Illustration des concepts d’une hiérarchie

Création d’une hiérarchie par fichier

Cliquer sur Menu principal > Administration, Administration des données > Imports > Attributs, risques et hiérarchies.

La création d’une hiérarchie par import de fichier permet de créer :

• Les libellés, codes et descriptions des niveaux
• Les libellés, codes et descriptions des valeurs de niveau

Les paramètres du niveau et les caractéristiques complémentaires des niveaux devront être ajustés directement à l’aide de l’interface.

Règle et formalisme du fichier

La structure du fichier doit être la suivante :

• Les données doivent figurer sur le premier onglet
• La première ligne définit les intitulés des informations importées ou exportées sur les niveaux et valeurs de niveau. Le libellé de ces colonnes doit être défini dans l’administration des libellés. Par défaut on a : Libelle_VN, Code_VN, Description_VN
• La deuxième ligne définit les libellés, codes et descriptions des niveaux
• Les lignes suivantes définissent l’arborescence des valeurs de niveau
• Il faut reprendre l’ensemble des parents pour chaque valeur de niveau filles sur chaque ligne.
• Il ne faut pas de ligne vide.

Limitations

Le mécanisme d’import ne permet pas de mise à jour des codes de hiérarchie ou des codes de niveau de hiérarchie.

Sur l’exemple, on ne peut pas créer une valeur de niveau sous « EUROPE » par import.

Si la liste des niveaux ne correspond pas au contenu de la hiérarchie : message d'erreur

Conseil / Mode opératoire

Nous vous conseillons de procéder comme suit pour la réalisation d’un import :

1. Création dans Project Monitor de la hiérarchie et de ses propriétés
2. Création dans Project Monitor des niveaux et de leurs propriétés
3. Exporter au format Excel® la structure de la hiérarchie
4. Compléter le fichier obtenu avec les différentes valeurs de niveaux souhaitées
5. Importer le fichier modifié
6. Si nécessaire, mettre à jour le détail des valeurs de niveau (code, logo, description)

Modification d’une hiérarchie par fichier

La modification d’une hiérarchie par import de fichier permet de modifier les libellés et descriptions des valeurs de niveau.

L’unicité du code est le point d’entrée :

• Lecture d’un code existant : modification si le fichier contient un libellé ou une description différente,
• Lecture d’un code inexistant : création d’un nouveau niveau.

💡

Exemple :

Les lignes suivantes contiennent les valeurs des différents niveaux

• Lecture B9 : code connu → la hiérarchie sera modifiée à cette valeur de niveau ou plus bas.
• Comparaison des champs et modification si delta
• Lecture E9 : code connu → la hiérarchie sera modifiée à cette valeur de niveau ou plus bas.
• Lecture K9 : nouveau code → cette valeur de niveau de la hiérarchie sera ajoutée.

curl -X GET -H X-PM-LOGIN  // Login de l'utilisateur //
-H X-PM-PASSWORD:admin "http://localhost:8888/MonitorMakerWeb/api/auth/jwt/token" // Adresse du serveur //

Étape 2 : Lancer l’import de hiérarchies

curl POST X-PM-LOGIN: // Login de l'utilisateur //
-H Authorization: // Autorisation token //
-H Accept:application/json 
-F attachment=@D:/projectmonitor/temp/Hierarchies.xls // Chemin du fichier à importer //
"http://localhost:8888/MonitorMakerWeb/api/import/IMPORT_HIERARCHIE" // Adresse du WebService import des hiérarchies //

Tous les niveaux décrits dans le fichier sont importés même s'ils n'ont pas de valeur de niveau associée.

Si le niveau existe déjà (recherche par code), alors le reste des informations du fichier est ignoré (pas de mise à jour des libellés).

Erreurs bloquantes :

• format d'entête incorrect
• hiérarchie inexistante
• ligne des niveaux incorrecte

Erreur non bloquante :

• erreur sur une ligne de description de valeur de niveau (la ligne entière n'est pas importée)

L’import de mesure n’est disponible que pour de la création de mesure. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

Le fichier en import possède au minimum les 6 colonnes détaillées dans le tableau.

