Project Monitor peut vous aider à gérer les demandes de projet.

Voici plusieurs étapes pour réussir votre gestion des demandes :

• 1. Qui peut créer des demandes sur ma plateforme ?
• 2. Comment créer un gabarit de projet pour faciliter la gestion des demandes ?
• 3. Comment créer un projet via un gabarit ?
• 4. Comment obtenir plus de données (fiables) sur une demande ?
• 5. Comment comparer les demandes de projet et les insérer dans un portefeuille de projets ?

Ces étapes sont à prendre en compte en fonction de votre organisation, certaines sont peut-être déjà réalisées.

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Regarder la Masterclass : Comment gérer les demandes projet avec Project Monitor ?

Comment gérer les demandes projet avec Project Monitor ? - Magenta

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1. Qui peut créer des demandes sur ma plateforme ?

Les demandes peuvent arriver de multiples canaux : de façon automatisée via des API, mais aussi de façon manuelle (e-mail envoyé au PMO, demandes évoquées à la pause café, échanges dans Project Monitor...). Project Monitor devient la boîte aux lettres des demandes, pour faciliter la vie du PMO et de tous les intervenants projet.

Un chef de projet ou un administrateur peut créer un projet sur la plateforme, et désormais, un contributeur peut émettre des demandes de projet.

Deux nouveaux rôles qui lui seront assigné lui permettront de créer un projet uniquement via un gabarit.

1. Cliquer sur le menu principal.
2. Cliquer Administration > Gestion des utilisateurs > Rôles.
3. Créer un nouveau rôle, qui sera général et/ou hiérarchique.
4. Assigner seulement ces deux droits au rôle :
• Création d'un projet via un gabarit
• Utilisation de gabarits dans les projets
5. Créer un nouveau rôle et cocher la case rôle projet.
6. Cocher ces droits uniquement pour ce rôle :
• Consultation des attributs dans le projet
• Mise à jour des attributs dans le projet
• Consultation des formulaires dans les projets
• Consultation d'un projet auquel l'utilisateur est affecté
7. Affecter ces deux rôles aux utilisateurs concernés.

2. Comment créer un gabarit de projet pour faciliter la gestion des demandes ?

Dans ce gabarit, vous pourrez hériter d'abaques types, comme :

• des formulaires avec des attributs à remplir...
• un planning,
• des ressources,
• des éléments budgétaires,
• des risques,
• des tâches,
• des échanges.

Ensuite, il faut créer un gabarit dédié, qui sera rattaché au même niveau hiérarchique que celui d'acquisition du droit.

1. Cliquer sur le menu principal.
2. Cliquer sur Administration > Gabarits > Projet.
3. Cliquer sur Créer.
4. Ajouter un libellé, une description...
5. Cliquer sur Enregistrer.
6. Compléter les informations qui seront copiées à la création d'un projet à partir de ce gabarit.

3. Comment créer un projet via un gabarit ?

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Chaque manière de créer un projet est liée à un droit spécifique. Contacter votre administrateur si besoin. Le droit Création d'un projet via un gabarit monte en niveau de licence Contributeur : il permet de créer un projet depuis un gabarit en tant que Demandeur.

La création se fait depuis la liste des projets, thème Projets.

1. Aller dans la liste des projets.
2. Cliquer sur Nouveau.

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La fenêtre de création s'affiche, sur le premier écran "Mode de création".

3. Sélectionner le mode de création À partir d’un gabarit.
4. Choisir le gabarit depuis lequel vous souhaitez créer votre projet.
5. Cliquer sur Suivant.
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Le formulaire de création du projet s’affiche avec l’ensemble des propriétés et caractéristiques nécessaires. Vous pouvez à tout moment annuler la création en cliquant sur le bouton Annuler la création.

6. Renseigner à minima les éléments marqués d’une astérisque rouge* (obligatoire), les autres éléments étant facultatifs.
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S’il manque des propriétés ou attributs, le bouton validant la création du projet restera grisé. Dans un gabarit projet, un champ en multi sélection Créateur en tant que propose les rôles projet paramétrés sur la plateforme. Le créateur figurera dans l’équipe du paramétrage projet avec les rôles sélectionnés.
7. Cliquer sur Créer et Enregistrer pour valider la création.

4. Comment obtenir plus de données (fiables) sur une demande ?

Cette demande créée sera peut-être à étudier davantage. Pour cela, il faut que votre demande comporte plus de données.

Cette instruction se voit objective, complète et fiable.

Pour ajouter plus d'éléments, vous pourrez réappliquer un gabarit à votre projet pour hériter d'autres formulaires ou abaques.

1. Cliquer sur le projet concerné.
2. Cliquer sur Paramétrage.
3. Cliquer sur Gabarits.
4. Cliquer sur Insérer le contenu du gabarit.
5. Choisir le gabarit souhaité dans le champ En s'appuyant sur le gabarit.

5. Comment comparer les demandes de projet et les insérer dans un portefeuille de projets ?

Project Monitor, grâce aux scénarios de portefeuille, va permettre de confronter les contraintes de votre organisation, aux projets déjà lancés et aux demandes de projet.

Réaliser des scénarios de portefeuilles