- Définir un cadre (dates, charges, budget)
- Identifier les bons projets et les bonnes demandes à intégrer au portefeuille, au regard du cadre
- Sélectionner/désélectionner dynamiquement des projets et demandes
- Vérifier visuellement l’adéquation entre les projets sélectionnés et le cadre
- Ajuster dynamiquement la planification macro des projets et demandes du portefeuille et voir dynamiquement l’impact sur le cadre
- Créer un portefeuille à partir d’un scénario valide
- Les scénarios de portefeuille sont accessibles via un droit hiérarchique
Liste des scénarios de portefeuille
Droit requis : 
Accéder aux scénarios de portefeuille
Aucune action en masse sur la liste des scénarios de portefeuilles n'est possible.
Permet d’ajouter un scénario de portefeuille. Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios.
Ce bouton permet de facilement copier un scénario de portefeuille (cadre déjà défini). Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios.
Permet de modifier un scénario de portefeuille. Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios.
Ce bouton permet de trier :
- en ordre croissant au premier clic (flèche vers le bas)
- en ordre décroissant au deuxième clic (flèche vers le haut) Un troisième clic sur ce bouton permet d'enlever le tri.
Le tri se réalise sur l'en-tête d'une liste dans l’application : liste des vues, des utilisateurs, des projets...
On peut avoir un filtre Tous les projets ou un filtre qui fonctionne avec des critères.
Ce bouton permet de retrouver facilement les éléments que vous cherchez. Il est possible d’utiliser un filtre déjà enregistré (privé ou public) ou d’utiliser des critères de filtre précis.
Il faut cliquer sur 
Affiche la liste des modifications effectuées sur ce scénario de portefeuille, par tous les utilisateurs.
Les actions sont triées de la date la plus récente à la plus ancienne.
Permet de supprimer un scénario de portefeuille. Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios. Un message de confirmation de suppression s’affiche.
Création et modification d'un scénario de portefeuille (définition du cadre)
Ce formulaire permet la création d'un nouveau scénario de portefeuille.
Il permet de fixer un cadre pour sélectionner des projets candidats.
Après la création, une notification par e-mail vous est envoyée :
Si la création du scénario a été réalisée en dupliquant un autre scénario, alors les champs sont pré-alimentés en copie du scénario source et le libellé est préfixé de “Copie :”. Les projets sélectionnés et les ajustements dans le scénario précédent ne sont en revanche pas conservés.
Droit requis : Accéder aux scénarios de portefeuille
Voici les champs retrouvés dans cet écran :
CodeSi la configuration multilingue est activée, alors un champ supplémentaire est à remplir dans une section Multilingue.
Ce champ correspond au libellé de l'objet dans l'autre langue.
Il est possible de rattacher les portefeuilles à des hiérarchies, si leur rattachement sur l'objet Portefeuille est défini sur Optionnel ou Obligatoire.
Affiche la liste des modifications effectuées sur ce scénario de portefeuille, par tous les utilisateurs.
Les actions sont triées de la date la plus récente à la plus ancienne.
Ce bouton permet de facilement copier un scénario de portefeuille (cadre déjà défini). Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios.
Permet de valider vos modifications. Cela peut vous rediriger vers la page précédente sur certains écrans.
Quelques instants sont nécessaires à la création du scénario. L’utilisateur est alors redirigé vers la liste des scénarios de portefeuille.
Permet de supprimer un scénario de portefeuille. Aucun droit n’est requis lorsque vous avez déjà accès aux scénarios. Un message de confirmation de suppression s’affiche.
Permet d’accéder au scénario de portefeuille depuis sa configuration.
Cette fonctionnalité est utile pour appliquer vos modifications tout en continuant de changer des informations sur cette même page. Ce bouton est disponible lorsque vous modifiez un élément déjà créé.
Modifier le scénario de portefeuille
Plusieurs actions sont réalisables sur le scénario de portefeuille pour faire correspondre les projets sélectionnés et les charges minimales et maximales de budgets et de ressources.