Cliquer sur Menu principal > Administration, Administration des données > Imports > Attributs, risques et hiérarchies.

Cet import fonctionne aussi pour les indicateurs : le format attendu est identique.

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que la mesure est rattachée

Principe

L’import des utilisateurs n’est disponible que pour de la création des utilisateurs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

Les 4 premières colonnes sont obligatoires. Les colonnes doivent être ordonnées comme dans le tableau :

Dans l'écran d'import des utilisateurs

1. Remplir les champs communs à tous les utilisateurs importés.
2. Cliquer sur Importer un fichier .ldif .xls ou .csv en haut à droite.
3. Sélectionner le fichier.

La liste "utilisateurs en cours d'import" se remplit, un tooltip détaille les erreurs.

4. Cliquer sur Enregistrer pour déclencher l'import des utilisateurs de la liste.

Erreurs pouvant être rencontrées

• Ce login est déjà utilisé
• Le login ne peut contenir que des lettres et des chiffres (les caractères suivants inclus : '_','-','.','@').
• L’e-mail doit être sous la forme chaîne@serveur.extension
• Le mot de passe est obligatoire
• Contactez Virage Group pour acquérir des licences supplémentaires

Principe

L’import des attributs n’est disponible que pour de la création des attributs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des attributs par le biais de cet import.

1. Cliquer sur Menu principal > Administration, Administration des données > Imports > Attributs, risques et hiérarchies.
2. Cliquer sur le bouton Ajouter un fichier ou glisser déposer le fichier pour charger le fichier contenant les attributs à importer,
3. Cliquer sur le bouton Importer pour démarrer l’import.

Lors de l’import, les attributs en erreur ne sont pas importés et un message d’erreur apparaît dans le rapport d’import.

Erreurs pouvant être rencontrées

• Un des champs obligatoires non renseigné
• Code projet avec des caractères non autorisés
• Groupe ou formulaire non créé
• Liste non créée pour un attribut liste
• Pour un attribut calculé, contrôle sur format de l’attribut. Doit être numérique.
• Si formule avec des attributs autres format que ceux acceptés
• Critère de rupture coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.
• Critère de recherche coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.
• Critère de recherche rapide coché sur un attribut dont le format ne le permet pas.

Liste des champs

2.1 Principe de création de projet

La création de projet peut se faire soit par :

• L’interface de l’application (cas mono projet)
• Un import de fichier Excel (XLS, XLSX) (cas multiprojets)
• Les webservices (cas mono ou multiprojets)

Dans le cas de la création par interface, on crée projet par projet. Les modes opératoires peuvent être :

• Création à partir d’une structure vierge
• Duplication d’un projet existant
• Création à partir d’un modèle (ou gabarit) de projet : saisir le code de l’attribut technique gabarit du projet
• Import MS Project

Dans le cas d’une création avec Excel® (format .xls), on peut créer de 1 à N projets en un seul import.

Méthode

Il existe 2 possibilités afin d’importer des projets dans Project Monitor :

• Manuelle : en passant par les commandes en tâche de fond
• Par webservice en tâche planifiée : utilisation de curl

L’utilisation de l’une ou l’autre méthode dépend essentiellement de l’objectif recherché et de sa fréquence :

• Création/Modification ponctuelle à Manuelle
• Modification hebdomadaire voire quotidienne à cURL / Voir Mémo Webservices - /projets : création ou modification

L’import manuel se réalise dans Administration > Administration des données > Imports > Projets.

