Paramétrer une automatisation

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Table des matières

Présentation des automatisations

Automatisation

Les automatisations permettent d'automatiser des actions répétitives ou inutiles dans l'application.

Elles peuvent être configurées dans un projet ou un gabarit de projet et affectent des aspects comme le planning, les tâches ou les échanges.

Une automatisation est définie par un événement déclencheur qui permettra d’exécuter une automatisation sur un ou plusieurs projets.

La liste des automatisations n’est pas modifiable. Vous pouvez visualiser la schématisation d’une automatisation en cliquant sur son code.

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Droits requis :

Pour consulter les automatisations disponibles sur la plateforme Administration > Automatisations :

Consulter les processus d’automatisation de la plateforme

Pour ajouter des automatisations dans un gabarit projet Projet - Onglet Automatisations :

Pour ajouter des automatisations dans un projet Paramétrage - Onglet Automatisations :

Automatisation - Schéma “Appliquer un gabarit’

Ajouter une automatisation dans un gabarit de projet ou un projet

Voici les étapes à suivre pour paramétrer des automatisations dans un gabarit de projet ou un projet dans Project Monitor :

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Une automatisation ne pourra pas être ajoutée s’il existe déjà une automatisation avec exactement le même paramétrage.

Se rendre dans un gabarit de projet Projet - Onglet Automatisations ou un projet Paramétrage - Onglet Automatisations.
Cliquer sur Ajouter. Une fenêtre pop-in s’affiche pour paramétrer l’automatisation.
Sélectionner l’automatisation que vous souhaitez paramétrer parmi la liste proposée.
Choisir l’objet concerné par le processus. Paramétrer une automatisation - Paramétrage selon les automatisations.

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La liste des “objets uniques” affiche uniquement les objets que vous avez le droit de voir. Si par exemple un gabarit est rattaché à un autre niveau hiérarchique que vous, vous ne pourrez pas le voir dans la liste.

Sélectionner le type de déclencheur parmi la liste proposée Paramétrer une automatisation - Paramétrage selon les automatisations
Sélectionner le statut du type de déclencheur ou l’attribut pour indiquer quand l’automatisation s’exécutera Paramétrer une automatisation - Paramétrage selon les automatisations
Les déclencheurs Statut tâche, Statut phase et Statut jalon permettent de sélectionner le type de tâche, phase ou jalon sur lequel déclencher l’automatisation.
Cliquer sur Enregistrer.

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L’automatisation est paramétrée sur votre gabarit de projet ou projet.

Gabarit de projet - Paramétrage - Onglet Automatisations

Exemple de paramétrage : Le gabarit Budget sera appliqué sur ce projet lorsque le statut projet sera À débuter.

Paramétrage selon les automatisations

Le champ Code variable est en lecture seule : une fois le champ Objet unique choisi, Project Monitor vous indiquera à quel code cela fait référence.

