Les projets sélectionnables apparaissent dans une liste. Il est possible d'ajouter des Pièce financièrePièce financière à des pièces financières. Si ceux-ci ont coché la case critère de recherche, alors il sera possible de filtrer la liste des pièces financières avec ces attributs.

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Si le statut d’une pièce financière porte le méta-statut Validé, alors il ne sera plus possible de changer le projet lié à la pièce financière depuis la liste.

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La vue Liste des pièces financièresListe des pièces financières est paramétrable pour cet écran.

Modifier en masse

Permet de modifier plusieurs informations sur les pièces financières.

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Droit requis : Modification d'une pièce financièreModification d'une pièce financière

Supprimer en masseSupprimer en masse

Permet de supprimer plusieurs pièces financières à la fois en les sélectionnant.

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Droit requis : Suppression d'une pièce financièreSuppression d'une pièce financière

TrierTrier

Ce bouton permet de trier :

  • en ordre croissant au premier clic (flèche vers le bas)
  • en ordre décroissant au deuxième clic (flèche vers le haut) Un troisième clic sur ce bouton permet d'enlever le tri.

Le tri se réalise sur l'en-tête d'une liste dans l’application : liste des vues, des utilisateurs, des projets...

Purger les pièces financières

Ce bouton est accessible via le Menu contextuelMenu contextuel en haut à droite de la liste, lorsqu'il n'y a pas de pièce financière sélectionnée.

Ce bouton permet de supprimer toutes les pièces financières en une seule fois.

Après la confirmation de la suppression des pièces financières, le message Purge des pièces financières prise en compte - le rapport vous sera adressé par e-mail apparaît.

Si aucune pièce financière n'existe, alors ce bouton n'apparaît pas.

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Droits requis :

  • Suppression d'une pièce financièreSuppression d'une pièce financière
  • Purger les pièces financièresPurger les pièces financières

Consulter le projet

Ce bouton est accessible au survol d'une pièce financière, à droite de celle-ci. En cliquant sur ce bouton, une redirection vers l'onglet Suivi financierSuivi financier du thème Budget du projet liée à la pièce financière est effectuée. Si aucun projet n'est lié à la pièce financière, alors ce bouton n'apparaît pas.

‣
Liste (non exhaustive) des messages d'erreur / d'information

Création et modification d'une pièce financière

Les écrans de création et de modification d’une pièce financière sont similaires.

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Droits requis :

  • Consultation d'une pièce financièreConsultation d'une pièce financière
  • Création d'une pièce financièreCréation d'une pièce financière (création)
  • Modification d'une pièce financièreModification d'une pièce financière (modification)
image
Écran de modification d'une pièce financière
Écran de modification d'une pièce financière

Voici les actions réalisables sur une pièce financière :

Voici les champs retrouvés dans cet écran :

‣
LibelléLibellé
‣
CodeCode
‣
Libellé longLibellé long
‣
DescriptionDescription
‣
StatutStatut
‣
TypeType
‣
ParentParent
‣
CatégorieCatégorie
‣
ProjetProjet
‣
PhasePhase
‣
EnveloppeEnveloppe
‣
DateDate
‣
Numéro de marchéNuméro de marché
‣
Identifiant tiersIdentifiant tiers
‣
Société bénéficiaireSociété bénéficiaire
‣
Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s)
‣
BudgetBudget
‣
DateDate
‣
ValeurValeur
‣
ReprésentationReprésentation
‣
RépartitionRépartition
‣
TotalTotal
‣
EcartEcart

Appliquer

Cette fonctionnalité est utile pour appliquer vos modifications tout en continuant de changer des informations sur cette même page. Ce bouton est disponible lorsque vous modifiez un élément déjà créé.

SupprimerSupprimer

Permet de supprimer une pièce financière.

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Droit requis : Suppression d'une pièce financièreSuppression d'une pièce financière

Attributs

Permet d'accéder à la liste des attributs de pièce financière Pièce financièrePièce financière et de l’ajouter à la pièce financière en cours de création/modification.

EnregistrerEnregistrer

Permet de valider vos modifications. Cela peut vous rediriger vers la page précédente sur certains écrans.

Voir l'historiqueVoir l'historique

Affiche la liste des modifications effectuées sur cette pièce financière, par tous les utilisateurs.

Les actions sont triées de la date la plus récente à la plus ancienne.

Affecter

Ce bouton est grisé lorsque le projet affecté à la pièce financière n'a pas le thème Budget activé, qu'aucun projet ou qu'aucune phase n'a été affecté : aucun budget ne fait partie de la liste. Une fenêtre pop-up s'affiche.

Supprimer un budget

Lorsqu'au moins un budget a été affecté à la pièce financière, il apparaît dans la partie Lignes de la pièce financière. Chaque ligne représente un budget. À droite de cette ligne, un bouton SupprimerSupprimer existe et vous permet de désaffecter ce budget à la pièce financière. (pas de droit de suppression requis)

Pièce-jointe

Fenêtre d'édition d'une pièce jointe attachée à une pièce financière.
Fenêtre d'édition d'une pièce jointe attachée à une pièce financière.

Cette pop-up apparaît lorsque l'on clique sur le bouton Éditer la pièce-jointe du champ Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s) .

On peut donc modifier trois champs qui concernent la pièce-jointe :

  • LibelléLibellé
  • StatutStatut
  • VersionVersion

Ajouter un fichier

Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s) Il est possible d'ajouter un document à cette pièce jointe. Par exemple, si cette pièce jointe a pour libellé "Document 123", vous pourrez charger un fichier .pdf, .html, .docx, .png, .bmp, .gif, .xls, .xlsx, .txt...

Ajouter une pièce jointe

Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet d'ajouter une nouvelle ligne dans la liste des pièces-jointes, et donc d'ajouter un nouveau fichier.

🚨

Une taille maximum est imposée pour une question de sécurité : 10Mo pour chaque document ajouté. Message d'erreur alors affiché : Le fichier "XXX.xxx" (x GB) dépasse la taille maximum autorisée (10.00 MB) DD/MM/AA HH:MM. C’est un paramétrage en configuration serveur, par défaut : 10Mo.

Supprimer la pièce-jointe

Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet de supprimer instantanément la pièce-jointe.

Éditer la pièce-jointe

Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s)Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet de changer des informations sur la pièce-jointe déjà ajoutée.

Cette fenêtre apparaît alors :

Fenêtre d'édition d'une pièce jointe.
Fenêtre d'édition d'une pièce jointe.

On peut donc modifier trois champs qui concernent la pièce-jointe :

  • LibelléLibellé
  • StatutStatut
  • VersionVersion
‣
Liste (non exhaustive) des messages d'erreur / d'information

Modifier en masse des pièces financières

Formulaire de modification en masse de deux pièces financières
Formulaire de modification en masse de deux pièces financières

Il est possible de modifier plusieurs pièces financières en même temps en sélectionnant plusieurs pièces financières et en cliquant sur Modifier en masse.

Seuls le ProjetProjet et le StatutStatut sont modifiables.

Il faut cliquer sur EnregistrerEnregistrer pour appliquer la modification en masse et revenir sur Pièces financières - Liste des pièces financièresPièces financières - Liste des pièces financières

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Droits requis :

  • Consultation d'une pièce financièreConsultation d'une pièce financière
  • Modification d'une pièce financièreModification d'une pièce financière
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