Une fois connecté, sur la gauche un menu est disponible :

Permet d’accéder à la liste des Zaps définis sur le profil.

Enfin, un menu contextuel permet d’effectuer des actions sur un Zap.

• Edit : Permet d’administrer le Zap (cf. Mémo Zapier - 4.1 Mise en place d’un Zap).
• Rename : Permet de renommer le Zap.
• Share Zap : Permet de partager un lien vers le Zap (cf. Mémo Zapier - Shared folders).
• Move to folder : Déplace le Zap vers un dossier créé dans Private folders. Mémo Zapier - Private folders
• Task History : Ouvre l’historique du Zap (cf. Mémo Zapier - 2.3.4 Task history).
• Copy : Crée une copie du Zap.
• Trash : Supprime le Zap.

Regroupe la totalité des connexions aux applications définies dans les Zaps.

Il est possible de les renommer, de tester l’état de la connexion ainsi que de les connecter ou déconnecter.

Pour chaque Zap on voit figurer, son nom, la date de dernière exécution, le nombre de tâches Zapier consommées et le nombre d’erreurs levées par le Zap.

Open in Editor : Redirige vers l’administration du Zap (cf. Mémo Zapier - 4.1 Mise en place d’un Zap).

View Task log : Redirige vers l’historique des tâches liées au Zap (cf. Mémo Zapier - 2.3.4 Task history).

Regroupe la totalité de l’historique des tâches pour l’ensemble des Zaps définis sur le profil.

Pour chaque exécution de Zap on voit figurer son état (réussi, échec, filtré), son nom, la date d’exécution et le nombre de tâches Zapier associées.

Un clic sur une ligne permet d’accéder au détail de l’exécution du Zap. On y retrouve, pour chaque étape du Zap, l’état d’exécution, la date, et, en fonction de l’étape, les données en entrée, en sortie, la complétion des conditions…

Pour pouvoir utiliser les actions (cf. Mémo Zapier - 3.5 Actions) et les triggers (cf. Mémo Zapier - 3.4 Triggers) de l’application, il est nécessaire de s’authentifier. Pour cela, lors de la sélection de l’application Project Monitor dans un Zap, un écran de connexion vous est présenté.

Le login et le password sont ceux utilisés pour se connecter directement à la plateforme Project Monitor.

Le champ UP doit contenir le code de l’UP à laquelle l’utilisateur se connecte sur la plateforme Project Monitor. Ce champ est facultatif mais est nécessaire en cas de doublons d’utilisateurs sur 2 UP.

Le champ URL est celui renseigné dans le navigateur pour accéder à la plateforme Project Monitor. Il s’agit uniquement de la partie entre https:// et .p-monitor.com.

Ce formulaire vous permettra de récupérer le token d’authentification Project Monitor.

La première étape consiste à créer un nouveau zap qui aura comme point de départ un trigger Project Monitor.

Par exemple, dans l’onglet Choose App & Event, nous sélectionnons l’application Project Monitor et le trigger New project.

L’onglet suivant est l’onglet Choose account permettant de renseigner les informations de connexion à l’application Project Monitor. Il est possible de sélectionner un compte déjà renseigné dans la liste My Apps (cf. Mémo Zapier - 2.3.3 My Apps) ou d’ajouter directement un compte (cf. Mémo Zapier - 3.3 Authentification).

L’onglet suivant Customize Project affiche un champ qu’il faut renseigner avec le nom du webhook qui sera créé. Il est conseillé d’utiliser un nom explicite et d’éviter les doublons entre 2 Zaps.

L’onglet suivant Find Data permet de tester la configuration du trigger. Pour cela, cliquer sur le bouton bleu Test trigger. Si le webhook a bien fonctionné, Zapier va trouver une requête (il s’agit de l’objet que vous venez de créer). Si cette étape fonctionne alors la configuration de votre trigger est terminée. Il est maintenant possible d’ajouter n’importe quelle action à la suite de ce trigger.

La liste des webhooks créés s’affiche. En cliquant sur un webhook il est possible de le consulter.

Dans cet écran on peut voir l’url renseignée automatiquement depuis le Zap. Elle est complétée par les champs que l’on souhaite passer à Zapier.