- 🙂☹️ Un bloc santé affiche les projets sélectionnés et les projets disponibles afin de construire un scénario de portefeuille. Les projets ajoutés ou retirés du scénario impactent ce bloc santé : il combine les jauges de ressources et de budgets.
- 👥 La jauge de charge pour les ressources, avec la contrainte minimale/maximale définie dans le scénario. Si aucune contrainte n’est définie, alors aucune jauge n’est affichée. Le total des consolidations se cumule comme pour les autres types de contraintes.
- 💸 La jauge de charge pour les budgets, avec la contrainte minimale/maximale définie dans le scénario. Si aucune contrainte n’est définie, alors aucune jauge n’est affichée. Le total des consolidations se cumule comme pour les autres types de contraintes.
Les jauges : calcul de la couleur Si la contrainte est définie par un minimum : Vert > 105% de la contrainte ≥ Orange ≥ 100% de la contrainte > Rouge Si la contrainte est définie par un maximum : 0 ≤ Vert < 95% de la contrainte ≤ Orange ≤ 100% de la contrainte < Rouge
Les modifications sur cet écran ne sont pas réalisés sur les projets eux-mêmes. L’historique des projets n’est pas impacté non plus.
Un instantané est créé lors de la création du scénario, et les données du scénario datent de ce jour-là. Le jour est indiqué en haut à gauche de l’écran. Cette date peut évoluer si vous actualisez les données.
Cet écran bénéficie de l’enregistrement automatique de vos modifications.
Voici les champs retrouvés dans cet écran :
Il est possible de trouver d’autres champs dans ce tableau, comme des attributs projet. Les attributs projet sont à ajouter lors de la création du scénario de portefeuille. Après la création de celui-ci, il ne sera plus possible de les modifier. Il faudra alors créer un nouveau scénario.
Affichage
Ce bouton permet de filtrer les projets dans la liste des projets candidats grâce à des critères.
Il est possible de filtrer sur des libellés projet et ressource, sur des attributs projets, et sur des hiérarchies projet ou ressource. Il est possible de combiner plusieurs critères de filtre.
Seules les lignes contenant la valeur recherchée sont alors affichées. Il n’y a aucun impact sur le compteur de projets : les projets ajoutés au paniers sont toujours dénombrés au même nombre, quel que soit le critère pour réduire la liste.
Après une recherche effectuée, il est possible de fermer la recherche en cliquant sur la croix, et de revenir à la liste complète des projets candidats du portefeuille.
Ce bouton permet de plier une ligne projet et de ne plus voir le détail en termes de budgets ou de ressources : profils et axes analytiques utilisés ne seront plus affichés.
Ce bouton permet de déplier une ligne projet et de voir le détail en termes de budgets ou de ressources : profils et axes analytiques utilisés sont affichés.
Si aucun profil : Sans profil sera affiché.
Ce bouton permet d’afficher les totaux des colonnes ressources et budgets de votre scénario s’ils sont répartis sur plusieurs années ou exercices. Les totaux ne sont pas modifiables mais sont alimentés à chaque modification dans le scénario. Le total des totaux budgets correspond à ce qu’il y a dans la jauge budgétaire en haut du scénario, et c’est la même chose pour les ressources.
Ce bouton permet de trier :
- en ordre croissant au premier clic (flèche vers le bas)
- en ordre décroissant au deuxième clic (flèche vers le haut) Un troisième clic sur ce bouton permet d'enlever le tri.
Le tri se réalise sur l'en-tête d'une liste dans l’application : liste des vues, des utilisateurs, des projets...
Planning et ressources
Le diagramme de Gantt permet de visualiser en un clin d’oeil la temporalité des projets du scénario.
Le diagramme de Gantt s'affiche en fonction des projets sélectionnés. Si vous désélectionnez un projet, alors il n’apparaîtra plus dans le Gantt. Il est possible de l’afficher ou de le masquer facilement.
La période représentée graphiquement se base sur la date de début et la date de fin du projet. Vous avez la possibilité de zoomer et de dézoomer sur le diagramme de Gantt d’un scénario de portefeuille via une échelle de temps (mois, années) pour mieux l’analyser.
