Préparation des demandes pour arbitrage

Avant un comité d'arbitrage, ce processus IA permet à un PMO de vérifier que les demandes soumises sont correctement renseignées pour être arbitrées, de détecter les incohérences entre les champs saisis, puis d'obtenir une vue consolidée par direction/entité bénéficiaire.

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Exemple

Une demande dont le périmètre est délimité et le gain est chiffré. Par exemple "Migration ERP Finance vers le cloud", avec un périmètre inclus/exclus précis et un gain estimé à 180 K€/an sera jugé ✅ Arbitrable.

À l'inverse, une demande soumise avec seulement une description sommaire, sans priorité, coût ni échéance renseignée. Par exemple une idée déposée en amont de sa qualification sera jugée ⛔ Non arbitrable.

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Compatibilité

Prompts testés avec :

ChatGPT 5.4 (mode auto),
Mistral Le Chat,
Gemini (moteur Raisonnement),
Claude Opus 5.

D'autres moteurs d'IA peuvent également être compatibles.

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Important :

L'utilisation de ces prompts peut impliquer l'envoi de données issues de votre environnement vers des services d'intelligence artificielle externes.

En utilisant ces prompts, vous reconnaissez être seul responsable du contenu et des données que vous transmettez à ces services tiers.

Il vous appartient de vérifier que l'utilisation de ces données est conforme à vos obligations légales, contractuelles et aux règles de confidentialité applicables.

Virage Group ne peut être tenu responsable des résultats produits.

Mode d'emploi

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Droits requis :

Dans Project Monitor, cliquer sur Administration > Administration des données > Exports > Projets.
Filtrer sur les demandes souhaitées (exemple : toutes les demandes à arbitrer).
Définir la période souhaitée.
Sélectionner la vue Export des données projet (ou vue équivalente) dans le champ Vue.
Cliquer sur Exporter vers Excel.
Préparer l'export des demandes en fonction du paramétrage en place sur votre plateforme. Votre export doit permettre d'évaluer chaque demande sur quatre thématiques :

Cadrage : de quoi s'agit-il ? Nature, objet, périmètre de la demande etc.
Valeur : qu'est-ce que cela apporte ? Priorité, gain attendu et sa justification etc.
Coût : qu'est-ce que cela consomme ? Charge, effort, budget estimé etc.
Échéance : pour quand ? Date souhaitée, délai, contrainte de calendrier etc.

Ajoutez également les éléments d'identification de la demande : nom, code, demandeur, direction ou entité bénéficiaire et le statut de cycle de vie etc.

Copier en intégralité le prompt 1 suivant sur votre outil IA dédié.

Prompt à copier

Tu es un assistant PMO. À partir de l'export de demandes joint, indique pour chaque demande si elle est suffisamment mature pour être arbitrée, ce qui est bien renseigné et ce qui manque pour décider.

Commence par : « Date de référence : Date du jour. » et sers-t'en pour juger les échéances. N'invente jamais une donnée absente : signale-la. Tu juges la forme et l'à-propos de ce qui est écrit, jamais la véracité.

MAPPING : rattache les colonnes de l'export à 4 blocs (les noms des colonnes varieront selon l'export fourni) :
B. Cadrage (nature, objet, périmètre)
C. Valeur (priorité, gain, justification du gain)
D. Coût (charge/effort)
E. Échéance (date souhaitée, délai)

Affiche le mapping. Signale tout bloc qu'aucune colonne ne couvre : il ne sera pas évalué.
S'il existe un statut de cycle de vie, écarte les demandes hors arbitrage (refusées, terminées, abandonnées) et liste-les à part ; en cas de doute, garde-les et signale-le.

ÉVALUATION — pour chaque demande active, statue chaque bloc :
ABSENT : non renseigné
CREUX : rempli mais inexploitable (valeur de test, mot générique, recopie de l'intitulé, ou contenu hors-sujet qui ne répond pas à la question du champ)
EXPLOITABLE : contenu qui répond réellement à la question du bloc

VERDICT (par blocage) :
✅ Arbitrable = 4 blocs exploitables
⏳ Sous réserve = 1 bloc en défaut
⛔ Non arbitrable = 2 blocs ou plus en défaut

SORTIES :
A) Tableau — une ligne par demande : Nom de la demande | Code | Demandeur | Cadrage | Valeur | Coût | Échéance | Verdict | Commentaire décrivant les éléments manquants.
B) Les points forts — 2-3 lignes sur les blocs globalement bien renseignés (pas que les manques).
C) Vue par blocage — regroupe les non-arbitrables par bloc manquant, pas par demande. Pour chaque groupe : bloc concerné, demandes concernées, action, qui agit (demandeur ou DSI/PMO). Trie du plus gros levier au plus petit.

Charger le fichier d'export généré.
Lancer l'analyse.