Trigger de création/modification : uniquement OBJET.ID. Zapier se chargera, à partir de l’identifiant de la tâche ou du projet de charger le reste des champs.

Trigger de suppression : L’objet étant supprimé, il n’est pas possible d’en charger tous les champs depuis son identifiant. Vous pouvez, par exemple, passer les informations OBJET.ID, OBJET.LIBELLE, OBJET.REFERENCEEXTERNE ou OBJET.CODEAPPLICATION. Les 2 derniers champs peuvent être très utiles si vous souhaitez faire du bidirectionnel. Par exemple une tâche initialement créée dans Trello (et donc créée dans Project Monitor), que vous souhaitez ensuite réinjecter dans Trello selon les modifications dans Project Monitor.

Voici un exemple de configuration pour une suppression :

L’url entière est :

'https://hooks.zapier.com/hooks/catch/7389244/ofef2s8?id='+OBJET.ID+'&referenceExterne='+OBJET.REFERENCEEXTERNE+'&libelle='+OBJET.LIBELLE+'&codeApplication='+OBJET.CODEAPPLICATION

À noter qu’il est possible de filtrer les objets donnant lieu à un déclenchement grâce au champ Evènement.

Si les filtres sur cet écran ne sont pas suffisants, vous avez également la possibilité d’ajouter des filtres dans Zapier directement. Ce n’est pas parce qu’une notification webhook est envoyée qu’il est obligatoire de l’utiliser.

Dans l’administration de Project Monitor, cliquer sur la carte Hiérarchies (dans la catégorie Référentiels).

La liste des référentiels de la plateforme est affichée. La dernière colonne Obligatoire projet ou action indique si le rattachement est obligatoire pour les projets.

Dans le cas d’un rattachement obligatoire, il va falloir vérifier qu’il est possible d’utiliser ce rattachement dans les gabarits.

Cliquer sur le rattachement en question.

L’écran de configuration du rattachement s’affiche. Cliquer sur l’onglet Fiche hiérarchie et vérifie que le rattachement est Optionnel ou Obligatoire pour les Gabarits de projet. S’il ne l’est pas, le modifier en conséquence, et sauvegarder.

Se rendre dans le paramétrage du thème Projet.

Cliquer sur la carte Gabarits de projet.

La liste des gabarits existants s’affiche, cliquer alors sur le bouton d’ajout.

Renseigner les champs nécessaires, au minimum :

• Libellé (nom du gabarit)
• Code (sera utilisé dans les Zap)
• Rattachements

Il est possible de créer plusieurs gabarits pour la création de projets via Zapier. Il suffira de configurer les Zaps pour qu’ils utilisent les gabarits concernés en fonction des données.

La création d’un projet utilise les champs suivants :

Zapier	Description	Projet Monitor
Title	Titre du projet (obligatoire)	Libellé
Description	Description du projet	Description
Project Code	Code Project Monitor du projet (obligatoire)	Code
Start Date	Date de début du projet (obligatoire)	Date de début
End Date	Date de fin du projet (obligatoire)	Date de fin
Project Manager Login	Identifiant Project Monitor de l’utilisateur assigné comme chef du nouveau projet	Chef de projet
State Code	État du projet	Statut
Template Code	Code du gabarit v à appliquer au nouveau projet.	Gabarit actuel du projet
External Reference	Identifiant du projet dans l’application externe. Si laissé vide, le projet sera modifiable et/ou supprimable via le code Project MonitorProject Monitor.	Champ interne
Source Application	Code de l’application externe (obligatoire)	Champ interne
Custom Attributes	Liste des attributs associés au projet	Formulaire >> ATTRIBUT_CODE
Reference Links	Liste des rattachements du projet	Formulaire >> CODE_HIERARCHIE

• Pour un type chaîne : Renseigner la chaîne de caractères ;
• Pour un type multilignes : Renseigne la chaîne de caractères ;
• Pour un type booléen : Renseigner ‘True’ ou ‘False’
• Pour un type numérique : Renseigner le nombre
• Pour le type date : Renseigner le timestamp
• Pour le type liste : Renseigne le code de la valeur de liste (la liste doit aussi avoir un code)

Il est tout à fait possible d’utiliser des résultats extraits de précédents triggers ou actions du zap.