Pour suivre l’avancement :Administration >Paramétrage avancé > Configuration technique > Commandes en tâches de fond une commande en tâche de fond

Contraintes

Colonne	Description	Règle
Code Projet*	Code d’identification du projet Type de colonne texte	• Valeur obligatoire • Un code est unique. • Il ne doit comporter que des chiffres des lettres ou des «- » « _ » « / »
Libellé Projet*	Libellé du projet à l’affichage	• Valeur obligatoire • Un libellé est unique • Le libellé n’est pas modifiable.
Chef de projet	Identification du chef de projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Saisir le login de l’utilisateur • Un chef de projet doit être nécessairement un compte utilisateur • Modifiable si valeur différente
Statut	Statut du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé) • La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import • Modifiable si valeur différente
Date de début	Date de début du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Ne peut pas être postérieure à la date de fin • Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa
Date de fin	Date de fin du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Ne peut pas être antérieure à la date de début • Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa
Description	Description du projet	• Facultatif • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description) • Champ de texte libre sans mise en forme
Code Projet père	Code d’identification du projet père Type de colonne texte	• Valeur obligatoire en création si projet enfant • Code Projet correspondant à un projet déjà créé • Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description)

Avec planification progressive

Une colonne est à ajouter en dernière position pour saisir une date de début de lissage du reste à faire.

Règles particulières :

• Une ligne par rattachement par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des rattachements est réinitialisé. Cela signifie que les valeurs qui auraient été modifiées dans l’application sont effacées au profit de celles mentionnées dans le fichier d’import.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Hiérarchie*	Permet d’indiquer que le projet est rattaché à une hiérarchie donnée.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie
Niveau*	Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée. Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application
Valeur de niveau*	Permet d’indiquer la valeur auquel on rattache le projet.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor au moment de l’import

Règles particulières :

• Une ligne par utilisateur et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des affectations est réinitialisé. Cela signifie que les utilisateurs qui auraient été modifiés dans l’application sont effacés au profit de ceux mentionnés dans le fichier d’import.

CAS PARTICULIER DU MODE « DIFF »

Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe « DIFF » à l’onglet « EQU » (ex de nommage onglet : EQU_import_DIFF).

En mode DIFF :

• L’ensemble des utilisateurs n’est pas réinitialisé par défaut.
• Si une ligne stipule uniquement le code du rôle alors tous les rattachements utilisateurs sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle)
• Si une ligne stipule le code du rôle et le code de l’utilisateur, il est ajouté à ceux déjà existants.

Règles particulières :

• Une ligne par attribut et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• Il n’est pas possible d’importer un attribut technique.

Règles particulières :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des phases et des jalons du projet
• Une ligne par objet du planning et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• La présence de l’onglet planning active le module planning sur le projet.
• Lors de la création d’une phase il faut sa durée soit obligatoirement supérieure ou égale à 1 jour.

*Les valeurs attendues pour le < code type dépendance > sont :

• « FD » correspondant au type « Fin-Début »
• « DD » correspondant au type « Début-Début »
• « FF » correspondant au type « Fin-Fin »
• « DF » correspondant au type « Début-Fin »
• La valeur de ce code est requise uniquement si un code projet est aussi renseigné.
• Si aucune valeur n’est renseignée alors la valeur par défaut est « FD ».
• Voici quelques exemples :

• Voici quelques exemples incorrects :

N.B. : Project Monitor ne contrôle pas lors de l’import le respect des liens de dépendances

Règles particulières :

• N lignes par indicateur et par projet. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet (cas notamment des indicateurs sans phase).
• La présence de l’onglet indicateur active ce module sur le projet.
• Si nous importons les onglets "IND-" et "IND-PLAN" (dans cet ordre précis) alors les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-" seront écrasées par les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN". Donc dans le cadre de cet import les colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-" n'ont pas besoin d'être renseignées.
• Si nous importons les onglets ""IND-PLAN" et "IND-" (dans cet ordre précis) alors les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN" seront écrasées par les valeurs des colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-". Donc dans le cadre de cet import les colonnes "référence" et "cible finale" de "IND-PLAN" n'ont pas besoin d'être renseignées.

Règles particulières :

• N lignes par indicateur et par projet. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet (cas notamment des indicateurs sans phase).

Règles particulières :

• n lignes par budget et par projet. Chaque ligne de budget présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet (cas notamment des budgets sans phase).
• La présence de l’onglet budget active ce module sur le projet.

