Import — Projets par fichier Excel

Mémo Import

La création de projet peut se faire soit par :

L’interface de l’application (cas mono projet)
Un import de fichier Excel (XLS, XLSX) (cas multiprojets)
Les webservices (cas mono ou multiprojets)

Dans le cas de la création par interface, on crée projet par projet. Les modes opératoires peuvent être :

Création à partir d’une structure vierge
Duplication d’un projet existant
Création à partir d’un modèle (ou gabarit) de projet : saisir le code de l’attribut technique gabarit du projet
Import MS Project

Dans le cas d’une création avec Excel® (format .xls), on peut créer de 1 à N projets en un seul import.

Méthode

Il existe 2 possibilités afin d’importer des projets dans Project Monitor :

Manuelle : en passant par les commandes en tâche de fond
Par webservice en tâche planifiée : utilisation de curl

L’utilisation de l’une ou l’autre méthode dépend essentiellement de l’objectif recherché et de sa fréquence :

Création/Modification ponctuelle à Manuelle
Modification hebdomadaire voire quotidienne à cURL / Voir Mémo Webservices - /projets : création ou modification

L’import manuel se réalise dans Administration > Administration des données > Imports > Projets.

Pour suivre l’avancement :Administration >Paramétrage avancé > Configuration technique > Commandes en tâches de fond une commande en tâche de fond

‣

Modèles d’import à télécharger

Contraintes

🚦

Droit requis :

Synchroniser les projets

📃

Format de fichier accepté :

.xls
.xlsx

🚨

Il est impossible de créer des projets par import si le paramétrage génère des codes automatiques. Configuration globale - ‣ Un message d'erreur sera affiché : “ERROR - L'import projet n'est pas possible sur une plateforme configurée en génération automatique de codes projet”

Si votre import est réalisé en mode manuel, alors il vous est possible de suspendre ce paramétrage afin de permettre l’import.

Mémo Import - 2.2 La création de projet par fichier Excel®

Le fichier d’import Excel® permet la création des éléments d’identification du projet, leur structure, les objets des thèmes planning, ressource, budget, indicateur. Il permet d’initier les valeurs sur :

L’identité (libellé, description, date de début / fin, CP, …)
Le rattachement dans les hiérarchies
Les différentes valeurs pour les différents champs attributs
Les équipes projet
Les phases et jalons du projet
Les indicateurs avec leurs valeurs
Les budgets avec leurs valeurs – pour des imports budgets avancés (enveloppe, pièce financière, …) voir les chapitres dédiés (import enveloppe ; import pièce financière ; synchronisation budget).
Les ressources du projet avec leur valeurs – pour des imports avancés, voir les chapitres dédiés (import saisie activité ; import planifié ; import des ressources).

Les dates dans le fichier Excel® doivent être sous la forme jj/mm/aaaa indépendamment de la langue de l’utilisateur. Pour ce faire le format de cellule doit être de type date et de paramètre régional France.

Les paramètres ou informations complémentaires seront réalisés directement à l’aide de l’interface. (Ex : vue associée, logo, fichiers, …)

Structure du fichier Excel® d’import de projets

La structure du fichier Excel® doit être la suivante :

La première ligne des feuilles Excel® désigne le nom des colonnes. Elle n’est pas importée.
Un onglet par typologie de donnée (identification / rattachement hiérarchique / attribut)
Les libellés d’onglet doivent prendre le formalisme suivant :

Le nom de l’onglet pour l’identification doit être préfixé par PRJ- - Cet onglet est obligatoire.
Le nom de l’onglet pour le rattachement doit être préfixé par RAT-

Pour une utilisation en mise à jour préfixe RAT- suffixe -DIFF

Le nom de l’onglet pour l’équipe doit être préfixé par EQU-

Pour une utilisation en mise à jour préfixe EQU- suffixe -DIFF

Le nom de l’onglet pour les valeurs des attributs doit être préfixé par ATT-
Le nom de l’onglet pour le planning doit être préfixé par PLA-
Le nom de l’onglet pour les budgets doit être préfixé par BUD-
Le nom de l’onglet pour les ressources doit être préfixé par RES-
Le nom de l’onglet pour les indicateurs doit être préfixé par IND-
Le nom de l’onglet pour le planifié réparti des indicateurs doit être préfixé par IND-PLAN.
Le nom de l’onglet pour les tâches associées au projet doit être préfixé par TAC-.