Automatisation	Objet unique	Objet déclencheur	Statut déclencheur ou Attribut	Filtre sur objet ou valeur d’attribut	Description	Déclencher sur le dernier élément
Appliquer un gabarit	Administration > Paramétrage des modèles > `Gabarits` > Code d’un gabarit de projet Projet	Aucun statut (manuel) Statut projet Statut document Statut tâche Statut phase Statut jalon Valeur d’attribut	Statut projet : liste des statuts projets Statut document : liste des statuts documents Statut tâche : liste des statuts de tâches Statut phase : liste des statuts de phases Statut jalon : case à cocher “Fait” Valeur d’attribut : liste des attributs projet de type liste	Statut projet : / Statut document : / Statut tâche : type de tâche Statut phase : type de phase ou jalon Statut jalon : type de phase ou jalon Valeur d’attribut : liste des valeurs selon l’attribut choisi	Ajoute les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet : - Rattachements - Rôles - Thèmes - Formulaires - Attributs - Planning - Ressources - Rapports - Budgets - Automatisations Remplace les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet : - Logo - Fiche de synthèse - Modèle de tableau de bord - Entête projet - Workflow Ne permet pas de retirer des éléments du projet par rapport au gabarit appliqué. Par exemple, si le thème ressources est activé et valorisé dans un projet, à l’application d’un gabarit qui ne dispose pas du thème ressources activé, celui-ci restera activé dans le projet après l’application du gabarit. Si le gabarit actuel du projet est appliqué une nouvelle fois, les informations ne seront pas dupliquées.	Non disponible
Clôturer les tâches enfants à la clôture de la tâche parente	Administration > Paramétrage des champs > Listes > `Statut tâche` > Code d’un statut de tâche Listes (au méta statut terminé)	Statut tâche	Statut tâche : liste des statuts de tâches (au méta-statut terminé)	Type de tâche : tous types ou un type en particulier	Permet de lier les statuts des tâches parentes aux tâches enfants. Par exemple, si une tâche parente est clôturée, alors toutes les tâches enfants seront aussi au statut terminé.	L'automatisation sera exécutée lorsque le dernier élément du type déclencheur paramétré (phase, jalon, tâche ou document) du projet sera à la valeur déclencheur
Insérer un gabarit	Administration > Paramétrage des modèles > `Gabarits` > Code d’un gabarit de projet Projet	Aucun statut (manuel) Statut projet Statut document Statut tâche Statut phase Statut jalon Valeur d’attribut	Statut projet : liste des statuts projets Statut document : liste des statuts documents Statut tâche : liste des statuts de tâches Statut phase : liste des statuts de phases Statut jalon : case à cocher “Fait” Valeur d’attribut : liste des attributs projet de type liste	Statut projet : / Statut document : / Statut tâche : type de tâche Statut phase : type de phase ou jalon Statut jalon : type de phase ou jalon Valeur d’attribut : liste des valeurs selon l’attribut choisi	Ajoute les éléments suivants du gabarit sélectionné sur le projet : - Rattachements - Rôles - Thèmes - Formulaires - Attributs - Planning - Ressources - Rapports - Budgets - Automatisations Ne permet pas de retirer des éléments du projet par rapport au gabarit inséré.	Non disponible
Modifier le statut des tâches au changement du statut de phase/jalon	Administration > Paramétrage des champs > Listes > `Statut tâche` > Code d’un statut de tâche Listes	Statut phase Statut jalon	Statut phase : liste des statuts de phases Statut jalon : case à cocher “Fait”	Statut phase : type de phase ou jalon Statut jalon : type de phase ou jalon	À la modification du statut d'un élément de planning (phase ou jalon), toutes ses tâches associées doivent changer de statut en fonction de ce qui a été paramétré dans l’automatisation. L’automatisation peut se déclencher sur un certain type de phase ou de jalon (par exemple un jalon de type Cadrage). S’il n’existe pas de tâche liée à la phase ou au jalon modifié, alors l’automatisation ne se déclenche pas.	L'automatisation sera exécutée lorsque le dernier élément du type déclencheur paramétré (phase, jalon, tâche ou document) du projet sera à la valeur déclencheur. Par exemple, lorsque le dernier jalon du projet qui a une tâche en dépendance sera “Fait”, alors les tâches associées passeront au statut Terminé.
Modifier le statut projet	Administration > Paramétrage des champs > `Listes` > `Statut projet` > Code d’un statut de projet Listes	Aucun statut (manuel) Statut tâche Statut phase Statut jalon Valeur d’attribut Statut document	Statut tâche : liste des statuts de tâches Statut phase : liste des statuts de phases Statut jalon : case à cocher “Fait” Valeur d’attribut : liste des attributs projet de type liste Statut document : liste des statuts documents	Statut tâche : type de tâche Statut phase : type de phase ou jalon Statut jalon : type de phase ou jalon Valeur d’attribut : liste des valeurs selon l’attribut choisi Statut document : /	Modifie l’attribut technique « Statut » du projet par une valeur de la liste « Statut projet ».	Non disponible
Modification du statut de la tâche parente	Administration > Paramétrage des champs > Listes > `Statut tâche` > Code d’un statut de tâche Listes	Statut tâche	Statut tâche : liste des statuts de tâches	Type de tâche : tous types ou un type en particulier	Permet de lier les statuts des tâches enfants aux tâches parentes. Par exemple, si une tâche enfant passe au statut en cours, alors la tâche parente passe automatiquement à en cours ou à un autre statut de votre choix.	L'automatisation sera exécutée lorsque le dernier élément du type déclencheur paramétré (phase, jalon, tâche ou document) du projet sera à la valeur déclencheur
Modifier le statut de la phase/jalon au changement du statut de tâche	Administration > Paramétrage des champs > Listes > `Statut phase ou jalon` > Code d’un statut de phase ou jalon Listes	Statut tâche	Liste des statuts de tâche	Type de tâche : tous types ou un type en particulier	À la modification du statut d'une tâche, tous les éléments de planning associés doivent changer de statut en fonction de ce qui a été paramétré dans l’automatisation. L’automatisation peut se déclencher sur un certain type de tâche (par exemple une tâche de type Technique). S’il n’existe pas de phase/jalon lié à la tâche, lors du passage de la tâche au statut déclencheur, l’automatisation ne se déclenche pas. S'il existe plusieurs tâches liées à un élément de planning, alors l’automatisation se déclenche lorsque la dernière tâche liée à une même phase ou un même jalon passe au statut déclencheur.	L'automatisation sera exécutée lorsque le dernier élément du type déclencheur paramétré (phase, jalon, tâche ou document) du projet sera à la valeur déclencheur Par exemple, lorsque la dernière tâche du projet qui a une phase en dépendance sera terminée, alors les phases associées passeront aussi au statut Terminé.