Ce mémo décrit l'import de projets par fichier Excel®. C'est l'une des 3 méthodes de création de projet dans 
Project Monitor, avec la création via l'interface et les webservices.
L’import manuel se réalise dans 
Administration > Administration des données > Imports > 
Projets.
Pour suivre l’avancement : Administration > Paramétrage avancé > Configuration technique > 
Commandes en tâches de fond une commande en tâche de fond.
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‣
Droit requis : 
Synchroniser les projets
Format de fichier accepté :
- .xls
- .xlsx
Il est impossible de créer des projets par import si le paramétrage génère des codes automatiques.
Configuration globale - ‣
Un message d'erreur sera affiché :
“ERROR - L'import projet n'est pas possible sur une plateforme configurée en génération automatique de codes projet”
Si votre import est réalisé en mode manuel, alors il vous est possible de suspendre ce paramétrage afin de permettre l’import.
Structure du fichier d’import
Le fichier d’import Excel® permet la création des éléments d’identification du projet, leur structure, les objets des thèmes planning, ressource, budget, indicateur. Il permet d’initier les valeurs sur :
- L’identité (libellé, description, date de début / fin, CP, …)
- Le rattachement dans les hiérarchies
- Les différentes valeurs pour les différents champs attributs
- Les équipes projet
- Les phases et jalons du projet
- Les indicateurs avec leurs valeurs
- Les budgets avec leurs valeurs – pour des imports budgets avancés (enveloppe, pièce financière, …) voir les chapitres dédiés (import enveloppe ; import pièce financière ; synchronisation budget).
- Les ressources du projet avec leur valeurs – pour des imports avancés, voir les chapitres dédiés (import saisie activité ; import planifié ; import des ressources).
Règles de mise en forme
Les dates doivent être au format jj/mm/aaaa, quelle que soit la langue de l’utilisateur. Le format de cellule doit être de type date, avec un paramètre régional France.
Certains réglages restent à faire directement dans l’interface après l’import (vue associée, logo, fichiers, …).
Nommage des onglets
Règles :
- La première ligne de chaque onglet contient les noms de colonnes, elle n’est pas importée.
- Un onglet par type de donnée.
- Pas de ligne vide.
Chaque onglet doit être préfixé selon son contenu :
Préfixe | Contenu | Suffixe -DIFF pour mise à jour |
PRJ- | Identification du projet (obligatoire) | Non |
RAT- | Rattachement dans les hiérarchies | Oui |
EQU- | Équipe projet | Oui |
ATT- | Attributs | Non |
PLA- | Planning (phases, jalons) | Non |
BUD- | Budgets | Non |
RES- | Ressources | Non |
IND- | Indicateurs | Non |
IND-PLAN | Planifié réparti des indicateurs | Non |
TAC- | Tâches associées au projet | Non |
Conseil / Mode opératoire
Nous vous conseillons de procéder comme suit pour la réalisation d’un import :
- Création de l’ensemble des hiérarchies
- Création de l’ensemble des attributs
- Création de l’ensemble des utilisateurs
- Création des types de phases importées
- Création des mesures UP budgets et ressources importées
- Constituer le fichier Excel® d’import
- Vérifier l’absence de projet ayant un code identique à l’un des projets qui sera réalisé
- Importer le fichier Excel®
- Si nécessaire mettre à jour le détail des projets (jalon, planning…)
Onglet PRJ-Projet
Règles particulières :
- Une ligne par projet
- Il est possible de modifier un projet. Dans ce cas, il doit être identifié obligatoirement par son code.
Si vous souhaitez faire un import en modification, reprenez toutes les données (via un export projet par exemple), et saisissez-les dans les bonnes colonnes.
Saisissez de nouvelles valeurs pour les valeurs à modifier.
Si une valeur est vide dans l’import (premier onglet), elle ne pourra pas remplacer la valeur précédente déjà dans l’application.
Colonne | Code Projet\* | Libellé Projet\* | Chef de projet | Statut | Date de début | Date de fin | Description | Code Projet père | Date de début de lissage du reste à faire |
Description | Code d’identification du projet
Type de colonne texte | Libellé du projet à l’affichage | Identification du chef de projet | Statut du projet | Date de début du projet | Date de fin du projet | Description du projet | Code d’identification du projet père
Type de colonne texte | Date de début de lissage du RAFG de chaque ressource pour chaque phase du projet |
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ❌ Non | ✅ Oui en création si projet enfant | ❌ Non |
Règle | • Un code est unique.
• Il ne doit comporter que des chiffres des lettres ou des «- » « _ » « / » | • Un libellé est unique
• Le libellé n’est pas modifiable. | • Saisir le login de l’utilisateur
• Un chef de projet doit être nécessairement un compte utilisateur
• Modifiable si valeur différente | • Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé)
• La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import
• Modifiable si valeur différente | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Ne peut pas être postérieure à la date de fin
• Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Ne peut pas être antérieure à la date de début
• Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description)
• Champ de texte libre sans mise en forme | • Code Projet correspondant à un projet déjà créé
• Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description) | • Uniquement si planification progressive des ressources
• Attention le format doit être de type jj/mm/aaaa
• Si pas renseignée :
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date du jour est appliquée et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives.
