Bonnes pratiques
Pas à pasSaisir ses temps ne doit plus être une corvée. La nouvelle saisie d'activité de Project Monitor 7.9 la rend simple : la feuille de saisie des temps se range toute seule, on voit tout de suite où saisir, et quand une saisie est impossible, elle dit pourquoi et ce qu'il faut faire. Des temps saisis sans prise de tête, et des données fiables pour piloter vos projets.
Avant, chacun composait sa feuille de saisie des temps. Maintenant, la feuille de saisie des temps se présente déjà rangée : on retrouve vite où saisir, et on sait pourquoi une saisie est impossible.
À savoir : la nouvelle saisie d'activité n'est pas activée par défaut. L'administrateur la choisit dans le champ Saisie d'activité de Configuration plateforme > Configuration globale > Général, qui propose par défaut l'ancienne saisie d'activité.
Où et quand puis-je saisir ?
Chaque phase de la feuille de saisie des temps a un statut, avec une couleur. Il décide si on peut saisir, et ce qu'il faut faire sinon.
Le statut et les dates de la phase décident de la saisie. Chaque statut est rattaché à un méta-statut. La saisie ne se ferme que si ce méta-statut est Terminé, quel que soit le nom du statut. Elle se ferme dès la date de passage en Terminé, et la phase reste visible, dans Autre, Phases terminées ou annulées. Terminer un projet ferme tout, y compris les mois précédents : les phases avec saisie restent visibles mais verrouillées, celles sans saisie disparaissent, et le projet disparaît le mois suivant. Dans ce cas, la ressource ne peut plus contacter le chef de projet, donc faire le point avant. Le statut du projet se règle dans 
Statut du projet.
Simulateur : la saisie est-elle possible ?
Glissez les repères sur la frise, ou changez le statut de la phase et celui du projet. Le résultat se met à jour.
Cas d'exemple pour démarrer : cliquez sur l'un d'eux, puis modifiez les dates et les statuts comme vous voulez.
Glissez les repères Début, Fin et Aujourd'hui, ainsi que les dates de changement de statut de la phase et du projet.
Les phases à saisir
Avant On ajoutait soi-même ses phases à la feuille de saisie des temps.
Maintenant Les phases sont rangées automatiquement.
En haut, le bloc Phases actives :
- d'abord les phases en
Saisie régulière(déjà saisi dessus récemment), - puis celles en
Saisie ponctuelle.
Les autres phases sont dans le bloc Autre.
La semaine à saisir
Avant On naviguait pour retrouver la semaine oubliée.
Maintenant La navigation est plus simple : de mois en mois avec la bande des mois, et de semaine en semaine avec les flèches. Les boutons Aujourd'hui et Choisir une date ramènent à la bonne période. À l'ouverture, l'écran se place sur la première semaine à compléter.
Saisie régulière ou ponctuelle ?
Selon les saisies de la ressource sur la phase, ces quatre dernières semaines. La phase est saisissable dans les deux cas : la différence est l'ordre sur la feuille de saisie des temps. Sans aucune saisie pendant quatre semaines, par exemple après de longs congés, toutes les phases repassent en ponctuelle. Les noms de phases de l'exemple sont fictifs.
Saisie régulière Saisi ces quatre dernières semaines : Développement, Pilotage projet. ▲ En haut de la liste, dans Phases actives
Saisie ponctuelle Rien saisi ces quatre dernières semaines : Tests et recette. ▼ Juste en dessous, saisie possible
Terminer une phase ou un projet
Terminer une phase ferme la saisie dès la date de passage en Terminé. La phase reste visible, dans Autre, Phases terminées ou annulées. Terminer un projet ferme tout, y compris les mois précédents : les phases avec saisie restent visibles mais verrouillées, celles sans saisie disparaissent, et le projet disparaît le mois suivant. Dans ce cas, la ressource ne peut plus contacter le chef de projet, donc faire le point avant. Le statut du projet se règle dans Statut du projet.
Retrouver une phase
Avant On faisait défiler de longues listes.
Maintenant Le champ Rechercher existait déjà : on le retrouve dans Phases actives comme dans Autre.
Des filtres sur la Date de début et la Date de fin ciblent une période.
Nouveau : on navigue au clavier, avec les flèches.
Je suis bloqué, comment faire ?
Je rencontre un problème dans la saisie d'activité
Un message s'affiche sur la cellule. Cliquez sur le vôtre pour voir ce qu'il veut dire et quoi faire.
Avant On cherchait à qui s'adresser.
Maintenant Un message s'affiche sur la cellule : il dit pourquoi la saisie est impossible et quoi faire.
Pour écrire au chef de projet, utiliser le bouton Contacter le chef de projet du bloc Autre. Une fenêtre s'ouvre : ajouter un message (facultatif), vérifier les phases concernées, puis cliquer sur Envoyer. Si les dates ou le statut d'une phase doivent être modifiés, c'est le chef de projet qui s'en charge.
Les absences
Avant Un projet Absence, ou le calendrier.
Maintenant
Un onglet Mes absences s'ajoute à côté de Ma saisie d'activité, si l'administrateur a activé le module (champ Gestion des absences de Configuration plateforme > Configuration globale > Général, sur Aucune par défaut). Prérequis d'activation : voir la page Pas à pas, onglet Administrateur.
Avant de poser une absence
L'administrateur doit avoir activé et approuvé le module Absences. Sans son accord, ne pas déclarer d'absence dans Mes absences. Risque de données fausses : si les absences sont déjà saisies dans un projet Absence, les déclarer aussi dans Mes absences les compte deux fois, et les calculs de charge deviennent faux.
Voir Pas à pas - Administrateur
Mettre à jour vos projets
Pour que les données ressource soient justes, il est nécessaire de bien mettre à jour les projets (dates, statuts, affectations). Voir la page Bonnes pratiques.
Ce qui ne change pas
- Une ressource ne voit toujours que les phases que son chef de projet lui a allouées.
- Les droits de saisie sont les mêmes qu'avant, et une phase verrouillée par le chef de projet reste fermée à la saisie.
- Le mois doit toujours avoir commencé pour saisir.
- Le code couleur des cellules est le même qu'avant, à la semaine, et la saisie reste en jours ou en heures.