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Exemple de résultat :

Date de référence : 31/08/2026. Les 4 blocs sont couverts par le mapping. DEM-005 (statut "Refusée") est écartée de l'arbitrage et listée à part.

Nom de la demande	Code	Demandeur	Cadrage	Valeur	Coût	Échéance	Verdict	Commentaire
Migration ERP Finance vers le cloud	DEM-001	Tony Stark	✅	✅	✅	✅	✅ Arbitrable	Aucun manque.
Dématérialisation des factures fournisseurs	DEM-002	Diana Prince	✅	✅	✅	🔴 Absent	⏳ Sous réserve	Date souhaitée et durée non renseignées.
Automatisation de la clôture comptable	DEM-003	Bruce Wayne	✅	✅	✅	✅	✅ Arbitrable	Aucun manque.
Extension Wi-Fi site de Lyon	DEM-004	Non renseigné	🔴 Absent	🟡 Creux	🔴 Absent	🟡 Creux	⛔ Non arbitrable	Cadrage et coût absents, date dépassée, demandeur non renseigné.

Points forts : cadrage et valeur systématiquement chiffrés sur les 3 dossiers bien avancés (contexte, périmètre, gains en K€/ETP/jours).

Vue par blocage (du plus gros levier au plus petit) : 1. Échéance (DEM-002, DEM-004) — demandeur à solliciter. 2. Cadrage, Valeur, Coût (DEM-004) — demandeur, avec appui PMO/DSI.

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Pour aller plus loin

Si vous avez besoin de poursuivre l'analyse, vous pouvez copier les deux prompts suivants à la suite du précédent, dans le même fil de conversation.

Prompt 2 : Cohérence entre champs

Ce prompt cherche les incohérences entre champs, sur la base de l'export déjà chargé.

Toujours à partir du même export, cherche les incohérences entre champs — des valeurs qui, ensemble, ne sont pas cohérentes. Utilise la date de référence déjà annoncée.
Si un champ nécessaire à un contrôle manque, indique-le explicitement.

Contrôles :
- Échéance passée sur une demande encore non qualifiée.
- Priorité forte affichée sans coût estimé ni date.
- Décision favorable (GO...) posée alors que le coût ou la faisabilité est absent.
- Doublons de libellé : donne les codes, et leurs décisions si elles se contredisent.
- Doublons fonctionnels : demandes qui couvrent le même périmètre / sujet.
- Délai incompatible avec l'effort.

Pour chaque cas : la ou les demandes (libellé + code), la valeur en cause, pourquoi c'est incohérent — une ligne. Termine par les 3 corrections les plus urgentes.

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Exemple de résultat :

DEM-004 : échéance dépassée (15/03/2026) sur une demande encore "à arbitrer" ; décision "GO" posée sans charge ni ressources renseignées. DEM-001 et DEM-003 : doublon fonctionnel possible (même gain de clôture comptable revendiqué par les deux). DEM-003 : 400 j/h à réaliser en 2 mois avec une seule ressource à 50%, effort incompatible avec le délai. Champs manquants signalés : durée absente sur DEM-002, charge et durée absentes sur DEM-004.

Les 3 corrections les plus urgentes : 1. Revoir la décision "GO" de DEM-004. 2. Refaire le chiffrage charge/délai/ressources de DEM-003. 3. Clarifier le périmètre respectif de DEM-001 et DEM-003.

Prompt 3 : Vue par entité bénéficiaire

À partir des analyses que tu viens de produire, regroupe les demandes actives par entité bénéficiaire (direction, service, etc.). Reste factuel. N'invente rien.
Range les lignes sans direction ou sans demandeur dans « non renseigné » et signale-le.

Tableau par direction : Direction | Nb demandes | ✅ arbitrables | ⏳ sous réserve | ⛔ non arbitrables | Bloc le plus souvent manquant, incohérences constatées. Trie par non-arbitrables décroissant.

Demandeurs à solliciter : liste ceux qui portent plusieurs demandes non arbitrables, avec le nombre concerné et les blocs / incohérences constatées.

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Exemple de résultat :

Direction	Nb demandes	✅ Arbitrables	⏳ Sous réserve	⛔ Non arbitrables	Bloc le plus souvent manquant	Incohérences constatées
Non renseigné	1	0	0	1	Cadrage et Coût	DEM-004 : échéance passée sur demande non qualifiée, décision "GO" sans faisabilité.
Direction Financière	2	2	0	0	Aucun	DEM-001/DEM-003 : périmètre et gain de clôture qui se recoupent.
Direction des Achats	1	0	1	0	Échéance	Aucune.

Demandeurs à solliciter : aucun demandeur ne porte plusieurs demandes non arbitrables dans cet export ; DEM-004, seule demande ⛔, n'a pas de demandeur renseigné — c'est en soi le manque à corriger avant toute relance.