Droits requis :
Être désigné comme Responsable de campagne donne automatiquement ces droits.
Modifier les tableaux de bord
- Cliquer sur
Campagnes depuis le
Menu principal.
- Cliquer sur la campagne à modifier dans la liste.
Modifier le paramétrage de la campagne
Suivez ces étapes pour modifier une campagne existante :
- Cliquer sur
Campagnes depuis le
Menu principal.
- Cliquer sur la campagne à modifier dans la liste.
- Cliquer sur le
Menu contextuel puis Modifier la campagne.
- Naviguer dans l’écran jusqu’à ce que vous souhaitez modifier :
Libellé : nom de la campagne
Description : pour davantage de contexte
Statut : choisir
ActifouTerminéResponsable de campagne : la personne qui sera responsable de la campagne pourra consulter, modifier et supprimer la campagne. Elle obtiendra automatiquement le rôle Responsable de campagne.
Date de début : la date à laquelle vous souhaitez que la campagne commence.
Date de fin : la date à laquelle vous souhaitez que la campagne soit terminée. Une fois cette date de fin dépassée, les cartes liées à la campagne apparaissent toujours si la saisie n’est pas terminée. Pour une campagne dont le méta statut est terminé, elle disparaît de l’espace de collecte. Les cartes peuvent ne plus apparaître si :
- la campagne a pour
Statut
Terminé - ET la saisie est terminée.
- Cliquer sur Ajouter des critères de filtre, sélectionner les critères qui définissent les projets cibles (portefeuille, statut, attributs…)
- Affiner la sélection vous permet d’aller cocher ou décocher des éléments dans votre campagne, selon les filtres que vous avez déjà paramétrés.
- Cliquer sur Ajouter des attributs.
- Cocher les attributs qui vous intéressent (vous pouvez les retrouver via la recherche). Il est également possible de les décocher. Il s’agit des attributs projet créés sur votre plateforme.
- Cliquer sur Valider la sélection
- Sélectionner les rôles projet dont les utilisateurs devront saisir des données.
- Choisir un
Rappel : les personnes concernées recevront alors une notification les invitant à compléter leur saisie, si ce n’est pas déjà terminé.
- la campagne soit terminée (méta-statut terminé),
- ou que la date de fin de la campagne soit dépassée,
- ou que la saisie soit complétée.
- Définir une
Fréquence : souhaitez-vous effectuer plusieurs rappels ?
- Si oui, plusieurs options s’offrent à vous, comme
Tous les jours,Le premier jour du mois, ou encore une fréquencePersonnaliséeen choisissant des jours précis. - Si non, choisir
Une seule fois. - Renseigner les attributs de campagne marqués comme obligatoires.
Le formulaire de la campagne s’ouvre.
Informations de la campagne
Périmètre de la campagne
Lorsqu’aucun filtre n’a été ajouté au périmètre, alors tous les programmes, plans ou actions seront ajoutés.
Paramétrage des données de collecte
Limitez le nombre d’attributs par campagne. Une campagne courte obtient un meilleur taux de complétion.
Communiquez en amont les changements importants (élargissement du périmètre, ajout d’attributs) pour ne pas surprendre les contributeurs.
Attribution des rôles
Les parties prenantes ayant ces rôles (sur les projets sélectionnés) recevront une notification, les invitant à saisir les données, si ce type de notification est activé. Gérer mes notifications
Vérifiez la liste des contributeurs avant de valider : la combinaison rôles × projets peut générer une population plus large que prévue.
Si vous retirez un rôle, les utilisateurs concernés ne sont pas notifiés de leur désassignation. Pensez à les prévenir manuellement si nécessaire.
Le retrait d’un responsable lui retire ce rôle sur cette campagne. Il n’y aura donc plus accès, à moins d’avoir un rôle distinct contenant Consulter une campagne.
Rappel de saisie
Les relances sont systématiquement reçues selon le paramétrage de la fréquence, jusqu’à ce que :
À titre informatif, les champs Date de début et
Date de fin sont affichés en haut de l’écran.
Ils ne sont pas modifiables ici, mais vous pouvez retourner à l’étape 1 si besoin :
Créer une campagne - Informations générales
Autres éléments descriptifs
Cette étape est facultative. Si cette section n’apparaît pas, c’est parce qu’aucun attribut de campagne obligatoire n’a été configuré par l’administrateur.
Pour en créer :Administration > Paramétrage des champs >
Attributs > Campagne.
5. Cliquer sur Enregistrer pour valider les changements.
Les modifications sont appliquées immédiatement. Si vous avez ajouté un ou plusieurs rôles assignés, les nouveaux utilisateurs concernés reçoivent la notification et l’e-mail d’assignation selon leurs préférences.