Il ne faut pas de ligne vide

Mémo Import - 2.3 Structure du fichier Excel®

2.3.1 Détail de l’onglet IDENTIFICATION

Règles particulières :

Une ligne par projet
Il est possible de modifier un projet. Dans ce cas, il doit être identifié obligatoirement par son code.

Sans planification progressive

Colonne	Description	Règle
Code Projet\*	Code d’identification du projet Type de colonne texte	• Valeur obligatoire • Un code est unique. • Il ne doit comporter que des chiffres des lettres ou des «- » « _ » « / »
Libellé Projet\*	Libellé du projet à l’affichage	• Valeur obligatoire • Un libellé est unique • Le libellé n’est pas modifiable.
Chef de projet	Identification du chef de projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Saisir le login de l’utilisateur • Un chef de projet doit être nécessairement un compte utilisateur • Modifiable si valeur différente
Statut	Statut du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé) • La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import • Modifiable si valeur différente
Date de début	Date de début du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Ne peut pas être postérieure à la date de fin • Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa
Date de fin	Date de fin du projet	• Valeur obligatoire en création • Facultatif en modification • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Ne peut pas être antérieure à la date de début • Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa
Description	Description du projet	• Facultatif • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente • Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description) • Champ de texte libre sans mise en forme
Code Projet père	Code d’identification du projet père Type de colonne texte	• Valeur obligatoire en création si projet enfant • Code Projet correspondant à un projet déjà créé • Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description)

Avec planification progressive

Une colonne est à ajouter en dernière position pour saisir une date de début de lissage du reste à faire.

🚨

Si vous souhaitez faire un import en modification, reprenez toutes les données (via un export projet par exemple), et saisissez-les dans les bonnes colonnes.

Saisissez de nouvelles valeurs pour les valeurs à modifier.

Si une valeur est vide dans l’import (premier onglet), elle ne pourra pas remplacer la valeur précédente déjà dans l’application.

Colonne	Description	Règle
Date de début de lissage du reste à faire	Date de début de lissage du RAFG de chaque ressource pour chaque phase du projet	• Facultatif • Attention le format doit être de type jj/mm/aaaa • Si pas renseignée : ◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date du jour est appliquée et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives. ◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date de début de lissage du RAF est conservée. ◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource. ◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, pas de date de début de lissage appliquée au projet et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives. • Si renseignée : Cette date est prise en compte uniquement si elle est postérieure ou égale à la date de lissage actuelle ◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf alors celle-ci est mise à jour avec la date importée (erreur si la date n’est pas comprise dans celles du projet). ◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf, alors cette date devient la date projet de début du lissage du reste à faire.

2.3.2 Détail de l’onglet RATTACHEMENT

Règles particulières :

Une ligne par rattachement par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des rattachements est réinitialisé. Cela signifie que les valeurs qui auraient été modifiées dans l’application sont effacées au profit de celles mentionnées dans le fichier d’import.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Hiérarchie\*	Permet d’indiquer que le projet est rattaché à une hiérarchie donnée.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie
Niveau\*	Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée. Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application
Valeur de niveau\*	Permet d’indiquer la valeur auquel on rattache le projet.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor au moment de l’import

CAS PARTICULIER DU MODE « DIFF »

Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe « DIFF » à l’onglet « RAT » (ex de nommage onglet : RAT_import_DIFF).

En mode DIFF :

L’ensemble des rattachements n’est pas réinitialisé par défaut. Il faut stipuler explicitement les rattachements à modifier lors de l’import.
Si une ligne stipule uniquement le code hiérarchie alors tous les rattachements sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle pour des hiérarchies multirattachées)
Si une ligne stipule uniquement le code hiérarchie et le code niveau alors tous les rattachements de ce niveau sont supprimés.
Si une ligne stipule le code hiérarchie, le code niveau et la valeur de niveau

Pour le cas des hiérarchies à rattachement simple : la valeur est remplacée par celle de l’import
Pour le cas des hiérarchies à rattachement multiple : la valeur est ajoutée à celle déjà existante

2.3.3 Détail de l’onglet EQUIPE

Règles particulières :

Une ligne par utilisateur et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des affectations est réinitialisé. Cela signifie que les utilisateurs qui auraient été modifiés dans l’application sont effacés au profit de ceux mentionnés dans le fichier d’import.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Rôle	Indique le rôle que l’on souhaite attribuer à un utilisateur	• Obligatoire • On saisit soit la valeur, soit le code du rôle
Nom	Indique le compte utilisateur à associer au rôle.	• Obligatoire • Reprise du login de l’utilisateur

CAS PARTICULIER DU MODE « DIFF »

Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe « DIFF » à l’onglet « EQU » (ex de nommage onglet : EQU_import_DIFF).