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date de début de lissage du RAF est conservée.
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource.
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, pas de date de début de lissage appliquée au projet et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives.
• Si renseignée :
Cette date est prise en compte uniquement si elle est postérieure ou égale à la date de lissage actuelle
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf alors celle-ci est mise à jour avec la date importée (erreur si la date n’est pas comprise dans celles du projet).
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf, alors cette date devient la date projet de début du lissage du reste à faire. |
Onglet RAT-Rattachement
Règles particulières :
- Une ligne par rattachement par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
- Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
- En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des rattachements est réinitialisé. Cela signifie que les valeurs qui auraient été modifiées dans l’application sont effacées au profit de celles mentionnées dans le fichier d’import.
CAS PARTICULIER DU MODE DIFF
Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe DIFF à l’onglet RAT (ex de nommage onglet : RAT_import_DIFF).
En mode DIFF :
- L’ensemble des rattachements n’est pas réinitialisé par défaut. Il faut stipuler explicitement les rattachements à modifier lors de l’import.
- Si une ligne stipule uniquement le code hiérarchie alors tous les rattachements sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle pour des hiérarchies multirattachées)
- Si une ligne stipule uniquement le code hiérarchie et le code niveau alors tous les rattachements de ce niveau sont supprimés.
- Si une ligne stipule le code hiérarchie, le code niveau et la valeur de niveau
- Pour le cas des hiérarchies à rattachement simple : la valeur est remplacée par celle de l’import
- Pour le cas des hiérarchies à rattachement multiple : la valeur est ajoutée à celle déjà existante
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Hiérarchie\* | Niveau\* | Valeur de niveau\* |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Permet d’indiquer que le projet est rattaché à une hiérarchie donnée. | Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée.
Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique. | Permet d’indiquer la valeur auquel on rattache le projet. |
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
Règle | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie | • On saisit soit la valeur soit le code
• Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application | • On saisit soit la valeur soit le code
• La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor au moment de l’import |
Onglet EQU-Équipe
Règles particulières :
- Une ligne par utilisateur et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
- Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
- En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des affectations est réinitialisé. Cela signifie que les utilisateurs qui auraient été modifiés dans l’application sont effacés au profit de ceux mentionnés dans le fichier d’import.
CAS PARTICULIER DU MODE DIFF
Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe DIFF à l’onglet EQU (ex de nommage onglet : EQU_import_DIFF).
En mode DIFF :
- L’ensemble des utilisateurs n’est pas réinitialisé par défaut.
- Si une ligne stipule uniquement le code du rôle alors tous les rattachements utilisateurs sont supprimés (utile pour faire une remise à zéro éventuelle)
- Si une ligne stipule le code du rôle et le code de l’utilisateur, il est ajouté à ceux déjà existants.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Rôle | Nom |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Indique le rôle que l’on souhaite attribuer à un utilisateur | Indique le compte utilisateur à associer au rôle. |
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
Règle | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur, soit le code du rôle | • Reprise du login de l’utilisateur |
Onglet ATT-Attribut
Règles particulières :
- Une ligne par attribut et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
- Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
- Il n’est pas possible d’importer un attribut technique.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Attribut | Valeur | Form |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Indique l’attribut | Indique la valeur de l’attribut | Code ou libellé du formulaire
|
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non |
Règle | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur, soit le code de l’attribut | • Reprise de la valeur saisie.
• ATTENTION au format notamment pour les formats date de respecter le formalisme jj/mm/aaaa
• ATTENTION au format booléen doit respecter Y (yes) ou N (no)
• La valeur peut aussi être une URL | Si le formulaire n’est pas encore ajouté au projet, il est ajouté.
Si le formulaire n’existe pas ou si plusieurs formulaires correspondent au code ou au libellé saisi, l’import sera en erreur
Si le formulaire est déjà associé au projet, aucune action n’est réalisée. |
Onglet PLA-Planning
Règles particulières :
- Dans cet onglet, on indique l’ensemble des phases et des jalons du projet
- Une ligne par objet du planning et par projet.
- Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
- La présence de l’onglet planning active le module planning sur le projet.
- Lors de la création d’une phase il faut sa durée soit obligatoirement supérieure ou égale à 1 jour.