Il faut transmettre les rattachements comme les attributs. Chaque rattachement doit être sur une ligne. Dans le premier champ, renseigner le code de la hiérarchie. Dans le deuxième champ, renseigner le code de la valeur de niveau, ou les codes des valeurs de niveaux séparés par des virgules.

Modifie un projet existant dans Project Monitor.

La modification d’un projet utilise les champs suivants :

Zapier	Description	Projet Monitor
Title	Titre du projet (obligatoire)	Libellé
Description	Description du projet	Description
Project Code	Code Project Monitor du projet	Code
Start Date	Date de début du projet	Date de début
End Date	Date de fin du projet	Date de fin
Project Manager Login	Identifiant Project Monitor de l’utilisateur assigné comme chef du projet	Chef de projet
State Code	État du projet	Statut
External Reference	Identifiant du projet dans l’application externe. Si laissé vide, le Project Code doit être renseigné.	Champ interne
Source Application	Code de l’application externe (obligatoire)	Champ interne
Custom Attributes	Liste des attributs associés au projet	Formulaire >> ATTRIBUT_CODE
Reference Link Mode	0 = Aucun changement sur les rattachements du projet 1 = Ajout des rattachements désignés par Reference Links 2 = Remplacement par les rattachements désignés par Reference Links
Reference Links	Liste des rattachements du projet	Formulaire >> CODE_HIERARCHIE

Se connecter :

Personnaliser les conditions de déclenchement, ici il s’agit de filtrer l’activité (nous voulons uniquement un déclenchement pour une création de projet). Pour information il existe également l’application Filter by Zapier pour faire des filtres plus performant sur des données dans un zap, cela augmente cependant le nombre de tâches mensuel.

Ici il faudra créer un projet pour valider que le trigger fonctionne bien, ensuite cliquez sur Test trigger :

Prenons pour exemple une création de projet ou tâche dans Trello qui doit se répercuter dans Project Monitor, certaines données existent à la fois dans Trello et dans Project Monitor, mais ne sont pas décrites de la même manière. (L’état d’un projet, le login du chef de projet, la priorité des tâches). Il est donc nécessaire d’associer ces valeurs pour que le zap soit totalement dynamique. Pour cela il faut ajouter une nouvelle action et utiliser Formatter by Zapier.

Choisissez ensuite dans le champ Transform Lookup table.

Dans lookup key il faut choisir le champ que vous désirez tester, dans notre exemple il s’agit du champ board closed qui permet de savoir si le projet est ouvert ou fermé.

Ceci va nous permettre d’associer selon la valeur du champ board closed, une valeur qui correspondra au statut d’un projet Project Monitor.

Pour board closed = false alors le code sera STATUT_ACTIF

Pour board closed = true alors le code sera STATUT_INACTIF.

• Les données STAUT_ACTIF/STATUT_INACTIF proviennent du service get_data, mais vous pouvez les taper directement dans ce champ si vous connaissez ces codes de statut.

Une fois associé, on pourra utiliser la valeur déduite dans l’action de création de projet de l’application Project Monitor :

Un zap doit se terminer par une action, ici il s’agira de l’action new project dans Project Monitor. Le but est que les données de Trello se retrouve de façon dynamique dans Project Monitor.

Les données title, description et project code sont directement des données issues de Trello. Il suffit pour cela de cliquer dans un champ et de cliquer sur la donnée que vous vous associer.

La donnée state code est une donnée associée comme vu dans le point Mémo Zapier - 4.1.2 Faire des associations entre systèmes cible et source elle est déduite grâce à Zapier formatter. Pour la sélectionner, le processus est identique, il faut cliquer dans le champ.

Le champ Source application est obligatoire, il s’agit de définir l’application qui a produit le déclenchement (ici Trello).

Il est également possible de renseigner des attributs Project Monitor dans le dernier champ, le nombre d’attributs est illimité et tous les types sont acceptés sauf les types fichiers (Document/image). Il faut respecter la syntaxe suivante : CODEATTRIBUT=VALEURATTRIBUT. Dans l’exemple il s’agit d’un attribut de type liste ou _TEST_ATT_3 est un code de valeur de liste.

Pour avoir un détail des prix et types de licences Zapier se rendre sur la page https://zapier.com/app/billing/plans