En mode DIFF :

L’ensemble des utilisateurs n’est pas réinitialisé par défaut.
Si une ligne stipule uniquement le code du rôle alors tous les rattachements utilisateurs sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle)

Si une ligne stipule le code du rôle et le code de l’utilisateur, il est ajouté à ceux déjà existants.

2.3.4 Détail de l’onglet ATTRIBUT

Règles particulières :

Une ligne par attribut et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
Il n’est pas possible d’importer un attribut technique.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Attribut	Indique l’attribut	• Obligatoire • On saisit soit la valeur, soit le code de l’attribut
Valeur	Indique la valeur de l’attribut	• Obligatoire • Reprise de la valeur saisie. • ATTENTION au format notamment pour les formats date de respecter le formalisme jj/mm/aaaa • ATTENTION au format booléen doit respecter Y (yes) ou N (no) • La valeur peut aussi être une URL
Form	Facultatif Code ou libellé du formulaire Si le formulaire n’est pas encore ajouté au projet, il est ajouté. Si le formulaire n’existe pas ou si plusieurs formulaires correspondent au code ou au libellé saisi, l’import sera en erreur Si le formulaire est déjà associé au projet, aucune action n’est réalisée.

2.3.5 Détail de l’onglet PLANNING

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Type	Type de l’objet planning : JALON ou PHASE	• Obligatoire
Code	Code de l’élément du planning	• Obligatoire • Utilisé pour repérer l’objet planning pour création ou modification
Libellé		• Obligatoire
Type	Code ou libellé du type de l’élément du planning	• Obligatoire
Date début		• Facultatif • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
Date début estimée		• Facultatif • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée • Si non précisée, prends la date de début
Date fin		• Facultatif • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée • Date cible pour un jalon
Date fin estimée		• Facultatif • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée • Si non précisée, prends la date de fin • Date estimée pour un jalon
Statut		Obligatoire Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé) La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import Dans le cadre d’un jalon, valeur possible entre « FAIT » et « A FAIRE »
Parent		Facultatif Code de la phase parente Le parent de la phase doit être renseigné dans une ligne antérieure à la phase fille.
Synchronisation des dates	AUTO ou MANUEL	• Facultatif • Par défaut : AUTO
Assigne	Login de l’utilisateur	• Facultatif • Ne change pas l’assigné si rien de précisé
Dépendances	Liste des dépendances de l’objet planning séparées par des virgules.	• Facultatif • Ne change pas les dépendances si rien de précisé
Gabarit	Code du jalon ou de la phase gabarit	• En cas de création d’un élément du planning permet d’ajouter les attributs du gabarit.

Règles particulières :

Dans cet onglet, on indique l’ensemble des phases et des jalons du projet
Une ligne par objet du planning et par projet.
Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
La présence de l’onglet planning active le module planning sur le projet.
Lors de la création d’une phase il faut sa durée soit obligatoirement supérieure ou égale à 1 jour.

N.B. : Project Monitor ne contrôle pas lors de l’import le respect des liens de dépendances

2.3.6 Détail de l’onglet RESSOURCE

Règles particulières :

Une ligne par ressource, par phase et par projet.
Si aucune phase n’est précisée, la ressource est affectée à la phase projet.
La présence de l’onglet ressources active ce module sur le projet.

Sans Planification progressive

Depuis la version 6.5.4, ce type d’import n’est plus disponible

Avec planification progressive

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
Code Phase	Code ou libellé de la phase du projet où affecter la ressource	• Si précisé, la ressource est affectée à cette phase • Sinon, utilisation de la phase projet.
Code ressource	Code de la ressource UP de la plateforme	• Obligatoire
Cible	Valeur Cible	• Facultatif
Reste à faire global	Valeur du reste à faire de la ressource pour la phase	• Facultatif

2.3.7 Détail des onglets INDICATEURS (IND et IND-PLAN)

Il est possible d’importer des valeurs de réalisé et de planifié pour les indicateurs.