N.B. : Project Monitor ne contrôle pas lors de l’import le respect des liens de dépendances
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Type | Code | Libellé | Type | Date début | Date début estimée | Date fin | Date fin estimée | Statut | Parent | Synchronisation des dates | Assigne | Dépendances | Gabarit |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Type de l’objet planning : JALON ou PHASE | Code de l’élément du planning | Code ou libellé du type de l’élément du planning | AUTO ou MANUEL | Login de l’utilisateur | Liste des dépendances de l’objet planning séparées par des virgules. | Code du jalon ou de la phase gabarit | |||||||
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • Utilisé pour repérer l’objet planning pour création ou modification | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Si non précisée, prends la date de début | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Date cible pour un jalon | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Si non précisée, prends la date de fin
• Date estimée pour un jalon | Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé)
La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import
Dans le cadre d’un jalon, valeur possible entre « FAIT » et « A FAIRE » | Code de la phase parente
Le parent de la phase doit être renseigné dans une ligne antérieure à la phase fille. | • Par défaut : AUTO | • Ne change pas l’assigné si rien de précisé | • Ne change pas les dépendances si rien de précisé | • En cas de création d’un élément du planning permet d’ajouter les attributs du gabarit. |
Onglet RES-Ressource
Règles particulières :
- Une ligne par ressource, par phase et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, la ressource est affectée à la phase projet.
- La présence de l’onglet ressources active ce module sur le projet.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Code Phase | Code ressource | Cible | Reste à faire global |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Code ou libellé de la phase du projet où affecter la ressource | Code de la ressource UP de la plateforme | Valeur Cible | Valeur du reste à faire de la ressource pour la phase |
Obligatoire | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • Si précisé, la ressource est affectée à cette phase
• Sinon, utilisation de la phase projet. |
Onglet IND-Indicateur
Il est possible d’importer des valeurs de réalisé pour les indicateurs.
Import du réalisé des indicateurs
Règles particulières :
- N lignes par indicateur et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.
- La présence de l’onglet indicateur active ce module sur le projet.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Code Phase | Type UP/Local | Code indicateur | Libellé indicateur | Genre | Catégorie | Code Répartition | Référence | Cible | Période | Réalisé |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Code ou libellé de la phase du projet où affecter l’indicateur | « UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local | Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP » | Libellé de l’indicateur si type « Local » | Code d’identification du genre ou libellé du genre | Code d’identification de la catégorie ou libellé de la catégorie | REPARTITION_LINEAIRE ou REPARTITION_MANUELLE | Valeur Référence | Valeur Cible | Date désignant une période pour la valeur Réalisé | Valeur de réalisé |
Obligatoire | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui | ✅ Oui, si UP | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase | • Identifie l’indicateur | • Identifie l’indicateur | • Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet IND-Indicateur_PLAN
Il est possible d’importer des valeurs de planifié pour les indicateurs.
Règles particulières :
- N lignes par indicateur et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Code Phase | Type UP/Local | Code indicateur | Libellé indicateur | Genre | Catégorie | Code Répartition | Référence | Cible | Période | Planifié |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Code ou libellé de la phase du projet où affecter l’indicateur | « UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local | Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP » | Libellé de l’indicateur si type « Local » | Code d’identification du genre ou libellé du genre | Code d’identification de la catégorie ou libellé de la catégorie | REPARTITION_LINEAIRE ou REPARTITION_MANUELLE | Valeur Référence | Valeur Cible | Date désignant une période pour la valeur Planifié | Valeur Planifié réparti de la période indiquée en colonne K. |
Obligatoire | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui | ✅ Oui, si UP | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase | • Identifie l’indicateur | • Identifie l’indicateur | • Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet BUD-Budget
Règles particulières :
- n lignes par budget et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet.
- La présence de l’onglet budget active ce module sur le projet.
Colonne | Code ou Libellé Projet\* | Code phase | Code budget | Code Répartition | Cible | Planifié | Période | Réalisé | Mandaté | Engagé |
Description | Code d’identification du projet ou libellé du projet | Code ou libellé de la phase du projet où affecter le budget | Code du libellé UP de la plateforme | REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_CALENDAIRES, REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_OUVRES, REPARTITION_MANUELLE, REPARTITION_A_LA_FIN, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODES_ECHUES, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODE_COURANTE | Valeur Cible | Valeur planifié | Date désignant une période pour la valeur Réalisé, Mandaté ou Engagé | Valeur Réalisé | Valeur Mandatée si budget public | Valeur Engagée si budget public |
Obligatoire | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Si précisé, le budget est affecté à cette phase | • Si non précisé, utilise la répartition définie sur la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet TAC-Tâche
Règles particulières :
- Une ligne par tâche et par projet.
- Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé
- La présence de l’onglet tâche active le module planning sur le projet
Colonne | Code Projet* | Libelle* | Date de création | Date d’échéance | Date de début | Date début prévue | Date de fin | Émetteur | Assigné | Charge | Type de tâche | Priorité | État | Jalon | Message | PJ | Participant |
Description | Code du projet | Libellé de la tâche (Sujet) | Date de création de la tâche | Date d'échéance de la tâche | Débutée le | Début cible | Pour le | Émetteur de la tâche | Assigné | Charge (j/h) | Type de tâche | Priorité de la tâche | État de la tâche | Jalon ou phase du projet | Message de la tâche | Lien URL en PJ | login |
Obligatoire | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
Règle | • Si vide = date de l'import | • Si vide = date de l'import | • login de l'utilisateur | • login de l'utilisateur | • Valeur numérique | • Doit exister dans Project Monitor | • Format URL | • Chaque utilisateur séparé par une virgule |