Règles particulières :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des tâches du projet
• Une ligne par tâche et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé
• La présence de l’onglet tâche active le module planning sur le projet

L’import budget n’est disponible que pour de la création des mesures budget. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que le budget est rattaché.

L’import des factures fonctionne sur les projets dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée.

Création ou modification réalisée en fonction de l’existence de la facture suivant son code.

L’import des devis fonctionne sur les projets dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée.

Création ou modification réalisée en fonction de l’existence du devis suivant son code.

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace sur les enveloppes : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’enveloppes.

En ce qui concerne les budgets des enveloppes, si des budgets ne sont pas spécifiés dans l’import, ces budgets sont supprimés de l’enveloppe concernée après import : l’ordre de suppression concerne uniquement l’objet enveloppe.

L’ordre annuleEtRemplace concerne l’objet enveloppe : il n’y a aucune destruction d’enveloppe sans demande par import. Par contre, les données contenues dans l’enveloppe non spécifiées par l’import se font éjecter : l’annuleEtRemplace a donc lieu sur le contenu de l’enveloppe mais pas sur la liste des enveloppes.

Si la pièce financière n’existe pas :

• Elle est créée automatiquement.
• L’affectation au projet ou à la phase se fait automatiquement à l’import
• Dans le cas de l’import d’une pièce financière répartie,
• La répartition affichée dans la pièce financière est toujours « manuelle » même si le mode de répartition est différent dans la catégorie budget.

Si la pièce financière ne concerne aucun projet :

• S’il n’y a pas de code projet dans l’import, alors les pièces financières sont créées sans projet et apparaissent dans le thème budget sans projet (Gestion budgétaire > Pièces financières > Filtre = Sans projet).
• Si la pièce financière a un code projet erroné, elle n’est pas créée.

Si une mesure n’a pas été affectée au sein du projet et qu’elle est présente dans le fichier d’import, l’affectation est réalisée automatiquement. Si des valeurs de représentation (ex : la cible) ne sont pas précisées dans le fichier d’import, la valeur est par défaut à « 0 » (zéro).

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’affectations des budgets aux phases.

Le fichier en import possède au minimum les 18 colonnes détaillées sur la page suivante.

Si lors de l’import la ligne n’a pas la même répartition que celle précisée par l’import, une erreur est sortie et la ligne est ignorée par l’import.

Un import de demande budgétaire peut mettre à jour des demandes déjà créées sur votre plateforme.

Cas d’erreurs :

• SI : le plan budgétaire n'a pas de mesure budgétaire affecté et nous renseignons le code budget A dans le fichier d'import
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché : Les montants sont intégrés au code budget A dans le demandé du projet
• SI : le plan budgétaire a une mesure budgétaire affecté A et nous renseignons le code budget B dans le fichier d'import.
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché : Le plan budgétaire ne contient pas le budget de code : B – ERROR
• SI : le plan budgétaire a une mesure budgétaire affecté A et nous renseignons le code budget B dans le fichier d'import et que la mesure budgétaire B n'est pas affectée au projet.
• ALORS le message d'erreur suivant est affiché : Pas de budget affecté au projet. Code ressource lue : B, phase : _PROJET_ - ERROR

L’import des ressources n’est disponible que pour de la création de ressource. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

(*) : On répète ces 3 dernières colonnes autant de fois que la ressource est rattachée

L’import de la saisie d’activité fonctionne sur les projets dont le module ressource est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée. Il faut aussi que les ressources soient présentes dans le projet. Le projet doit aussi être commencé.

Enfin pour que l’import puisse fonctionner il faut :

• Aller dans la structure de mesure de la ressource Structures de mesure
• Vérifier que la valeur du champ Structures de mesure - ‣ est Saisie d'activité à la journée

L’import de reste à faire fonctionne sur les projets dont le module ressource est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée. Il faut aussi que les ressources soient présentes dans le projet. Le projet doit aussi être commencé.