Une info-bulle est présente au survol d’un projet. Cette info-bulle donne les informations suivantes : nom du projet, date de début et date de fin. Il est possible de modifier les dates des projets dans le Gantt ou dans le tableau, et les charges sont modifiées en conséquence.
Attention, le diagramme de Gantt ne sera pas affiché si plus de 300 projets font partie du scénario, qu'ils soient sélectionnés ou non.
Le plan de charge peut être affiché sur un scénario de portefeuille. Il va vous permettre de visualiser plus finement les profils ressources et les charges des projet sélectionnés. La capacité ainsi que le reste à faire ressource réparti sont affichés dans ce graphique.
Attention, le plan de charge ne sera pas affiché si plus de 300 projets font partie du scénario, qu'ils soient sélectionnés ou non.
Les charges sont affichées au mois. Lorsqu'une ressource est affectée sur plusieurs projets, sa capacité est comptabilisée une seule fois. Il est possible d'afficher ou non certains profils de ressources dans le graphique en cliquant sur la légende des profils à droite. Si des données du scénario sont modifiées, alors le plan de charge est automatiquement mis à jour avec les nouvelles valeurs. La capacité totale des ressources qui s’affiche dans le plan de charge peut être filtrée en cliquant sur les profils dans la légende du plan de charge. Vous pouvez ainsi voir la capacité de certains profils seulement, comme un développeur ou un chef de projet MOA.
Données du portefeuille
Ce bouton permet de choisir une nouvelle date pour un projet.
Il peut s’agir d’une date de début ou de fin de projet notamment.
Si les dates d’un projet évoluent, alors les niveaux des jauges doit correspondre aux cumuls des colonnes du tableau pour chaque contrainte ressource ou budget.
Les données de ce projet ne sont en aucun cas impactées, il s’agit d’une projection. La modification sera à réaliser dans le projet si le projet est sélectionné dans le futur portefeuille de projets.
Ce bouton permet d’actualiser les données du scénario avec les dernières données des projets. Ainsi, la date des données (disponible en haut à gauche de l’écran) sera alors actualisée avec la date du jour.
Attention, toutes les modifications réalisées sur le scénario seront écrasées avec les nouvelles données “réelles” des projets.
Ce bouton permet de modifier sur une ligne projet les montants des budgets ou des ressources.
Attention, ces modifications n'impactent pas directement les projets, mais seulement le scénario en cours de construction.
Ce bouton permet de (dé)sélectionner un projet candidat, de façon unitaire. Le scénario de portefeuille sera donc ajusté aux contraintes de budget et de ressource définies dans le cadre. L’impact sera visible dans les jauges en haut de l’écran. À l’arrivée sur l’écran la première fois, tous les projets sont sélectionnés.
Ce bouton permet de (dé)sélectionner tous les projets candidats en un clic Le scénario de portefeuille sera donc ajusté aux contraintes de budget et de ressource définies dans le cadre. L’impact sera visible dans les jauges en haut de l’écran. À l’arrivée sur l’écran la première fois, tous les projets sont sélectionnés.
Ce bouton permet de modifier le cadre du projet : contraintes budget ou ressources, nom du scénario… Tous les champs du cadre ne sont pas modifiables. Il faudra alors créer un scénario pour changer la liste de projets candidats, le code ou encore les attributs.
Approfondir l’analyse
Ce bouton permet, une fois que le scénario semble correct, de créer un portefeuille avec les projets candidats sélectionnés.
Un e-mail sera alors envoyé au responsable du scénario. Il contient la liste des projets qui ont intégrés au portefeuille et précise les ajustements (ressource/budget) le cas échéant.
Le portefeuille sera “correct” une fois que toutes ces modifications seront réalisées, projet par projet (modification des dates de début/fin d’un projet, modification du budget…)
Il est possible, depuis le mail, de cliquer sur le bouton Voir le portefeuille
🚩 Ce bouton est grisé si aucun projet candidat n’est sélectionné
Ce bouton permet d’exporter le scénario de portefeuille en un fichier .xlsx Le nom de ce fichier est le nom du scénario.