Import du réalisé des indicateurs

Règles particulières :

N lignes par indicateur et par projet.
Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.
La présence de l’onglet indicateur active ce module sur le projet.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire
Code Phase	Code ou libellé de la phase du projet où affecter l’indicateur	• Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase
Type UP/Local	« UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local	• Obligatoire
Code indicateur	Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP »	• Obligatoire pour un indicateur UP
Libellé indicateur	Libellé de l’indicateur si type « Local »	• Obligatoire pour un indicateur local
Genre	Code d’identification du genre ou libellé du genre	• Obligatoire pour un indicateur local
Catégorie	Code d’identification de la catégorie ou libellé de la catégorie	• Obligatoire pour un indicateur local
Code Répartition	REPARTITION_LINEAIRE ou REPARTITION_MANUELLE	• Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie
Référence	Valeur Référence	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Cible	Valeur Cible	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Période	Date désignant une période pour la valeur Réalisé	• Facultatif
Réalisé	Valeur de réalisé	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)

Import du planifié réparti des indicateurs

Règles particulières :

N lignes par indicateur et par projet.
Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire
Code Phase	Code ou libellé de la phase du projet où affecter l’indicateur	• Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase
Type UP/Local	« UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local	• Obligatoire
Code indicateur	Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP »	• Obligatoire pour un indicateur UP
Libellé indicateur	Libellé de l’indicateur si type « Local »	• Obligatoire pour un indicateur local
Genre	Code d’identification du genre ou libellé du genre	• Obligatoire pour un indicateur local
Catégorie	Code d’identification de la catégorie ou libellé de la catégorie	• Obligatoire pour un indicateur local
Code Répartition	REPARTITION_LINEAIRE ou REPARTITION_MANUELLE	• Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie
Référence	Valeur Référence	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Cible	Valeur Cible	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Période	Date désignant une période pour la valeur Planifié	• Facultatif
Planifié	Valeur Planifié réparti de la période indiquée en colonne K.	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)

2.3.8 Détail de l’onglet BUDGET

Règles particulières :

n lignes par budget et par projet.
Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet.
La présence de l’onglet budget active ce module sur le projet.

Colonne	Description	Règle
Code ou Libellé Projet\*	Code d’identification du projet ou libellé du projet	• Obligatoire
Code phase	Code ou libellé de la phase du projet où affecter le budget	• Si précisé, le budget est affecté à cette phase
Code budget	Code du libellé UP de la plateforme	• Obligatoire
Code Répartition	REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_CALENDAIRES, REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_OUVRES, REPARTITION_MANUELLE, REPARTITION_A_LA_FIN, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODES_ECHUES, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODE_COURANTE	• Si non précisé, utilise la répartition définie sur la catégorie
Cible	Valeur Cible	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Planifié	Valeur planifié	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Période	Date désignant une période pour la valeur Réalisé, Mandaté ou Engagé	• Facultatif
Réalisé	Valeur Réalisé	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Mandaté	Valeur Mandatée si budget public	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)
Engagé	Valeur Engagée si budget public	• Facultatif (Si non précisé : « 0 »)

2.3.9 Détail de l’onglet TÂCHE

Règles particulières :

Une ligne par tâche et par projet.
Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé
La présence de l’onglet tâche active le module planning sur le projet

Colonne	Description	Règle
Code Projet*	Code du projet	• Obligatoire
Libelle*	Libellé de la tâche (Sujet)	• Obligatoire
Date de création	Date de création de la tâche	• Facultatif
Date d’échéance	Date d'échéance de la tâche	• Facultatif
Date de début	Débutée le	• Facultatif
Date début prévue	Début cible	• Facultatif
Date de fin	Pour le	• Facultatif
Émetteur	Émetteur de la tâche	• Obligatoire
Assigné	Assigné	• Facultatif
Charge	Charge (j/h)	• Facultatif
Type de tâche	Type de tâche	• Obligatoire
Priorité	Priorité de la tâche	• Obligatoire
État	État de la tâche	• Obligatoire
Jalon	Jalon ou phase du projet	• Facultatif
Message	Message de la tâche	• Facultatif
PJ	Lien URL en PJ	• Format
Participant	login	• Facultatif

2.3.10 Conseil / Mode opératoire

Nous vous conseillons de procéder comme suit pour la réalisation d’un import :

Création de l’ensemble des hiérarchies
Création de l’ensemble des attributs
Création de l’ensemble des utilisateurs
Création des types de phases importées
Création des mesures UP budgets et ressources importées
Constituer le fichier Excel® d’import
Vérifier l’absence de projet ayant un code identique à l’un des projets qui sera réalisé
Importer le fichier Excel®
Si nécessaire mettre à jour le détail des projets (jalon, planning…)