Mise en place d’un Zap
Définir le trigger de départ
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Personnaliser les conditions de déclenchement, ici il s’agit de filtrer l’activité (nous voulons uniquement un déclenchement pour une création de projet). Pour information il existe également l’application Filter by Zapier pour faire des filtres plus performant sur des données dans un zap, cela augmente cependant le nombre de tâches mensuel.
Ici il faudra créer un projet pour valider que le trigger fonctionne bien, ensuite cliquez sur Test trigger :
Faire des associations entre systèmes cible et source
Prenons pour exemple une création de projet ou tâche dans Trello qui doit se répercuter dans 
Project Monitor, certaines données existent à la fois dans Trello et dans Project Monitor, mais ne sont pas décrites de la même manière. (L’état d’un projet, le login du chef de projet, la priorité des tâches). Il est donc nécessaire d’associer ces valeurs pour que le zap soit totalement dynamique. Pour cela il faut ajouter une nouvelle action et utiliser Formatter by Zapier.
Formatter par ZapierChoisissez ensuite dans le champ Transform Lookup table.
Dans lookup key il faut choisir le champ que vous désirez tester, dans notre exemple il s’agit du champ board closed qui permet de savoir si le projet est ouvert ou fermé.
Ceci va nous permettre d’associer selon la valeur du champ board closed, une valeur qui correspondra au statut d’un projet Project Monitor.
Pour board closed = false alors le code sera STATUT_ACTIF
Pour board closed = true alors le code sera STATUT_INACTIF.
- Les données
STAUT_ACTIF/STATUT_INACTIFproviennent du serviceget_data, mais vous pouvez les taper directement dans ce champ si vous connaissez ces codes de statut.
Une fois associé, on pourra utiliser la valeur déduite dans l’action de création de projet de l’application Project Monitor :
Définir une action
Un zap doit se terminer par une action, ici il s’agira de l’action new project dans Project Monitor. Le but est que les données de Trello se retrouve de façon dynamique dans Project Monitor.
Les données title, description et project code sont directement des données issues de Trello. Il suffit pour cela de cliquer dans un champ et de cliquer sur la donnée que vous vous associer.
La donnée state code est une donnée associée comme vu dans le point No access elle est déduite grâce à Zapier formatter. Pour la sélectionner, le processus est identique, il faut cliquer dans le champ.
Le champ Source application est obligatoire, il s’agit de définir l’application qui a produit le déclenchement (ici Trello).
Il est également possible de renseigner des attributs Project Monitor dans le dernier champ, le nombre d’attributs est illimité et tous les types sont acceptés sauf les types fichiers (Document/image). Il faut respecter la syntaxe suivante : CODEATTRIBUT=VALEURATTRIBUT. Dans l’exemple il s’agit d’un attribut de type liste ou _TEST_ATT_3 est un code de valeur de liste.
Les licences
Pour avoir un détail des prix et types de licences Zapier se rendre sur la page https://zapier.com/app/billing/plans
Comment choisir une licence ?
Plusieurs éléments sont à prendre en compte :
- Le nombre de zaps que vous prévoyez ;
- Les applications que vous souhaitez utiliser (premier, formatters) ;
- Le temps de mise à jour (La version gratuite met environ 15 min contre 2 min pour la professionnelle par exemple) ;
- Le nombre de tâches Zapier qui vous prévoyez.
Une tâche Zapier est une étape du zap. Seule la première étape (le trigger de départ) ne compte pas dans une tâche. Par exemple, si vous avez 1 trigger, 2 formatter et une action, votre zap fait 3 tâches.
Imaginons pour un zap de création de projets. Vous prévoyez de créer 1000 projets dans le mois, soit 1000 * 3 = 3000 tâches. Vous aurez donc utilisé 3000 tâches Zapier, ce qui fait qu’une License de type professionnal est nécessaire. Les licences sont assez flexibles, il est possible d’upgrader pendant un mois, puis de revenir à l’état précédent.