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Revue de jalons

Avant une revue de jalons pour le Comité PMO, ce processus IA permet de vérifier que les phases et jalons saisis dans Project Monitor sont cohérents et à jour.

Ce prompt permet de :

dresser l'état des lieux du fichier de planning,
détecter les incohérences entre statuts et dates,
calculer les indicateurs clés du planning (retards, dérives),
visualiser les échéances à venir,
produire une note de synthèse pour le Comité PMO.

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Compatibilité

Prompts testés avec :

ChatGPT 5.4 (mode auto),
Mistral Le Chat,
Gemini (moteur Raisonnement),
Claude Opus 5.

D'autres moteurs peuvent aussi convenir.

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Important :

L'utilisation de ces prompts peut impliquer l'envoi de données issues de votre environnement vers des services d'intelligence artificielle externes.

En utilisant ces prompts, vous reconnaissez être seul responsable du contenu et des données que vous transmettez à ces services tiers.

Il vous appartient de vérifier que l'utilisation de ces données est conforme à vos obligations légales, contractuelles et aux règles de confidentialité applicables.

Virage Group ne peut être tenu responsable des résultats produits.

Mode d'emploi

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Droits requis :

Dans Project Monitor, cliquer sur Administration > Administration des données > Exports >Planning.
Filtrer sur les projets souhaités (exemple : tous les projets en cours).
Définir la période souhaitée.
Cocher Exporter les phases et Exporter les jalons : les deux sont nécessaires à ce processus.
Sélectionner la vue Export des données planning dans le champ Vue.
Cliquer sur Exporter vers Excel.
Copier en intégralité le prompt 1 suivant sur votre outil IA dédié.

Prompt à copier

Tu es expert PMO. Le fichier joint est un export de phases et jalons issu de Project Monitor. Avant toute analyse, prends-en connaissance.

1. Identifie les colonnes correspondant à : projet, objet (phase ou jalon), type, statut, chef de projet, parent, dates cibles (de référence), dates estimées (dates réelles).
La composition de la vue exportée est libre : si un champ apparaît plusieurs fois, ne retiens qu'une occurrence ; s'il est absent, signale-le.
2. Donne le périmètre : calcule le nombre de projets, de phases, de jalons, et la période couverte.
3. Donne le taux de remplissage de chacun de ces champs : un tableau de correspondance, puis un court paragraphe de périmètre. N'invente aucune donnée : ce qui manque est signalé, jamais reconstitué.
Conserve cette correspondance pour la suite de la conversation.

Charger le fichier d'export généré.
Lancer l'analyse.

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Exemple de résultat :

prompt_1_revue_jalons.docx17.7 KiB

Dans le même fil de conversation, poursuivre séquentiellement avec les Prompts 2 à 5 (contrôle de cohérence, analyse, échéances, note de synthèse).

Prompt 2 : Contrôle de cohérence

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Pour un meilleur résultat, il est conseillé de télécharger puis de joindre le fichier généré lors du processus précédent.

Sur la base du même fichier, contrôle la cohérence de la saisie.

Date de référence : date du jour.

Vérifie en calculant :
- un objet marqué terminé dont la fin estimée est dans le futur
- un objet marqué terminé dont le début estimé est dans le futur
- un objet marqué en cours dont le début estimé est dans le futur
- un objet marqué en cours dont la fin estimée est dans le passé
- un objet marqué à débuter dont le début estimé est déjà passé

Restitue un tableau : Chef de projet | Projet | Objet | Anomalie | Valeur constatée | Correction suggérée.

Trie par gravité, puis chef de projet, en indiquant la justification de cette gravité (Haute, Moyenne, Basse). N'exécute un contrôle que si les colonnes nécessaires sont présentes.

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Exemple de résultat :

prompt_2_revue_jalons.docx17.1 KiB

Prompt 3 : Analyse

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Pour un meilleur résultat, il est conseillé de télécharger puis de joindre le fichier généré lors du processus précédent.

En te basant sur le document fourni, calcule les chiffres clés du planning, sous format tableau et graphique.

Date de référence : date du jour.

« En retard » = fin estimée passée et objet non terminé.
« Dérive » = fin de prévision moins fin cible, en jours.

Donne, en tableaux compacts (catégorie | nombre | %) :
1. Périmètre : projets, chefs de projet, phases, jalons, période couverte.
2. Répartition des phases par statut, puis par type. Idem pour les jalons.
3. Retards : nombre et part d'objets en retard, puis part de projets en retard.
4. Dérive : moyenne, médiane, et les cinq écarts les plus élevés. Si une colonne nécessaire manque, écris « non calculable » plutôt que d'estimer.

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Exemple de résultat :

prompt_3_revue_jalons.docx68.5 KiB

Prompt 4 : Échéances

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Pour un meilleur résultat, il est conseillé de télécharger puis de joindre le fichier généré lors du processus précédent.

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À vous de compléter le nombre de jours à compter de la date de référence.

Sur le même fichier, prépare la vue des échéances.

Horizon : [XX] jours à compter de la date de référence.

1. Jalons à venir dans l'horizon : projet | chef de projet | jalon | type | date | statut.
2. Jalons dépassés et non faits.
3. Phases qui démarrent dans l'horizon.
4. Mets en évidence les jalons selon leur type.

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Exemple de résultat (horizon 90 jours) :

prompt_4_revue_jalons.docx17 KiB

Prompt 5 : Note de synthèse

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Pour un meilleur résultat, il est conseillé de télécharger puis de joindre le fichier généré lors du processus précédent.

À partir des analyses précédentes, rédige la note de synthèse pour le Comité PMO.

Chaque message clé en trois lignes maximum, chiffré.

Les points d'attention, formulés comme des alertes actionnables : quel chef de projet, quoi, sur quel projet, pour quelle échéance. Regroupe-les par famille.

Une réserve sur la fiabilité si des champs manquants fragilisent les chiffres.

Prose courte et factuelle. Rien qui ne s'appuie sur le fichier ou les calculs. Va droit au but.

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Exemple de résultat :

prompt_5_revue_jalons.docx15.7 KiB